Назовите га производом ужурбаних распореда, повећањем техничке повезаности или прженим распоном пажње, али из било којег разлога, када окупите групу на састанак, готово сви имају тешко ометање пажње и придржавање задатка који је пред вама. У ствари, 47% запослених наводи ометања колега као највећу препреку за продуктивне састанке.
Ако свој посао схватате озбиљно, вероватно већ дајете све од себе да покажете ангажман: активно слушање, увијање кад је то потребно и држање телефона са стола. Али чак и када вам је добар стил етикете при врху, лако је прећи на лоше навике.
Да бисте остали у милости ваших сарадника и извукли нешто драгоцено од сваког састанка, морате да проверите следеће.
1. Не успостављање контакта очима
У овом тренутку, важност успостављања контакта очима током састанка готово је постала клише - али с добрим разлогом. Одржавањем је показано ангажовање, интересовање и поштовање. Показано је чак да повећавате своју самосвест. У почетку вам се може чинити непријатно, али постоје тони лаких хакова да побољшате контакт очима без пузања људи с погледом јелена у фару.
Један од мојих најбољих савета је да обезбедите да постављање вашег састанка погодује контакту очима са почетка: Покушајте да своју групу распоредите у круг или полукруг како би се сви могли видети без напрезања. Чак и ако се неко не налази у истом физичком простору као и ви, значај очног контакта и даље важи.
Да бисте смјестили учеснике који позивају путем видео позива, поставите камеру на начин који је унутар ваше природне визуелне линије тако да изгледате као да вас гледају један у очи док говорите.
2. Коришћење преносног рачунара
Употреба преносног рачунара често почиње са најбољим намерама: прављење белешки, дохваћање релевантних информација на мрежи и тако даље. Али превише је лако прећи од преписивања састанка до покушаја да откријете име те песме која вам се синоћ заглавила у глави, а да је нисте ни схватили. Зато препоручујем потпуно избегавање лаптопа. Много ствари које се обично раде на једном лако се могу обавити ручно, као што су белешке на папиру или дељење података на одштампаној прорачунској таблици. Али ако је рачунар апсолутно неопходан, и даље можете да смањите његову употребу. На пример, током презентације, охрабрите говорника да дели екран на телевизору да би сви могли да прате.
Чак и ако ваш организатор састанка није строго ставио забрану на лаптопове, остављајући га за столом или држећи затвореним док се фокусирате на дневни ред помаже вам да задржите непромишљене дистракције (да не спомињемо обавештења путем е-поште и разговора). Осим тога, одбацивање беспрекорно сигурно ће оставити позитиван утисак на ваше сараднике и можда их подстаћи да учине исто.
3 Присуствовање нерелевантном састанку
Три су ствари у које можете бити сигурни у животу: смрт, порези и непотребни позив на састанак. И док је тако једноставно да кликнете „Да“ на позивници и да се појавите само зато што су вас питали, заправо радите услугу саиграчима. Када немате удела на састанку, наилазити на незаинтересованост је практично неизбежна. Много је боље остати за својим столом и бити продуктиван него показати се и изгледати досадно.
Да бисте се борили против тога, водите рачуна о томе шта се догађа, зашто вас организатор жели тамо, шта (ако ништа друго) треба да припремите унапред и шта се надамо да ћете остварити до краја. Имајући овај контекст олакшава вам одлуку да ли ће састанак заиста имати користи од вашег присуства или ћете боље провести своје време негде другде. Ове информације су често уврштене у дневни ред или у позивницу за састанак, али ако не, слободно се претходно пријавите са организатором састанка лицем у лице. Ако одлучите да ваше присуство није неопходно, пристојно објасните свој избор организатору. Ако се правилно носите, вероватно ће ценити вашу искреност.
У одређеној мери, одвраћање пажње је само део човека. Нико не може да остане на стопостотном путу, а то ће бити очигледно на састанцима, с времена на време. Али ако се икад нехотице препустите сваком састанку без икакве идеје зашто сте били тамо, вриједно је увести неке промене у своју рутину.
