21 неписана правила састанака

Пре неколико недеља писао сам о неписаним правилима е-поште, и одбацио ме колико људи сматра корисним. Испада, постоји пуно правила од којих бисмо сви могли имати користи од добијања на папиру!

Имајући то у виду, направићу још неколико тих листа, почевши од друге највеће тачке боли у болници: састанака. Прочитајте правила која морате знати како водити успешан састанак, а колеге свуда ће вам захвалити.

Проверите да ли вам је заиста потребан састанак пре него што га закажете. Да ли се то може решити за 10 минута уместо телефона или е-поште?

Сваки састанак треба да има сврху: или морате донети одлуку или заједно довршити акцију. Давање ажурирања може се готово увек догодити путем е-поште.

Не планирајте више времена него што вам треба. Већина састанака је заказана током целог сата, када би требало да буде 20 минута, 30 минута или 45 минута - макс .

Почните на време. Не чекајте невоље - то их само охрабрује.

Заврши на време. Рекавши: „Знам да сви имамо пуно посла, па покушамо да задржимо ово испод 30 минута“, подсетиће људе да желите ефикасан састанак колико и они.

Позовите само људе који апсолутно требају бити тамо. Што више људи буде на састанку, то се мање завршава.

Сваки састанак треба да има некога који је јасно унапред одређен за његово вођење. Ако нисте ви, наведите некога другог (и побрините се да та особа зна да је он главни).

На почетку састанка пеците неколико минута за ћаскање. Ми смо људи, а не роботи, а изградња односа с колегама помаже послу да се несметаније креће.

Ако желите да људи нешто прочитају пре времена, слање најмање три сата пре времена је добро, а дан раније је боље. Слање 20 минута раније бескорисно је.

Резервирајте простор за састанке унапред или поклоните себи 10 минута пре састанка да то схватите. Шетање ходницима са свима који се вуку губе време свима.

Одредите дневни ред и поделите га на почетку састанка да бисте сви остали на трагу.

Ако желите да људи обрате пажњу, немојте им давати неколико материјала на почетку састанка. Почеће да их пролетава и одвратиће пажњу.

Не проверавајте телефон или е-пошту током састанка. Свако може рећи шта радите и они ће почети исто радити.

Пратите следеће кораке у току састанка. Све ставке о радњи треба да се шаљу около као подсетник након састанка.

Акциона ставка без неког коме је додељен није вредна. У већини случајева потребан је и рок.

Ако неко превише говори, одсеците га (лепо). Исто тако, ако неко говори премало, покушајте да га ангажујете.

Ако разговор пређе из теме, прихватљиво је и неопходно да се поново заложите у њему. Једноставно, „Закажите време за расправу о томе касније ако је корисно, јер нам преостаје само 10 минута“, савршено функционише.

Ако је састанак дуг више од сат времена, закажите време за паузе и обавестите полазнике о њима унапред. Знајући да могу да провере своју е-пошту за 45 минута, помоћи ће им да се сада усредсреде.

Гледајте говор тела. Лако можете рећи да ли је људима досадно, искључено или се осећате као да им се време губи, све док то тражите.

Ако је потребно, доделите кориснику бележака да бисте се могли фокусирати на вођење састанка.

Редовно процењујте да ли су уопште потребни понављајући састанци у вашем календару, и ако јесте, ако формат, дужина и посетиоци доприносе њиховој ефикасности. Ако не? Промените их!