Е-пошта, као и било који облик комуникације, је лична ствар. Како провјеравате, управљате и шаљете све, од једнослојних до електроничких мисија, често је комбинација склоности и навика.
Као што је речено, постоји неколико правилних и потпуно сувих правила којих бисмо се сви требали придржавати да бисмо максимално искористили своју комуникацију путем е-поште, своју продуктивност и своје време. Прочитајте три уобичајене грешке у пристиглој пошти, како вас повреде на послу и како променити за боље управљање е-поштом.
Грешка бр. 1: Остављање е-порука у вашој пристиглој пошти
Почећу од најконтроверзнијег: све своје поруке е-поште остављајте у пристиглој пошти. Знам да мислите да је свеједно без обзира да ли остављате е-пошту у пристиглој пошти након што сте се бавили њима или не, али мозак вас моли да се разликују. Студија из 2011. године са Принцетоновог института за неурознаност утврдила је да "када вам је окружење затрпано, хаос ограничава вашу способност да се фокусирате". То важи и за ваше виртуелно окружење; што више е-порука можете видети - чак и оне које више нису важне - више времена ће ваш мозак подсвесно провести размишљајући о њима.
Истраживање сугерира да ће вам смањивање нереда у пристиглој пошти учинити мање ометане, продуктивније и боље моћи да обрађујете информације. Ако то није добар разлог да се у вашу пошту примите тих 3.799 старих е-маилова, не знам шта је.
Како извршити промену
Почните да користите претинац само за нову пошту. Ако завршите са е-поштом, треба га архивирати, поднети или обрисати (погледајте доле за коришћење када). Увек можете касније потражити било који е-маил који вам је потребан.
Грешка бр. 2: Брисање када треба архивирати или архивирати (и вице Верса)
Дакле, сада када користите инбок само за нову пошту (ураган!), Поставља се питање: Шта бисте требали радити са свим е-порукама са којима сте завршили?
Опције су а) брисање или б) датотека у одговарајућој мапи (или архиви, за кориснике Гмаил-а). Многи људи праве грешку што се предалеко клањају крајностима: или бришући све поруке или их чувају. Истина је да је здрава равнотежа најбоље решење. Чување е-порука које вам неће требати доприноси квоти складиштења на вашем налогу е-поште и отежава проналажење е-порука које сте желели да задржите када их тражите. И прекомерно брисање? Можда завршиш као мој пријатељ који је обрисао е-пошту са потврдом лета и замало пропустио свој лет.
Како извршити промену
Када завршите са поруком е-поште, размислите о томе да ли бисте можда желели да јој у будућности поново приступите. Ако не: Вријеме је за брисање. Ако је одговор да: Архивирајте или архивирајте!
Грешка бр. 3: Коришћење поштанског сандучета као листе обавеза
За људе који не воле спискове обавеза, лако решење (или тако мисле) је да користе своју поштанску пошту као једну. Када су у питању стандардни задаци у вези са е-поштом, попут „Одговори на Јерријеву е-пошту о времену састанка“, мислим да су ти људи мртви. Ти задаци уопште не би требало да буду на списку обавеза, на њих би требало одговорити само као на уобичајени ток посла.
Али за истинске задатке, попут „Креирајте предлог за новог клијента“ или „Наплатите канцеларијску службу“, топло препоручујем да пронађете систем обавеза који ради за вас и придржавате се њега. Зашто? Јер ако желите да обавите најважније задатке сваког дана, морате бити у могућности да одредите приоритете и да се фокусирате на листу обавеза. Употреба примљене поште као списка обавеза ставља ваше време у руке других људи. Са сваком новом адресом е-поште долази и ново обавештење, без обзира свиђа ли вам се то или не. Али, када морате свесно да додате задатак на своју листу обавеза, шанса је да одредите да ли би то заиста требало да радите сада, уместо другог посла.
Још увек нисте убеђени? Јилл Дуффи, Лео Бабаута и Јессе Гарнер такође су одлични случајеви за то.
Како извршити промену
Прођите кроз пристиглу пошту и извуците било какве задатке који се могу прихватити. Ако је то једино што је учинило да се е-пошта прими у пошту, архивирајте, архивирајте или обришите сада. И у реду, ако заиста инсистирате на коришћењу поштанског сандучета као листе обавеза, покушајте са поштанским сандучићем, апликацијом која може да вам помогне да е-пошту претворите у задатке и избаците их из примљене поште.
