У посљедње вријеме све чешће се јављам пословним телефонским позивима који су, иако сам са паметним људима, оставили лош утисак. Свакако, позиви изгледају прилично једноставно, али било шта од технолошких пропуста који би се могли избећи до лошег управљања временом може заиста утицати на утиске клијената и колега о вама (да не спомињемо вашу продуктивност).
Дакле, баш као што постоје неписана правила за е-пошту и састанке, ја напишем смернице за пословне телефонске позиве и конференцијске позиве које би сви требали следити. Ево за продуктивније (и мање досадне) позиве заувек више!
Пре договора се договорите која особа зове кога и на који број. Слање е-поште три минута након позива требало је да започне са "где да вас зовем?" губи свако време.
Генерално, ако питате нешто друго, треба да понудите да га назовете. Ако помажете некоме другом, замолите ту особу да вас назове да не би некога потјерали.
Закажите позив за потребно време и запамтите да то може бити пет, 10 или 20 минута. Не би требало да заокружујете најближи прираштај од 30 минута.
Ако унапријед знате да ћете закаснити на позив, обавестите другу особу путем е-маила и понудите да је назовете када будете спремни.
Ако се особа коју зовете не преузме, не остављајте поруку први пут. Покушајте поново 1-2 минута касније, а ако он или она не покупи, оставите поруку и такође пошаљите е-пошту, обавестићете га или вас да наведете колико ћете времена бити на располагању. Не зови више након тога, осим ако није хитно.
Ако више од две особе разговара, унапред поставите позив. Постоји пуно бесплатних сервиса, попут УберЦонференце, који помажу у томе.
Одржавајте позив што је мање људи и побрините се да сви тамо заиста буду неопходни. Што је више људи на линији, мање сви обраћају пажњу.
Обавезно разговарајте с мирне локације с добрим сигналом. Коришћење копнених линија кад год је то могуће помаже у избегавању проблема са сигналима.
Ако вас ухвате на бучној локацији, обавестите људе одмах да ћете бити без звука, осим ако не говорите. То је респектабилна ствар.
Ако не зовете са телефона који редовно користите, будите сигурни да знате како њиме управљати. Ово је посебно важно када се користи непознати систем канцеларијског телефона.
Не препоручујем употребу слајдова за представљање нечега на позиву, осим ако не радите демонстрацију, али ако јесте, немојте их слати по е-пошти. Уместо тога, користите услугу дељења екрана попут ГоТоМеетинг или Сцреенлеап да бисте осигурали да људи не завиру, скоче напред, а затим престану да обраћају пажњу.
Ако користите услугу дељења екрана, проверите да ли ради пре позива и да ли ће колеге имати инсталирано било шта што би им било потребно пре позива.
Ако се први пут сусрећете са људима или стварно желите да људи обрате пажњу, размислите о видео конференцијама.
Баш као са састанцима, почните на време. Чекање на преваре само их охрабрује.
Ако се придружујете конференцијском позиву, одмах се представите како нико не би био изненађен што сте три минуте слушали оно што су мислили да је разговор један на један.
Ако се неко придружи касно, немојте га ухватити. Сви други губе време. Охрабрите ову особу да се нађе са неким на крају позива да види шта је пропуштено.
Дајте преглед ко сте и зашто зовете у првих 120 секунди након позива, а затим одредите свој дневни ред или циљ. Остали људи који су на позив требали би одмах знати шта желите од њих.
У првих неколико минута сваког позива потврдите колико дуго сви морају да разговарају, па ћете у складу са тим моћи да водите разговор.
Ако имате више од три особе на линији, организатор треба да обави брзи позив да се увери да су сви ту и уведе их накратко, ако је могуће.
Идите около радећи појединачне уводе ако ће то помоћи послу, а то уврстите у ваш дневни ред. У супротном, изгубићете пуно времена.
Ако се позив не односи на дељење ваше стручности, не бисте требали да разговарате више од 70% времена. Ако је много људи на линији, тај број пада на 25%.
Нека ваше реченице буду кратке и редовито се правите између идеја. То ће људима омогућити да ускоче или поставе питања.
Ако сте организатор позива, ваш је посао позвати људе да учествују ако не разговарају, а неко други монополизује разговор.
Користите типку за искључивање звука стратешки. Ако сте искључени за 90% позива, вероватно нећете у потпуности обратити пажњу.
Не будите особа која проверава е-пошту и треба да вам постави питање које би требало поновити. Ако током већег броја позива наиђете на проверу е-поште, предуги су или су превише људи укључени или вам није потребно да их пратите.
Пет минута пре краја позива упозорите све да се завршава и питајте постоје ли нека питања. Не дозволите да вас прегази ако је то уопште могуће - то је непоштовање времена других људи.
Пратите сљедеће кораке у току позива и слајте их е-поштом након тога као подсетник.
Реците нам! Које је ваше омиљено правило телефонског позива? Било шта што смо пропустили?
