Између просијавања нежељене поште, израде правих одговора и држања картице на порукама које захтевају праћење, задржавања на врху мапе пристигле поште могу се осећати као посао сам по себи. Зато смо одабрали мозак професионалаца који су открили тајну учинковитих, организованих поштанских сандучића - упркос томе што свакодневно добијају стотине порука е-поште. Јер успостављање система може вам помоћи да освојите и најневјероватнији инбок.
1. У мапу Инбок чувајте само е-поруке које захтевају хитне радње
Нула улазне поште може бити превише узвишен циљ, али ако будете безобзирни у вези с тим које поруке долазе у некретнине у вашем претинацу, можете се прилично приближити.
„Већину дана моја поштанска пошта има мање од 25 порука. Ово је намерно. Желим да могу да отворим инбок и одмах видим шта је најнужније и захтева одговор “, каже Леигх Анн Невман, старија менаџерка програма у међународној владиној консултантској фирми. „Ова навика ме гура да предузмем акцију на крајње време.“
Није неуобичајено да Невман у неколико сати прими преко 100 порука е-поште, од којих су многе хитне и укључују менаџере високог нивоа. 2008. године имала је прилику да крене од нуле када се њена компанија током куповине променила у нови систем е-поште. „Било је то као пролећно чишћење мог претинца. И од тада једноставно не могу функционирати са примљеним поштама које су преплављене е-порукама без одговора ", каже она.
2. Направите „Чекајући директоријум“ за е-поруке у току
Па куда одлазе е-поште ако не ваш инбок? Креирајте директоријум "чекања" за поруке е-поште за које је потребно нешто друго да бисте могли да одговорите. "Ово је велико уштеде времена", каже Дарци Миллер, стручњак за радно место и оснивач компаније Пин анд Пивот, којој је дуги низ година било понуђено више од 150 порука е-поште дневно. "На тај начин се те е-поруке не спајају у вашу поштанску пошту, и сјајно је место за преглед сваки дан или недељу да би вас подсетило на које пројекте још чекају."
На трик је научила овај трик када током прве године свог првог посла није могла да пронађе прилог е-поште који јој је потребан. „Провела сам пола дана у потрази за тим мејлом, међу хиљадама е-порука које су се тада налазиле у мојој инбок“, каже она. "Обећао сам од тог тренутка, преузећу контролу над мојим претинацом!"
3. Направите подмапе или етикете својим новим БФФ-ом
Мабони за пристиглу пошту препоручују креирање лако декодирајућих подмапа или система налепница. Нате Мастерсон, извршни директор компаније Мапле Холистицс, процењује да неки дан добије више од 250 порука е-поште, тако да је њихова организација најважнија. „Етикете е-поште су ваш пријатељ“, саветује он. „Користите их за груписање важних ланаца е-поште, тако да када требате да погледате нешто за референцу, то можете лако.“
Невман каже да њене етикете укључују теме о којима други могу имати питања, подршку одлукама које је донијела и референтне материјале за будуће пословне потребе. "Имам на десетине подмапа и стотине е-порука архивираних у њима ради референце", каже она. „У стању сам да пронађем оно што ми треба у року од неколико секунди од захтева, јер знам где се чува и како да га брзо пронађем.“
4. Подесите Инбок правила или филтере
Многи провајдери е-поште омогућавају вам да поставите правила или филтере за пристиглу пошту, који ће предузети неке кораке уместо вас и могу вам помоћи да брзо категоришете е-пошту без трошења снаге мозга.
Како би остала на врху бујице од 150 порука е-поште који свакодневно проналазе пут до ње, Рацхел Неилл, извршна директорица, Царек Цонсултинг Гроуп, користи предности Оутлоок-ових правила правила. „Имам постављена правила која е-пошту стављају у различите мапе, шифру боја и одређују приоритете на основу пошиљаоца“, каже она. Затим ће на крају дана брзо прегледати све што јој је можда промакло. „Правила помажу да доследно пратим и да блокирам буку. Ово ми помаже да неред задржим на минимуму. "
5. Користите календар да бисте пратили е-пошту за које је потребно праћење
Будући да би за неке адресе е-поште могао бити потребан више од једноставног одговора, Невман препоручује њихово додавање у календар. „Ако примим е-пошту за коју је потребан не само тренутни одговор већ и неку врсту праћења, преместим поруку е-поште у одређену поддиректоријум и ставим подсетник у мој календар који садржи локацију директоријума и датум када је следеће “каже она.
Користи Мицрософт Оутлоок који омогућава приступ Оутлоок-овом календару, али то можете учинити и у Гмаил-у. Само кликните на дугме „Више“ на алатној траци и одаберите „Креирај догађај“.
6. Не остављајте нежељену пошту у мапи пристигле поште
Осећате се као да играте бхацк-а-моле с промотивним е-маиловима? Брзо притисните дугме за одјаву. Давис Сикснанс, генерални директор и оснивач Принтфул-а, користи правило троје штрајка за промотивне е-поруке и билтене. Трећи пут када брише билтен или промо е-пошту од одређеног пошиљаоца, одјављује се са листе.
7. Креирајте предлоге за своје одговоре
Прилагођавање различитог одговора за сваку пошту може бити велика ствар. Ако вам се стално и изнова шаље исти тип е-поште, можда ћете имати користи од тога да неке цртачке одговоре задржите у скицама које лако можете поново да користите.
Бетси Феин, председница компаније за професионалну организацију Цлуттербустерс, често је постављала питања на која је могуће одговорити закључаним и учитаним одговорима. "Имам унапријед написане поруке е-поште које могу прилагодити да их шаљем на е-поруке које траже исту ствар, попут" реците ми о вашим услугама "или" како да закажем састанак? "
Ако то не желите да урадите ручно, испробајте додатак за МикМак Гмаил или уђите у своја подешавања и омогућите конзервиране одговоре. (Кликните на зупчаник у горњем десном углу примљене поште, изаберите „Подешавања“ са падајућег изборника, изаберите картицу „Напредно“ и притисните „Омогући“ поред „Усвојени одговори.“) Ово ће вам омогућити да сачувате предложени одговори.
8. Оставите временске блокове за проверу е-поште - и држите их
Вероватно не бисте оставили свој распоред отворен за састанке неодређеног времена и дужине током сата, па зашто давати бесплатан е-маил да вам упадне у дан?
„Не остављам своју пошту отвореном читав дан; Постављам одређено вријеме током дана да прођем кроз сваку е-пошту и замишљено одговорим, архивирам или спремим за касније. На овај начин не радим више задатака и брже могу проћи кроз све своје поруке е-поште, јер сам заправо фокусиран на задати који се обављају “, каже Давид Митрофф, пословни консултант. „Препоручујем људима да започну с три различита получасовна блока дневно како би читали и одговарали на своје поруке е-поште, а преостали дан дана држали у пристиглој пошти и прилагођавали се по потреби.“
Поред употребе временског ограничавања да бисте били у току свакодневних порука е-поште, Јустин Лавелле, шеф службе за комуникације компаније БеенВерифиед, препоручује да се одвоји време једном недељно за одржавање улазне поште. „Изаберите време сваке недеље за одржавање пристигле поште. Заштитите вријеме као и било који други важан састанак и организујте се “, предлаже он. "Избаците небитно, архивирајте комплетан садржај и одредите предност списка обавеза."
9. Искључите обавештења путем е-поште
Чак и ако сте се помирили само са провјером порука е-поште у унапријед одређеним блоковима, пјесма сирене обавијести у пристиглој пошти може бити превелика искушења да се одупрете. Ако је то случај, решење је једноставно: Искључите обавештења. "Ако радите у временским блоковима, никада нећете проћи више од неколико сати без да видите своје мејлове", каже Миллер. "Искључите обавештења, јер ће вас одвратити од тога да тренутно радите за својим столом."
Можете се сматрати одговорним користећи функцију Боомеранг-ова Инбок Паусе. Сикснанс дозвољава да долази само два пута дневно у одређено време када им може посветити пажњу.
10. Стисните непромишљене задатке е-поште током прекида рада
Уверите се да су рачуни е-поште ефикасно синхронизовани са вашим телефоном и искористите празне моменте да бисте брзо почистили претинац пристигле поште. „Много порука које примам не захтева директну акцију“, каже Бен Таилор, оснивач ХомеворкингЦлуб.цом. „Нежељена пошта може бити обрисана, могу се поднијети друге ствари, а можете се бавити с њима доста док сте у двоминутном реду супермаркета.“
