Ево тужне стварности: Менаџери троше било где од 35% до 50% свог времена на састанке, а руководиоци ипак сматрају да је половина тих састанака неуспешна.
Ово није толико шокантно. Пречесто се нађемо на сесији размишљања која је тек предуга, или не довољно дугачка, или збуњујућа или фрустрирајућа или крајње непродуктивна.
Наравно, постоји неколико решења. Могли бисмо отказати. Могли бисмо да одложимо. Можемо састанак претворити у ланац е-поште или слабу расправу.
То су све одговарајући кораци у одређеним случајевима. Али понекад се морамо заиста потрудити да схватимо где наши састанци недостају и активно радимо на њиховом решавању. Јер уосталом, не можемо само одбити да се сретнемо са људима никада - ништа се неће учинити.
Ако тражите кривца, покушајте себи да поставите та питања и примените ове савете да бисте водили ефикасније састанке на послу:
Питања 1-3 пре састанка
Да, ваш састанак може пропасти и пре него што започне. Ево о чему би требало да размишљате чим пошаљете позивницу.
1. Да ли се осећате припремљено?
Да ли су сви ваши материјали постављени? Да ли постоји план како ће састанак проћи? Да ли је на располагању и резервисана конференцијска сала?
Ваш највећи пријатељ ће вам бити дневни ред - без њега не можете имати сјајан састанак.
Друга важна ствар коју требате припремити унапред је ваш циљ састанка. Запитајте се (и можда то запишите): „Шта бих желео да постигнем?“ То би могло бити нешто мало, попут ажурирања свог тима или велико, као што је смислити стратегију за повећање ангажовања корисника. Водите рачуна да се сви ускладе по том циљу, тако да не покушавате да покријете сукобљене идеје у једној краткој сесији.
„Морате имати одељак о жељеном исходу, који је другачији од дневног реда“, каже Деванте Левис-Јацксон, директор продаје на средњем тржишту у Тхе Мусе. „На дневном реду се расправља о томе шта ће се догодити током састанка, али жељени исход гради консензус о томе шта се мора предузети пре него што састанак буде завршен. Ово посебно помаже када се разговор скрене око тема дневног реда. "
2. Да ли се други људи осећају припремљено?
Неће сваки састанак који водите или присуствујете захтевати од људи да га унапред прегледају, попуне или добију материјале. Ако то ипак ураде, топло препоручујем да сви имају одговарајуће време и ресурсе за то (опет, користите ту агенду!).
Али често стварамо састанке пре него што размотримо контекст и транспарентност. Као резултат тога, људи улазе у разговор у погрешном простору главе. Узмимо за пример некога ко је нов и има нулту позадину у историји ваше компаније. Или неко ко присуствује састанку спринта и никада раније није радио са инжењерским тимом. Вероватно неће изаћи из састанка или дати било какав вредан увид, или ће можда узмећи дискусију наравно.
Пре него што уђете, запитајте се следећег:
- Да ли сви знају зашто имамо овај састанак?
- Да ли сви знају зашто су посебно позвани на овај састанак?
- Да ли су сви у току о ономе о чему ћемо разговарати на овом састанку?
- Да ли сви знају све остале на овом састанку? Ако не, шта они требају знати?
- Постоји ли напетост међу људима која може ометати напредак на овом састанку?
Ако је одговор не, можете повући особу (или људе) у страну или их упуцати брзом е-поштом да бисте им пружили позадину.
3. Да ли су људи узбуђени?
Очигледно, нико неће скакати горе-доле при помисли на ваш састанак, осим ако једног не држите за штене (у том случају морам питати где се изгубио мој позив).
Али ваш тим би требало да се осети некако према томе и надамо се више ка позитивном крају емоција. Они можда нису екстатични за четверогодишњу зараду, али могу им бити олакшали да се коначно изложе неким важним информацијама или да имају простор за постављање својих горућих питања.
Ако стењају - а њихови стењаји немају никакве везе са мржњом састанака и све везе са овом одређеном врстом састанака - копајте мало дубље. Могуће је да би ово било понављање претходног разговора, а тиме и губљење времена, или се одређени чланови осећају неспремним или су неко искључени и сви су узнемирени због тога. Могуће је чак да је ваш тим преплављен и нема ширину опсега и енергије да седи током сат времена презентације. Без обзира одакле негативна енергија долази, морате се обратити пре него што уђете у собу.
Питања 4-7 током састанка
То што сте се добро припремили не значи да сте на чистини. Постоји неколико ствари које морате бити свјесни у тренутку да осигурате да све иде глатко.
4. Да ли погађате све најважније бодове?
Дошли сте са послом који треба обавити - одговорити на питање, смислити памет, замислити нови поступак, било шта. Знак доброг састанка је онај који то постиже у границама вашег временског ограничења.
То је прилично једноставно. Слиједите свој дневни ред до Т (или барем што је могуће ближе). Сваких 10-15 минута вршите проверу да бисте видели да ли сте још на теми. Ако не, усмјерите разговор уназад и пристаните да закачите штапиће у било коју тангенцију на којој сте били касније. Пристаните да поново посјетите све што сте пропустили или ван или на неком другом састанку (и доделите тај задатак некоме из собе). Не трчите ако сви остали не могу да се слажу дуже. Узимањем више времена људи отежавају им испуњавање других важних рокова које сте им можда поставили.
„Смисао састанка је да се донесе одлука о нечему и шта / ко / како се радња извршава“, каже Хеатхерлин Нелсон, менаџерка оперативних операција у Тхе Мусе. "Једноставно речено, ако не можете смислити ставке који се могу прихватити или одлуке које требате донијети, немојте одржавати састанак."
5. Да ли сви (или најмање већина свих) обраћају пажњу?
Потезање 100% публике на све који вас гледају, телефони доле, на ивици њихових седишта вероватно је део (на крају смо лако одвратили људска бића), али скоро сви би вас требали слушати време.
Да би људи слушали потребно је мало напора са ваше стране. Нека ствари буду кратке и слатке. Одредите јасне наредне кораке. Користите лако читљиве и разумљиве визуелне предмете. Забраните лаптоп (ако можете).
Ово је сјајно читање зашто нико не слуша ваше састанке - и како то поправити.
6. Да ли људи постављају питања и добијају ли одговоре?
Рекао бих да је ретко имати састанак на коме нико не поставља ни једно питање. Ако је то случај, људи вероватно не обраћају пажњу и вероватно ће вам поставити тону питања након завршетка састанка (и морат ћете прочитати бр. 5).
Али колико је важно имати ангажовану публику, такође је важно да се заиста позабавимо њиховим проблемима. Пречесто кажемо „стижем до те тачке касније“ или „обећавам да ћу на крају одговорити на то“ и да се никада више нећу вратити на то. Тако да будите сигурни да покривате све своје базе, чак и ако то значи да напишете њихово питање или тражите да то понове на крају презентације.
Имајте на уму да могу постојати други разлози због којих људи не постављају питања. Можда сте створили окружење, можда ненамерно, где се они не осећају пријатно због тога. Или су можда људи толико избачени из расправе да нису сигурни одакле уопће започети у постављању питања; у том случају сте вјероватно одустали од тога што им дајете контекст (погледајте # 2 за савјет у вези с тим).
7. Постоји ли значајан образац да неки људи говоре (или уопште не говоре)?
Највероватније сте позвали све у собу јер сте желели њихово мишљење или допринос пројекту - и на крају ће идеје и акције које произилазе из вашег састанка бити јаче и усклађеније ако се сви укључе. Тако да желите да будете сигурни да сви доприносе барем једном током вашег заједничког времена.
То теоријски звучи сјајно, али није увек стварност. Неки су гласнији и самопоузданији од других, неки су на вишим положајима моћи од других, а неки се не осећају укљученим или уваженим као други у соби. Пример: Истраживања показују да је већа вероватноћа да ће се жене прекинути у разговорима него мушкарци.
Покушајте бити прави тип вођа дискусије. Искључи бесне колеге. Не прекидај. Држите се људи који су прекинути. Позовите људе који нису много рекли или који би могли бити стидљивији. Ово посебно важи за забачене људе који физички нису у соби.
Такође, запамтите да и ви спадате у ову категорију, чак и као организатор скупа! У неким случајевима има смисла бити особа која највише говори, али чак и тада бисте требали осигурати да се сви гласови у соби чују и појачају. (Ево неколико савета да се спречите да се дирате и препознајете када превише говорите.)
Питања 8-10 након састанка
Скоро тамо! Ако желите да ваши састанци буду хомерун сваки пут, размотрите доле.
8. Да ли свако предузима праве следеће кораке?
Можете рећи када је састанак прошао лоше, када сви напусте собу и одлазе радити ствари управо онако како ви нисте желели да то ураде.
Избегавајте то директним и јасним даљим корацима. Пре прекида, обратите се следећем:
- Шта треба учинити?
- Како је то потребно завршити?
- Када то треба да се заврши?
- Ко ће бити одговоран за то?
- Ко ће надгледати / пратити његов успех?
9. Да ли је постигнута већа сврха састанка?
Изгледају ли људи мотивиранији да раде ствари након тога? Изгледа да дјелују ефикасније? Да ли се поставља мање конфузије или мање питања? Да ли сте постигли свој првобитни циљ? Велике су шансе да је одговор да, јесте ли добро (а ако је одговор не, прочитајте горе наведене одељке да бисте схватили где сте погријешили).
10. Да ли су се и други људи осећали као да је састанак продуктиван?
Ово питање одвајам од горе наведеног јер ово захтева да заправо питате људе како су се осећали поводом састанка, а не да претпостављате.
Добијање директних повратних информација (посебно као менаџера) је важно. Могуће је да сте осећали да је састанак пропао без проблема, али сви остали се не слажу - слушање које ће вам помоћи да решите зашто то није било успешно и како можете следећи пут да учините боље. Свакако, не можете свакога питати сваки пут кад се сретнете како је то прошло, али то ће повремено осигурати да сте на правом путу.
Нитко не воли састанке, па зашто их смрдити? Ријешите се тим питањима насупрот, и много је мање вјероватно да неће направити састанке.
