Емаил. То је и главна погодност и непрекидна ометања. Али, без обзира како се осећате у овом тренутку, једно је сигурно - то је неизбежна потреба. Вероватно је да не можете проћи кроз радни дан без састављања једног (у реду, вероватно много више од једног) е-маила.
А, ако желите бити професионални и пренијети своје мишљење на начин који је јасан, то је ефикасно, а то не чини да ваши сарадници желе да од чистог фрустрација одрубе главу на столове? Па, постоји неколико различитих правила етикета за које бисте желели да будите пажљиви.
„Да, да, да. Чуо сам све ово милион пута раније, "вјероватно размишљате. Али, упркос томе колико пута су ове тачке ударане код куће, спреман сам се кладити да сте икада починили уобичајене пропусте за е-пошту барем једном у последњих недељу дана - можда чак и током дана.
Непотребно је рећи, мислим да бисмо свако мало могли да користимо освеживач. Дакле, ево згодне листе која ће вам помоћи да се решите свих оних правила етикета за које се заклињете да знате - а да их заиста не примените.
Основе
Када изградите кућу, започињете са подрумом. Дакле, пре него што уђемо у посебне делове вашег е-маила, погледајмо основе.
Чак и ако игноришете или заборавите сваки други део овог чланка, у најмању руку обавезно проверите ове оквире.
- Ако шаљете са личне адресе - на пример, за посао или информативни разговор - проверите да ли вам адреса и даље звучи професионално. Желите да направите прави утисак, а „ПартиГурл123@гмаил.цом“ неће то смањити.
-
Ако сте добили љуту поруку или се осећате бесно, одмакните се од рачунара неколико минута. Ако нешто изгубите у тренутку, само ће доћи до проблема.
-
Укључите пријатељски поздрав и затварање. Због тога се цела порука осећа много комплетнијом, сјајније и професионалније.
-
Испитати. Довољно је рекао.
Време
Ефикасно време је једна од оних ствари о којима је превише лако заборавити када дајете све од себе да бисте се снашли путем своје поште.
Али, ако сте икада добили непосредан одговор у једној речи на промишљену, дугу поруку или сте чекали недељу дана да добијете одговор који сте са нестрпљењем чекали, мислим да ћете се сложити да је тајминг вредан мало више разматрања.
- Као опште правило, одговарајте на е-поруке чим реално будете у могућности. Не желите да остављате људе да висе.
-
Ако порука заслужује мало више времена и размишљања, немојте бацати напола оцењен непосредан одговор само да бисте је уклонили са тањира. Уместо тога, одговорите и потврдите да сте га примили - и обавестите пошиљаоца да ће вам требати мало времена да размислите о стварима.
-
Одличан савет који ће вам помоћи да своје реакције провјерите? Суоснивач Мусе Алек Цавоулацос препоручује да што брже одговорите, краћи треба да буде ваш одговор.
Примаоци
Наизглед бескрајни ланци е-поште. Сарадници који вас и даље обавештавају о порукама које немају апсолутно никакве везе са вама. Они саиграчи који изгледа немају појма за шта је та згодна БЦЦ играоница.
Све су оне ствари за које вероватно посежете - барем када их други изврше. Али, укључимо те рефлекторе на тренутак. Јесте ли се супротставили неком од ових правила етикета у односу на листу прималаца?
- Наставите с опрезом када користите „Одговори свима“ и употребљавајте је само када сви у тој теми требају бити ажурирани. Упозорени сте
-
Не бојте се користити БЦЦ, посебно у оним случајевима када не желите да све адресе или примаоци буду видљиви свима.
-
Ево корисног правила које морате имати на уму: Навођење некога у поље „За“ значи да очекујете одговор. Супротно томе, ако ту особу ЦЦ, једноставно је држите у петљи у својој поруци другима.
-
Уз све то речено, што мање људи можете укључити у имејл поруке, то је боље. Превише кувара у кухињи ће вероватно довести до збрке и укрштених жица.
Линија предмета
Који је први део ваше поруке на који ће људи гледати? То је лако: ваш предмет.
Као што већ знате, сјајна тема може створити чуда за вашу е-пошту у цјелини. Лош предмет? Па, рецимо да то може надахнути велику огорченост међу вашим примаоцима.
- Нека тема буде специфична, а не да се ослањају на нејасне изразе као што је „Проверавање“. То омогућава примаоцима да одмах погледају о чему се ради у вашој поруци. Поред тога, олакшаће вам га да га пронађете касније када вам затреба.
-
Нека буде кратко. Иако желите да буде специфична, то не значи да мора бити и његов самостални одломак. Покушајте да се држите мање од 10 речи - ишта дуже од тога вероватно може бити сопствена реченица.
-
Без обзира на то колико сте се журили, немојте у потпуности прескочити предметно поље. Нитко не воли видјети тај злогласни „Нема субјекта“ у својој пристиглој пошти.
Боди Боди
Ево га - месо и кромпир ваше поруке. Друга поља су важна, али овде ћете заиста јасно рећи зашто контактирате ту особу.
Да, комуникације на радном месту постају све лежерније. Али то не значи да желите да се ваше е-поруке трансформишу у тоталне неорганизоване заблуде. Обавезно се држите ових правила етикета, а поруке су сигурно углађене и професионалне.
- Ово је још једно место где желите да будете што јаснији и сажетији - вероватно ћете сматрати да је то златно правило слања е-поште. На крају крајева, ако нешто захтева странице текста за објашњење, вероватно је боље да то урадите лично или преко телефона.
-
Придржавајте се свих традиционалних правила писања које сте научили у школи. То значи правилну структуру реченица, велика и велика слова, интерпункцијски знак и одупирање искушењу да своју поруку залијепите емојијима.
-
Обавезно проверите да ли ваша порука садржи јасне ставке упита или акције. Без обзира да ли тражите нешто од сарадника о нечему или тражите детаље о делу пројекта, морате да имате солидан разлог за слање е-поште - и то такође морате да изричите.
-
Ако прималац не захтева ништа, а ви једноставно шаљете е-поштом да бисте га ажурирали, такође то очистите. Људи се морају удаљити од белешке знајући шта се од њих очекује.
-
По потреби користите тачке са нумерисаним бројевима или нумерисане листе. Сви смо заузети, а неко форматирање олакшава клизање кроз вашу поруку и добијате истакнуте коментаре.
-
Издвојите важне информације тако да се истичу, али избегавајте употребу свих великих слова, због чега изгледа као да вичете.
-
Користите читљив фонт и избегавајте превише различитих боја фонта. Желите да ваша порука буде што једноставнија за читање.
Прилози
Морате ли да приложите нешто на своју е-пошту? Често је то мисао и закључујете само оно што је потребно пре него што притиснете „пошаљи“.
Али, прилози нису Дивљи запад света е-поште. Не, још увек постоји неколико правила етикета за које бисте желели да будете сигурни да их следите.
- Пре него што било шта причврстите, проверите да ли је заправо потребно. Нема смисла додавати Ворд документ на једној страници који садржи две реченице.
-
Када сте у недоумици, приложите датотеку као ПДФ како не бисте имали проблема са компатибилношћу.
-
Ако требате да пошаљете велики прилог, прво га “компримирајте” или компресовајте.
-
Уђите у навику да вежете датотеку пре него што саставите тело е-поште. На тај начин можете избећи страшну пратећу поруку "Жао ми је, заборавио сам прилог!"
Ако сте превртали очима и тврдили да сте чули све ово раније, не кривим вас. Али, велике су шансе да и даље не поштујете ова често понављана правила етикета, а понекад.
Стога, сматрајте ово својим пријатељским подсетником да се истргне из аутопилота и обратите већу пажњу на своје поруке. Ваши сарадници ће вам захвалити.
Имате ли нека друга правила или љубимце кућних љубимаца које бисте додали на листу? Јавите ми на Твиттеру!
