Како да сортирате податке у програму Екцел

Овај чланак покрива различите методе сортирања података унутар Екцел-а. Информације које се могу наћи у различитим одељцима овог чланка укључују упуте о томе како да:

Сортирање једне колоне помоћуСортирај и филтрирај или Хот Кеис
Сортирај више колона
Сортирај по датумима или временима
Сортирај по данима недеље, месецима или другим прилагођеним листама
Сортирај по редовима - Реордеринг Цолумнс

Избор података за сортирање

Пре него што се подаци сортирају, Екцел мора знати тачан распон који треба сортирати, и обично је Екцел прилично добар у одабиру подручја сродних података, па све док је када је унето су испуњени сљедећи услови:

Нису остали празни редови или колоне у области повезаних података.
Благи редови и колоне су остали између области повезаних података.

Екцел ће прецизно одредити, ако област података има имена поља и искључује ред из записа који ће бити сортирани. Међутим, дозвољавајући Екцелу да одабере опсег који треба сортирати може бити ризичан - поготово са великом количином података који је тешко провјерити.

Да бисте осигурали да су изабрани тачни подаци, означите опсег пре почетка сортирања. Ако се исти опсег редовно сортира, најбољи приступ је да му дати име.

Сортирај кључ и сортирај налог у Екцелу

Сортирање захтева употребу сродног кључа и редоследа сортирања. Тхе кључ за сортирање подаци су у колони или ступцима које желите да сортирате; идентификује се по наслову колоне или називу поља. На горњој слици, могућа су тастери за сортирање: Студент ИД, Име, Старост, Програм и Месец. У брзој сорти, кликом на једну ћелију у колони која садржи тастер за сортирање довољна је да каже Екцелу који је кључ за сортирање.

За текстуалне или нумеричке вредности, две опције за редослед сорте расту и падају.

Када користите Сортирај и филтрирај дугме на Кућа на картици траке, опције сортирања сортирања у падајућој листи се мењају у зависности од врсте података у изабраном опсегу.

Брзо сортирање користећи Сорт & Филтер

У Екцел-у, брза сорта се може извршити помоћу Сортирај и филтрирај дугме на Кућа табла траке.

Кораци за брзо сортирање су:

Кликните на дугме а ћелија у колони која садржи кључ за сортирање.
Кликните на Кућа табла траке.
Кликните Сортирај и филтрирај да отворите падајући мени опција сортирања.
Кликните једну од две опције за сортирање било у узлазни или силазни наручи.

Сортирај више колона података у Екцелу

Поред обављања брзе сорте засноване на једној колони података, Екцелова прилагођена функција за сортирање вам омогућава да сортирате на више ступаца дефинисањем више тастера за сортирање. У вишенаменским врстама, тастери за сортирање се идентификују бирањем заглавља колона у дијалогу Сорт.

Као код брзе сорте, тастери за сортирање су дефинисани идентификовањем заглавља колона или имена поља, у таблици која садржи тастер за сортирање.

Сортирај на више колона Пример

У претходном примеру следи следећи кораци за сортирање података у опсегу Х2 до Л12 на две колоне података - прво по имену, а затим и према старосној доби.

Означите опсег ћелија које желите сортирати.
Кликните на Кућа табла траке.
Кликните на Сортирај и филтрирај икону на траци отворити падајућу листу.
Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте покренули Врста Дијалог.
Под Колона изаберите у дијалогу Име са падајуће листе да прво сортирате податке по ступцу Име.
Тхе Сортирај опција је постављена на Вредности - пошто се врста заснива на стварним подацима из табеле.
Под Сорт Ордер наслов, изаберите З до А из падајуће листе да сортирате податке Име у падајућем редоследу.
На врху дијалога кликните на Додај ниво дугме да додате другу опцију сортирања.
За други кључ за сортирање, испод Колона наслов, изаберите Старост са падајуће листе да сортирате записе са дуплицираним именима помоћу ступца Старост.
Испод Сорт Ордер наслов, изаберите Највећи до најмањи са падајуће листе да бисте сортирали податке о старости у опадајућем редоследу.
Кликните У реду у дијалогу за затварање дијалога и сортирање података.

Као резултат дефинисања другог кључа за сортирање, у претходном примеру, ова два записа имају идентичне вриједности за Име поље је даље сортирано у падајућем редоследу користећи Старост поље, што је резултирало рекордом за ученика Вилсона, 21 године, који је био пре рекорда за други Вилсон, стар 19 година.

Први ред: заглавља колоне или подаци

Опсег података одабраних за сортирање у горе наведеном примеру укључивао је заглавља колона изнад првог реда података.

Екцел је открио овај ред који садржи податке који су се разликовали од података у наредним редовима, тако да је претпоставио да је први ред који се односи на наслове колона и прилагођава доступне опције у Врста дијалог бок да их укључите.

Један од критеријума које Екцел користи да одреди да ли први ред садржи наслове ступаца је форматирање. У претходном примеру, текст у првом реду је различит фонт и то је друга боја од података у остатку редова.

Ако први ред не садржи наслове, Екцел користи слово колоне, као што је колона Д или колона Е, као избор у Колона опција за Врста Дијалог.

Екцел користи такву разлику у одлучивању о томе да ли је први ред редослед наслова, а прилично је добро да се то исправи, али то није непогрешиво. Ако Екцел грешку, дијалог Сорта садржи оквир за потврду - Моји подаци имају заглавља - који се може користити за превазилажење овог аутоматског избора.

Сортирај податке по датуму или времену у Екцелу

Поред сортирања текстуалних података алфабетично или бројева од највећих до најмањих, Екцелове опције сортирања укључују сортирање датумских вредности. Расположиве наруџбенице доступне за датуме укључују:

Растући поредак - најстарији до најновији;
Падајући поредак - најновији до најстарији.

Брза сортирање против Сортирај дијалог бок

Пошто су датуми и времена само форматирани подаци о броју, за сорте на једној колони, као што су Датум задужен у нашем примеру, метод квикорта се може успешно користити. За врсте које укључују више ступаца датума или времена, потребно је користити дијалошки оквир Сорт - исто као и при сортирању више колона са бројевима или текстуалним подацима.

Сортирај по датуму примера

Да бисте извршили брзо сортирање по датуму у растућем редоследу - најстарије до најновије - за пример на слици изнад, кораци би били:

Означите опсег ћелија које желите сортирати.
Кликните на Кућа табла траке.
Кликните на Сортирај и филтрирај икону на траци отворити падајућу листу.
Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте покренули Врста Дијалог.
Под Колона изаберите у дијалогу Задужено са падајуће листе да прво сортирате податке по ступцу Име.
Тхе Сортирај опција је постављена на Вредности - пошто се врста заснива на стварним подацима из табеле.
Под Сорт Ордер наслов, изаберите Најстарије до најновије са падајуће листе да бисте сортирали датуме
Кликните У реду у дијалогу за затварање дијалога и сортирање података.

Ако се резултати сортирања по датуму не испостављају као што се очекивало, подаци у колони са тастером сортирања могу садржавати датуме или времена који се чувају као текстуални подаци, а не као бројеви (датуми и времена су само форматирани подаци о броју).

Мјешовити подаци и брзе сорте

Када користите метод брзе сорте, ако се записи са текстом и бројевима помешају заједно, Екцел сортира податке о броју и тексту засебно постављањем записа са текстуалним подацима на дну сређене листе.

Екцел такође може укључити заглавља колона у резултатима сортирања, тумачући их као још један низ текстуалних података, а не као имена поља за таблицу података.

Могуће упозорење за сортирање

Ако се користи дијалошки оквир Сорт, чак и за сорте у једној колони, Екцел може приказати поруку која вас упозорава да је наишла на податке који су сачувани као текст и даје вам избор да:

Сортирај све што изгледа као број као број.
Сортирајте бројеве и бројеве који се похрањују као текст посебно.

Ако изаберете прву опцију, Екцел ће покушати ставити текстуалне податке на тачну локацију резултата сортирања. Изаберите другу опцију, а Екцел ће поставити евиденцију са текстуалним подацима на дну резултата сортирања - баш као што то ради с брзим врстама.

Сортирање података по данима седмице или по мјесецима у Екцелу

Такође можете сортирати податке по данима у недељи или месецима у години користећи исту уграђену прилагођену листу коју Екцел користи за додавање дана или месеци на радни лист користећи ручицу за пуњење. Ова листа дозвољава сортирање по данима или месецима хронолошки, а не по абецедном реду.

Као и код других опција сортирања, сортирање вредности помоћу прилагођене листе може се приказати на растућем нивоу (од недеље до суботе / јануара до децембра) или опадајући ред (субота до недеље / децембар до јануара).

На горњој слици следи следеће кораке како би се узорак података разврстао у опсегу Х2 до Л12 по месецима у години:

Означите опсег ћелија које желите сортирати.
Кликните на Кућа табла траке.
Кликните на Сортирај и филтрирај икону на траци отворити падајућу листу.
Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте покренули Врста Дијалог.
Под Колона изаберите у дијалогу Почео месец са падајуће листе за сортирање података у месецима у години.
Тхе Сортирај опција је постављена на Вредности - пошто се врста заснива на стварним подацима из табеле.
Под Сорт Ордер наслов, кликните на стрелицу надоле поред подразумеване вредности А до З опција за отварање падајућег менија.
У менију изаберите Прилагођена листа да отворите Прилагођене листе Дијалог.
У левом прозору дијалог бок-а кликните једном на листи: Јануар Фебруар Март Април… да га изаберете.
Кликните У реду да потврдите избор и вратите се на Врста дијалог бок.
Изабрана листа -Јануар Фебруар Март Април - бити приказани под Наручи наслов.
Кликните У реду да затворите дијалошки оквир и сортирате податке по месецима у години.

Подразумевано, прилагођене листе се приказују само узлазно наручи у Прилагођене листе Дијалог. Да бисте сортирали податке у падајућем редоследу помоћу прилагођене листе након што сте изабрали жељену листу тако да је приказана испод Наручи наслов у дијалогу Сорт:

Кликните на стрелицу надоле поред приказане листе, као што је Јануар Фебруар Март Април…, да отворите падајући мени.
У менију изаберите опцију прилагођене листе која се приказује у падајућем редоследу, као што је Децембар, Новембар, Октобар, Септембар …
Кликните У реду да затворите дијалог и сортирате податке у падајућем редоследу помоћу прилагођене листе.

Сортирај по редовима за поновну постављање колона у програму Екцел

Као што је приказано са претходним опцијама сортирања, подаци се обично сортирају помоћу наслова колона или имена поља, а резултат је преуређивање читавих редова или података о подацима. Мање позната и, дакле, мање искоришћена опција сортирања у програму Екцел је сортирање по редовима, што има ефекат преуређивања редоследа колона лијево на десно на радном листу

Један разлог за сортирање по редовима је да се подудара са редоследом колоне између различитих табела података. Са колоном у истом лијевом десном реду, лакше је упоређивање записа или копирање и премјештање података између табела.

Прилагођавање редоследа колоне

Врло ретко, међутим, добија колоне у исправном редоследу једноставан задатак због ограничења опција растућег и опадајућег сортирања за вриједности. Обично је неопходно користити прилагођено редослед сортирања, а Екцел укључује опције за сортирање по ћелијама или бојама фонтова или иконама са условним обликовањем.

Најлакши начин исказа Екцелу редоследу ступаца је додавање реда изнад или испод табеле података која садржи бројеве 1, 2, 3, 4... који указују на ред колона лијево на десно. Сортирање по редовима постаје једноставно питање сортирања колона најмањих и највећих по редовима који садрже бројеве.

Када се сортирање заврши, додати ред бројева се лако може избрисати.

Сортирај по Ровс Примеру

У узорку података који се користи за ову серију у опцијама за сортирање Екцел, Студент ИД колона је одувек била прва на левој страни, након чега следи Име и онда обично Старост.

У овом случају, како је приказано на слици изнад, ступци су преуређени тако да Програм колона је прво са леве стране Почео месец, Име, итд.

Следећи кораци су коришћени за промену редоследа колоне према оном који се види на слици изнад:

Убаците празан ред изнад реда који садржи имена поља.
У овом новом редоследу унесите следеће бројеве одоздо на десно од колоне Х: 5, 3, 4, 1, 2.
Означите опсег од Х2 до Л13.
Кликните на Кућа табла траке.
Кликните на Сортирај и филтрирај икону на траци отворити падајућу листу.
Кликните на Цустом Сорт у падајућој листи да бисте покренули Врста Дијалог.
На дну дијалога кликните на Опције.. да отворите Сорт Оптионс Дијалог.
У одељку Оријентација овог другог дијалога кликните на Сортирај од лева ка десно да сортирате редослед колона лијево на десно на радном листу.
Кликните У реду да затворите овај оквир за дијалог.
Са промјеном оријентације, Колона наслов у Врста дијалог бок се мијења Ров .
Под Ров наслов, изаберите да сортирате по реду 2 - ред који садржи прилагођене бројеве.
Тхе Сортирај опција је постављена на Вредности .
Под Сорт Ордер наслов, изаберите Најмањи и највећи са падајуће листе да сортирате бројеве у реду 2 у растућем редоследу.
Кликните У реду да затворите дијалог и сортирате колоне лијево на десно бројевима у реду 2.
Редослед колона би требао почети Програм затим Месец започет, име, итд.

Користећи Екцелове опције прилагођавања за редоследе колона

Као што је већ поменуто, док су прилагођене врсте доступне у дијалогу Сорт у Екцел-у, ове опције нису једноставне за кориштење када се ради о редоследу колона у радном листу. Опције за креирање прилагођеног редоследа доступног у дијалогу Сорте су да сортирате податке по боју ћелије, боју фонта и икони.

Осим ако свака колона већ није применила јединствено обликовање, као што су различите боје фонтова или ћелија, то обликовање треба додати појединачним ћелијама у истом реду за сваку колону која ће бити преуређена.

На пример, да бисте користили боју фонта да бисте редомјерали ступце на слици изнад:

Кликните на сваки Име поља и промените боју фонта за сваку, на пример црвену, зелену, плаву итд.
У дијалогу Сортирај, подесите Сортирај опција за Боја боје .
Испод Наручи, ручно подесите ред имена боја поља да се подударају са жељеним редоследом колоне.
Након сортирања, ресетовати боју фонта за свако име поља.