Као неко ко води велику организацију са десетинама виртуелних запослених, видео сам поштен део е-поште. Као и код свих осталих ствари у животу, неке су поруке и боље од других.
У свету преписке путем е-поште, „угх“ је вероватно последња ствар коју ваш шеф жели да каже приликом читања ваше поруке. Дакле, које врсте порука треба да избегавате слањем и како да их побољшате? Испод су три главна примера.
1. Непотребне адресе е-поште
Пратеће е-поруке долазе у свим облицима и облицима, па шта чини непотребном? Ако све ваше поруке захтевају од шефа да вам пошаље е-пошту, то постаје више сметња него важна преписка.
Многи људи шаљу ове поруке е-поште из параноје да су учинили нешто погрешно или нешто пропустили, али могу да вам кажем из шефове перспективе да је отежавајуће примање неколико е-порука о праћењу ако ми неко није пружио прилику дисати.
Један пример: Давно сам имао запосленог који би паничарио ако у року од сат времена не одговорим на њену е-пошту, мислећи да то значи да је учинила нешто погрешно (у стварности, једноставно нисам стигла на њен емаил). Могу се сјетити једног посебног случаја када сам се од дугог дана вратио кући и нашао шест (да, шест !) Е-маилова од ње питајући јесам ли примио њену поруку.
Иикес.
Шта послати?
Иако већина људи не би била толико параноична да дневно пошаље шест е-порука за праћење, чак и само један погрешан временски праћен емаил може оставити свог шефа нервозним.
Ако не треба да се бавимо садржајем е-поште данас (у том случају би вероватно требало да разговарате лично са шефом уместо е-поште), предлажем да причекате најмање 24 сата, а затим пошаљете оно што волим да назовем „лажним следењем -уп “порука.
Ово подразумева слање праћења („Само провера да бисте били сигурни да сте примили извештаје о четвртини које сам вам послао пре два дана“), али ћете такође укључити и неке друге ситнице информација, било да је то питање о предстојећој презентацији или ажурирање тренутног пројекта („Ох, а управо смо добили најновије бројеве на Кс рачуну, а продаја је већа за 30%!“). То вам омогућава да несносно тражите свог шефа за ажурирање, а истовремено му дајете неке информације које ће додати неку вредност, чинећи да се осећате мање као да га гњавите њега или њу.
2. Е-поруке са новим идејама
Апсолутно волим ентузијастичне чланове тима, али нешто што постаје помало преплављујуће је кад ми запослени пошаљу све своје нове идеје - у засебним мејловима. Једном сам примио 10 различитих порука е-поште током периода од 24 сата, јер је неко из маркетинг тима ударио на инспирацију и стално ми слао нове идеје.
Иако је толико нових ствари које треба испробати било феноменално, било је и крајње збуњујуће покушати каталогизирати све и пратити сваки појединачни емаил и идеју која је стигла. Чак и када вам се појави само један емаил с новим идејама или концептима, то је тако једноставно да га изгубим у црној рупи која је моја пошта.
Шта послати?
Прво бих препоручио да сачекате погодније време за изношење идеја. У случају запосленог маркетиншког тима, чекао бих до састанка на Гоогле Хангоут-у који смо заказали за следећу недељу и да ово све представимо.
Ако нисте сигурни када је право време - или је адреса е-поште једина опција из неког разлога - препоручио бих да пошаљете е-пошту свом шефу да каже да имате неке нове идеје и желели бисте да знате који је најбољи начин да делите њих би било. Да ме је моја запослена то питала, рекао бих јој да ми пошаље један мејл са Ворд документом испуњеним свим оним што жели. Било би много опширније и лако би се сачувало за касније. Шеф вам може предложити брзи позив да разговарате преко њих или да вам затражи да набавите идеје и потом им масовно пошаљете е-пошту одређеног дана у недељи.
3. Е-поруке где је ваш шеф без разлога разложен
Било који стручњак би се изнервирао јер им је ЦЦед у нитима е-поште заправо нису део: То само повећава гомилу е-маилова и губите време на читање нечега што вероватно не требате да будете.
Из перспективе запосленика, схватам: Желите бити сигурни да ваш шеф зна да радите свој посао и да покушавате одржати линију комуникације отвореном. Али већину времена све ово заиста је зачепљење претинца вашег шефа.
Шта послати?
Осим ако ваш шеф апсолутно не мора бити у петљи, извадите га или искључите из ЦЦ линије и када интеракција заврши, пошаљите врло кратак сажетак релевантних информација које су се појавиле у току разговора („ФИИ, компанија И ће бити садржану у тој причи на датум З ». Обавештава вашег менаџера о томе шта се догађа, без да га стално држите у петљи док осмишљавате детаље. Једно имејл дефинитивно трпи 42!
Све у свему, име игре са слањем е-поште вашем шефу је да усмери своје поруке и буде селективнији у погледу онога што шаљете. Можда звучи контратуктивно, али ако примам мање порука е-поште од запосленог, али сви они имају смисла, вероватно мислим да та особа ради бољи посао од некога кога чујем свих времена.
