Догађаји за прикупљање средстава су одлични начини за прикупљање новца и свести о вашој организацији. Али ако радите у малој непрофитној организацији, тешко је пронаћи особље (и време!) За стварно планирање таквих догађаја.
Тамо долази одбор домаћина.
Једноставно речено, одбор домаћина је група волонтера који преузимају одговорност за планирање догађаја. Стварни опсег одговорности може се променити од организације до организације (или чак догађаја до догађаја), али генерално, можете очекивати да они позову госте, промовишу догађај и купе улазницу за присуство.
Као и код свих волонтера, међутим, домаћинском одбору је обично потребан неки правац који најбоље може служити вашим организацијским циљевима. Ево неколико савета за вођење одбора домаћина како би се ваш наредни грес учинио залогајем.
1. Изаберите Мудро
Добри чланови домаћег одбора требало би да имају два кључна својства: Треба да имају велики, утицајни круг контаката, и не треба да се плаше да им приступе.
Међутим, да би то постигли најефикасније, ти чланови одбора би већ требали имати искуства са вашом организацијом и бити упознати са послом који обављате. То ће им омогућити да са више ауторитета разговарају са потенцијалним донаторима и говоре из свог искуства, што је увек ефикасније. Имајући то у виду, прегледајте своје донаторске листе и спискове волонтера да бисте видели ко би вам могао одговарати.
Ако вам је потребна помоћ осим тога, на пример, за планирање логистике догађаја - изаберите чланове одбора који имају евиденцију о појављивању и ефикасном раду на другим догађајима које је организовала ваша организација.
Будући да сам једини наменски сакупљач средстава за особље у својој тренутној организацији, повлачим само чланове одбора домаћина из мојих главних спискова донатора и потенцијалних кандидата. Радећи то, у стању сам да планирам догађај и истовремено гајим донаторе.
Међутим, када сам био у већој организацији која је обавјештавала више о нашим догађајима, покушали смо да пронађемо имена славних у нашем одбору домаћина. Обично нису били у могућности да помогну (а понекад чак нису ни присуствовали!), Али привукли су пажњу друштва и писаца за забаву, који би потом пратили догађај.
2. Будите јасни у вези обавеза
Изазов са многим волонтерским пословима је тај што постоји мало конкретних очекивања или начина да се људи постану одговорни.
Иако се сигурно морате сјетити да добровољци своје дужности извршавају из доброте свог срца, већина волонтера које ја знам више воли јасна упутства и смјернице о томе шта ће бити највише корисно у извођењу догађаја. Волим да саставим „опис посла“ за сваки догађај који радим, наводећи одговорности чланова одбора домаћина - тако да они знају шта да очекују, ја могу да их пратим, а сви остајемо на истој страници.
Што се те одговорности тиче, одбори домаћина могу учинити све, од преузимања хране и залиха до дизајнирања позивница до великих донација. Једноставно схватите шта вам треба и затражите то у свом волонтерском опису.
Најбољи опис који сам до сада видео је из Хаваја за једнакост, који не само да поставља дужности одбора домаћина, већ укључује и образац за донацију, што волонтерима олакшава допринос поклону потребном за чланство у одборима домаћина. Овакав споразум није прикладан за сваку организацију, али је велика инспирација за све већу непрофитну организацију.
3. Реци хвала
Први људи које позовете, пошаљете е-поштом или напишете дан након вашег догађаја треба да буде ваш домаћин одбор. У ствари, чим потврдим комисију домаћина, обраћам се захвалним картицама, тако да имам још једну ствар за одрадити јутро после соје.
Такође ћете желети да сагледате како је догађај протекао - ако било шта друго можете учинити следећи пут, ако је било ко од њихових гостију био заинтересован да се више укључи у организацију и ако су уопште уживали у њима. Ове драгоцене информације могу вам осигурати да ваши догађаји буду ефикаснији у будућности и да ваша организација може искористити нове могућности.
Најважније је да желите да увјерите своје волонтере да када се они овако добро и финансијски обавежу, искрено га цијените.
Срећни волонтери - посебно добро повезани и потенцијално богати срећни волонтери - су можда најбољи ресурс који можете имати као мала непрофитна организација. Ако се према њима односите мудро и добро, нећете имати само помоћ која вам је потребна да испланирате и изведете сјајан догађај, већ ћете моћи да повећате прикупљање средстава на следећи ниво.
