Коришћење Мицрософт-аМаил Мерге могућност слања истог документа са благим променама великог броја прималаца. Израз спајање долази из чињенице да се један документ (писмо, на пример) спаја са документом извора података, као што је табеларно.
Подаци за овај туторијал могу се саставити код већине верзија Мицрософт Екцел-а укључујући 2007, 2010, 2013, 2016 и Оффице 365.
Функција спајања Мицрософт Ворд-а је компатибилна са Вордом 2010, 2013, 2016 и Оффице 365.
Речи Маил Мерге функција ради беспрекорно са подацима из Екцел-а. Док Ворд такође дозвољава креирање извора података, опције за кориштење ових података су ограничене. Ако већ имате своје податке у табеларној табли, нема смисла поновити све информације у Вордов извор података.
Припрема података за спајање поште
Теоретски, можете користити било који Екцел радни лист у функцији спајања порука Ворда без посебне припреме. Међутим, потребно је мало времена да припремите свој радни лист како бисте оптимизовали поступак спајања поште.
Организујте податке о таблицама
Ваши Екцел подаци би требали бити уредно организовани редови и колоне. Замислите сваки ред као јединствени рекорд и сваку колону као поље које ћете убацити у свој документ. Ако вам је потребан освежитељ, погледајте Екцел туторијал за унос података.
Креирај ред глава
Креирајте наслов заглавља за листу који намеравате да користите за спајање поште. Азаглавље је ред који садржи етикете који идентификују податке у ћелијама испод њега. Екцел може бити понекад финишан да разликује податке и етикете, тако да их објасните коришћењем болда текста, граница ћелија и сенчења ћелија које су јединствене за заглавље наслова - то осигурава да је Екцел разликује од осталих података.
Касније када спојите податке са главним документом, етикете се појављују као имена поља спајања, тако да не постоји никаква заблуда о томе које податке уносите у ваш документ.
Добра пракса је означавање колона у вашој Екцеловој таблици, јер помаже у спречавању корисничке грешке у будућности.
Ставите све податке на један лист
Подаци које намеравате да користите за спајање поште морају бити на једном листу; ако се шири преко више листова, потребно је комбиновати листове или извршити више спајања поште. Такође, уверите се да су листови јасно названи, јер морате изабрати листу који намеравате да користите без прегледа.
Повезивање извора података у спајању поште
Да повежете припремљену табелу Екцел са Ворд документом:
-
Кликните на Маилинг таб од трака.
-
Изаберите Започните Спајање спајања дугме за приступ испустити.
Пошто ћемо писати наше податке у писмо за овај примјер, ми ћемо одабрати Писмо опција из испустити.
-
Изаберите Изаберите Прималац дугме за приступ испустити.
Желимо да увозимо податке из сачуваног Екцел радног листа, па изаберите Користите постојећу листу … опција.
-
Из дијалог бок-а, пронађите и изаберите Екцел датотеку.
Кликните У реду да наставите.
-
Од Изаберите Табелу Дијалог, изаберите листу са вашом столом и кликните на У реду дугме.
Ако ваш Екцел има заглавља ступаца, осигурајте Први ред података садржи заглавља колона опција се проверава.
-
КликнитеУ реду.
Сада када је извор података повезан са главним документом, можете започети унос текста или едитовање вашег Ворд документа. Међутим, не можете променити извор података у Екцелу. Ако желите да извршите измене података, морате затворити документ у програму Ворд пре него што отворите извор података у програму Екцел.
Убацивање поља спајања у ваш документ
-
КликнитеУметни поље спајања дугме на траци са алаткама за спајање поште да бисте отворилиУметни поље спајања испустити.
-
Означите име поља које желите да убаците са листе и кликнитеУбаци.
Преглед документације спајања поште
Када убацујете поља спајања у документ, Ворд не преноси форматирање података из извора података. Ако желите да примените форматирање као што је курзив, болд или подцртавање, то морате урадити у програму Ворд.
Ако прегледате документ с пољима, изаберете двоструке стрелице са обе стране поља на које желите да примените форматирање. Ако прегледате спојене податке у документу, означите текст који желите да промените.
Све промене у формату се преносе кроз све спојене документе, а не само на појединачне.
Прегледање спојених докумената
Да бисте прегледали спојене документе, кликните на дугмеПриказ спајаних података на траци са алаткама за спајање с поштом. Ово дугме ради као прекидач, па ако желите да се вратите на преглед само поља, а не податке које садрже, кликните поново.
Пређите кроз спојене документе користећи навигациони тастери на Маил Мерге трака. Они су, с лева на десно:Први запис, Претходни запис, Идите на снимање, Следећи записник, и Последњи запис.
Пре него што спојите документе, све их прегледајте или колико год можете да проверите да ли се све правилно спојило. Посебно обратите пажњу на интерпункцију и размаке око спојених података.
Када сте спремни за спајање докумената, имате два избора. Без обзира на коју методу изаберете, представљен вам је дијалог у којем можете рећи Ворду да споји све записе, тренутни рекорд или низ записа. Кликните дугме опције поред вашег избора, а затим кликните на дугмеУ реду. Ако желите спојити опсег, ставите почетни број и крајњи број за записе које желите да укључите у спајање пре него што кликнетеУ реду. Ако сте изабрали да одштампате документе, након што се дијалог оквира појављује се Штампај Дијалог. Можете сарађивати с њим исто као и за било који други документ. Завршите документ спајања поште
