Икад смо изашли са састанка мислећи: "Вау, нисмо нигде стигли?"
Окупљање групе често може бити најефикаснији начин да се крене напријед у великој одлуци или плану. Али функционише само ако је састанак постављен исправно.
Дакле, када дођете да поведете, користите ових пет корака да свој састанак припремите за успех - пре него што уђете и до врата.
1. Позовите праве људе
Ништа не може искључити састанак као што су погрешни људи у соби. Ако је ваш циљ да група донесе одлуку до краја састанка, проверите да ли су сви који имају главни улог или моћ вета над том одлуком. Расправљате о новој стратегији продаје производа? Вероватно ћете желети да лидери у продаји и менаџер производа буду тамо, или се ништа неће одлучити.
С друге стране, превише "екстра" људи - или људи који су знатно старији или млађи од свих осталих у соби - може одбацити динамику. Ако вам не треба шеф ПР-а који се бави производњом, онда га немојте позивати. Ако ЦФО сви застраше, остави је са почетног састанка о браинстормингу.
2. Размислите о задавању домаћег задатка
Да ли желите да људи почну с чисте плоче или би било корисно да сви уђу у састанак с неким позадинским информацијама? Ако представљате план о којем желите да додате податке, пошаљите га ноћ раније (а не сат раније), тако да су шансе да ће барем неки од присутних имати времена да га прегледају и пробаве.
А ако желите да људи донесу идеје на састанак - реците им.
3. Одредите дневни ред
Ако организујете састанак, морате да одредите дневни ред. Ако састанак започнете ријечима: „Овде смо да разговарамо о нашој стратегији друштвених медија. Ко има идеје? “- Па, тражите хаос.
Уместо тога, поделите - или напишите на белу таблу или флип-карту - теме о којима планирате да група расправља, редоследом којим желите да их покривате. На пример, ваш дневни ред може бити:
Када сви знају план, већа је вероватноћа да ће остати на теми. Поред тога, дневни ред вам даје структуру на коју треба да се обратите: ако дискусија напусти тему или штандове, можете подсетити све у соби о чему би требало да разговарате.
4. Реците људима циљеве
Циљеви нису исти као дневни ред. На дневном реду је оно о чему ћете разговарати. Циљеви су оно што желите да постигнете, или циљеви састанка: одлуке које треба донијети за столом, наредни кораци око којих је потребно договорити.
На пример, циљеви горе наведеног хипотетичког састанка могу бити:
5. Нема изненађења: „Предпродајте“ своје велике идеје
Ако представљате велики план или препоруку, увек је у вашој предности да знате како ће људи у соби реаговати. Ко ће вас вероватно подржати? Ко ће вас вероватно оспорити и које ће приговоре вероватно поднети?
Пре састанка идентификујте кључне људе чије је мишљење важно и поделите са њима свој план или препоруку један на један. Питајте за унос. "Продајте" своју идеју пре великог састанка. Запамтите било какву забринутост коју постављају и прилагодите начин на који представите свој план решавању тих проблема.
ВП финансија мисли да ће ваш план лансирања коштати превише? Обавезно припремите процјену буџета и сазнајте трошкове осталих покретања како бисте свој перспективни буџет могли ставити у перспективу. На тај начин, разговор неће престати радити када каже да ваш план „звучи скупо“.
Са друге стране, ако сви воле компоненту вашег плана друштвених медија - одлично. Не губите 20 минута објашњавајући зашто су друштвени медији важни, само ускочите у детаље свог стварног плана или усредсредите пажњу групе на друга подручја у којима треба да донесете одлуке.
Ако се организујете унапред, окупите праву групу и избегнете изненађења, поставићете се да најбоље искористите време групе заједно. Осим тога, сигурно ћете импресионирати све у соби својом спремношћу и добити прилику да засијате као вођа.
