Знате да треба да се вратите некоме што је пре могуће када он или она пошаље е-пошту са натписом „хитно.“ Можете замислити другу особу како зури у његов екран, не трепће или опсесивно освежава пристиглу пошту, јер вас чека коначни бројеви, одобрење, напредак, одговор или наредни кораци.
Али јесте ли знали да то није једини пут када морате да одредите приоритет писању уназад? Тачно је: ако оставите поруку неколико дана у неком од следећих сценарија, ризикујете да изгледате прилично безосећајно или непрофесионално.
Тешка равнотежа је сигурно, јер у сваком случају желите да кажете и праву ствар. Али важно је издвојити време за одговор.
1. Кад сте већ казнили
Да ли сте упознати са пуцањем е-поште за управљање примљеним поштом? Као што је суоснивач Мусе и директор ЦОО-а Алек Цавоулацос објашњава:
Пошаљите кратко „Хвала што мислите о мени - резервисан сам овог месеца, али ако се јавите, волео бих да помогнем колико могу“. Многи људи никада неће контактирати - било зато што су заборавили или јер им више не требају ваше време и савет - тако да можете бити сигурни да су људи којима је потребна највише потребна ваша помоћ.
Иако ће вас ова стратегија спасити да не одговорите свим људима који се никада не врате, компромис је да ако неко ради како ви тражите - колико год дуго чекао, а затим наставио - заиста му дугујете да пошаље одговор. Поштује се тако што ће вас касније контактирати и зато желите да јој покажете исту љубазност.
Наравно, можда сте и даље превише заузети да бисте му помогли (и то је у реду). Али не бисте требали бити превише заузети да пошаљете користан одговор - чак и ако даје кратак одговор, усмерава је према неком другом или пружа везу до ресурса - и у року од 24 сата ако је могуће. Поред тога, састављање стварног одговора штеди вас од започињања непрекидног ланца е-поште „Вратићу се вама касније“, за који ће се видети да води другу особу.
2. Кад ти кажеш нешто лично
Многим људима је тешко дијелити личне податке са својим колегама. Дакле, ако неко одвоји време да поделите узнемирујуће вести са вама преко е-поште, увек се тражи писање назад.
То не мора да буде дуготрајан одговор, и у реду је ако нисте 100% сигурни у праву ствар коју треба да кажете. Готово увијек можете водити с „Жао ми је што чујем …“ Затим, замишљено обраћајте било којој радњи у е-пошти (под претпоставком да је постојала једна, која обично постоји) са нечим попут „Молим вас, одвојите време …“ или "Слободно се вратите кад се вратите."
А ако постоји временски осетљив проблем који захтева да питате нешто опипљиво, одвојите неколико минута да бисте одредили најнужнији захтев пре него што одговорите.
На пример, овако можете да одговорите сараднику који вам каже да ове недеље неће моћи да заврши презентацију одбора због смрти у породици:
Чак и када немате тачне праве речи - а нико их не - брзо одговарање показује да вам је стало. Због тога се ваша брига осећа искреније и јасно вам је да нисте ветрили ову вест или је додали на списак, као ни у било којој другој поруци.
Да, сви се боримо против добре борбе да достигнемо нулу пристигле поште; и потпуно разумем нагон да пожелим да одложим одговор на тај један тежак емаил, јер бисте могли да одговорите на 10 основних у исто време. Али не вреди да се неко други осећа неважним - нити ризикујете вашу репутацију обзирне особе. Дакле, одвојите време да одговорите на поруку у било којој од ових категорија: Нисте једини који ће вам бити драго због тога.
