Када ми је сарадник скренуо пажњу на старији чланак о продуктивности е-поште Георгеа Георга Каоа који је поново правио рунде, натекао сам се да сам схватио да је борба за примљене поште стварна. Управо сам се вратио са тронедељног меденог месеца у Јапану, тако да из прве руке знам колико је то истина. Право је знање за управљање примљеним поштом, а ако не баш уметност, онда образовање. Током нашег путовања, мој супруг, који у принципу тежи ка долазној пошти, увек би погледао мој телефон, видео икону поште и број који лебди негде око 400, и био би ужаснут.
"То ме стресно наглашава", рекао је, и ја сам практично могао да видим зној који му се накупља на челу. Али, био сам на одмору! А имао сам одговорног службеника - за свој радни рачун и личну адресу! Од мене нико ништа није очекивао, а ја сам се угодно окренуо том све већем броју по повратку.
Наравно, детаљи у примљеној пошти, мада и заморни, такође су захтевни. Није важно да ли проверавате своје поруке у понедељак ујутро након што сте искључили цео викенд или средином поподнева случајног четвртка. Ако у року од неколико секунди не знате да ли порука захтева - а камоли заслуге - одговор, вероватно губите драгоцене радне минуте покушавајући да то схватите.
Поднаслов Каоовог дела, „Како редовно стићи у„ Инбок Зеро “, подсетио ме на важност једноставно знати на шта треба реаговати и када. Ова свест може значити разлику између преплављене поште и уредне и уредне. Ево кратких савета који ће вам помоћи да се одлучите.
1. Потражите трагове
Понекад су очигледне. Једна од мојих колега проследила је доста е-маилова који се односе на догађаје, студије и извештаје, али она увек примећује: „Слободно архивирајте.“ У почетку сам се осећала као да сам можда непристојна не реагујући бар са највише перфинутан од одговора („Хвала!“), али брзо сам схватио да њена оштра нота о архивирању значи да не жели, нити да треба одговор.
Ако немате тако израван траг, прочитајте га поново и заиста размислите о томе како би ваш одговор утицао на белешку. Ако не би било - рецимо, особа у вашем одјељењу једноставно дијели пројекат на којем ради и тренутно немате шта вриједити за додавање, не тражите одговор само због потврде примитка.
2. Отправите питање
Као и код горе наведеног, и ово ће често бити једноставно. Ако постоји јасно питање на које намеравате да одговорите, очигледно је да је потребан одговор, а можда и брзи на то - или онај у року од 24 сата. Како није за свакога који вам се обраћа загарантовано писање најочитијег или тачног е-маила, можда ћете морати да просипате параграфе да бисте видели има ли нешто на шта треба да одговорите.
Ако сте утврдили да нема питања, али имате сопствена питања, онда, у сваком случају, одговорите на појашњење. Исплати се да је пратите и додате у нечију пошту, ако има потенцијал да спаси будуће неспоразуме.
3. Говорите - ако желите чути
Овај је најтежи од гомиле, али једном кад га објесите, постаће као друга природа. Много пута ћете примати е-пошту која очито не питају ништа од вас. Можда ћете добити одговор на нешто што сте послали, повратне информације о пројекту који сте завршили, савете за решавање ситуације, податке о циљу специфичном за одељење. Ако немате шта ново да додате у разговор или ако можете чисто да узмете коментар и наставите са својим послом, тада ћете се лако осећати ако не одговорите.
Али ако се, с друге стране, осећате примораним да се изразите - ради разјашњења себе или разраде одлуке коју сте донели или пружања новог увида - тада би требало да притиснете дугме за одговор. Ово може бити нарочито тачно ако је ваше радно окружење оно које подстиче самостално размишљање и доприноси темама о којима се разговара.
Подразумијева се да билтени, масовне поруке е-поште или било шта што се чини као необавезно читање не захтијева одговор. Ако вам буде корисно, можете да креирате мапе према сугестијама Као, а организовање мапе за примање и одржавање ће се практично осећати аутоматски.
Још једна ствар коју треба узети у обзир је ово: Ставите се на место пошиљаоца. Да сте ви послали ту поруку, да ли бисте тражили одговор? Иако сигурно има времена да се захвалите, ако се редовно дописујете с неким или имате доста напред-назад - за неке је потребан још промишљени одговор - вероватно ћете сигурно оставити е-пошту на миру и пазити да не пошаљете непотребан одговор у две речи некоме ко, попут вас, највероватније покушава да постигне нулу у примљеној пошти.
