Као и већина вас, ни ја се не могу сјетити професионалног живота (још мање личног) у којем се нисам дописивао путем е-маила. Углавном је ефикасан и једноставан начин комуникације и, ако се правилно користи, штеди време, одговара на питања и успоставља везу. Довољно је рећи, не вјерујем да бих могао живјети без тога.
Нажалост, лакоћа е-поште и брзина на коју смо многи од нас навикли слати, прослеђивати или одговарати долази до неких залета на путу, ако хоћете. Ја имам мало толеранције према неопрезним грешкама попут погрешно написаних речи (већина програма вас упозорава на ове типове погрешака погрешно црвеном линијом), и кажем да ћете некога провести у ЦЦ, а затим заборавити да га уствари ЦЦ или њу. То је аматерска територија. (Мада, мајци је опроштено што ми повремено шаље поруке у великим словима.)
Озбиљно, с обзиром да је форум често један од начина на који комуницирате са клијентом, шефом или неком мрежом, неопходно је да то исправите. И не само због наљепница вани, већ и због себе - мрзели бисте да прималац пропусти поанту поруке јер се фокусирао на (могуће) грешку. Данас вам погрешка при писању губи мало поштовања према сараднику, сутра би вам могла изгубити прилику за посао са особом коју сретнете на конференцији.
Пред вама су три невероватно основне грешке које можда правите не схватајући колико непрофесионално чине да изгледате према читаоцу.
1. Заборавили сте да се прикачите
Тренер каријере Рајив Натхан дубоко је захвалан на упутама у Оутлооку и Гмаилу које вам дају до знања да ћете послати поруку без прилога када изричито изјавите да, у ствари, нешто прикључујете. Зашто? Јер, пре него што су постојали, он је редовно чинио страшну грешку што се није везивао - не једном, не два, него три пута!
Натхан признаје да је рано у каријери имао ужасну навику да јури кроз посао. Резултат тога натерао га је да често шаље е-пошту рекавши: "Молимо погледајте приложени фајл", а да га притом заправо не веже. Натхан се сећа да му је послао неопходно праћење: „Извини због тога! Изволите! “Нажалост, ту се није увек завршило. "Коначно, на трећем праћењу (и четвртом укупном броју е-поште), приложио сам проклетство", присећа се Натхан.
"Дефинитивно није добар изглед", признаје Натхан. У ствари, то је био тако редован проблем да је током једног од његових прегледа учинио да му треба побољшање у тој области. Од тог тренутка надаље, Натхан је залепио траку папира на врх екрана на којој је писало: „Да ли сте причврстили датотеку?“
Будите посебно пажљиви у спомињању „приложених“, тако да ће се пригодни упити („Рекли сте приложити? И даље послати?“) Појавити пре него што вам се е-маил пошаље. Свима је дозвољено клизиште ту или тамо, али направите навику на то непажљиво понашање и почећете стећи репутацију због тога што не можете да испуните овај основни задатак.
2. Идите и даље
Један од мојих најближих пријатеља је адвокат који наплаћује сат. Као таква, навикла је да пише штедљиво и да се не дрони. Могао бих да из ње изузмем лекцију.
Јенни Фосс, Мусе Цареер Цоацх, наглашава важност казивања онога што требате да кажете и не више. Она објашњава, „Немогућност да кажете оно што требате да кажете - сажето и са временом примаоца који се разматра - може лако да изнервира некога ко је можда био спреман да вас саслуша или чак драго што вас чује.“
Ово је нарочито тачно ако „шаљете е-пошту у потрази за услугом, уносом или подршком - или чак само да бисте додирнули базу или поставили питање.“ Упркос томе колико корисне поруке за снимање напред и назад могу бити, то се добија да буде прави потез за неке људе, а Фосс вас упозорава да „имајте на уму да ће особа која се налази на крају пријема врло добро наћи е-пошту (уопште) око њеног постојања. Та особа би могла бити до поноћи већину ноћи само покушавајући да се ископа из мноштва е-поште. "Зато каже да морате своје идеје представити уредно или рискирати да изгледате" непрофесионално или потпуно непажљиво ". И, у складу са Натханова несрећа која је резултирала слањем неколико узастопних белешки без прилога, „не, за име бога, шаљи три поруке е-поште назад-назад. Саберите своје мисли и пошаљите је “, закључује Фосс.
Ако се изговорите да кажете само оно што требате директно, можда ће бити потребно, али дугорочно је вриједно труда. Прочитајте оно што напишете пре него што пошаљете и исечете све непотребно, попут било које речи, редака или чак целих одломака који само понављају или понављају оно што сте већ рекли. Може бити примамљиво превише објаснити, али чешће него не, ваши ће се покушаји само понављати. Учење писања са сврхом и смислом за смер добро ће вам служити у многим професионалним препискама путем е-поште. Ваш читалац ће вам се захвалити на сажетости и биће много вероватније да ће одговорити љубазно - уместо да дозволите да ваша предуга порука седи непрочитано у конкурентном поштанском сандучету.
3. Написујете име особе погрешно
Не само не. Апсолутно нема изговора за писање некоме и погрешно писање његовог имена. Сви имамо своје љубимце, и ово је моје, али сигуран сам да нисам сам. Ево ствари, моје име - и његов тачан правопис - стоји у мом потпису и у мојој адреси е-поште, што је у реду на отвореном да их пошиљалац види. Толико сам осетљив на ово питање да редовно двапут проверим правописе имена која обично имају више опција (Кристин, Стивен, Марк, Кери и тако, тако још много тога) пре него што притиснем сенд.
Да ли вам требају две додатне секунде? Наравно. Али, очигледно је да у великој шеми ствари то уопште није време. Радије бих то први пут исправио него што бих се морао извињавати због своје неопрезне грешке. Ако сте толико заузети да не можете чак ни да назовете име особе којој се обраћате, шта бисте друго требало да направите на брзину? То ће се запитати ваш читалац. Ова мала и неупитно једноставна грешка говори о вашим другим могућностима. Дакле, два пута проверите свој рад и правилно се обратите особи.
Вероватно ћете послати и примити пуно е-порука у било ком дану. Избегавајте да правите мале, неопрезне грешке које шаљу поруку, пре свега осталог, да нисте професионални као што стварно јесте. Не жртвујте квалитет у име брзине, а за име Петеа (или је то Петер?), Не губите бодове поштовања због грешке у е-пошти коју можете избећи.
