Пре неколико недеља, мој пријатељ и ја смо разговарали о нашем заједничком презиру због састанака, а она је рекла, „Само се осећам као да водимо исти и поновни разговор. Кад се не изврше правилно, могу бити такви гориоци времена. "
Не бих се могао више сложити. На претходним пословима, када би се позивница за календар појавила у мом претинацу, често бих одавала гласан уздах (што је увек одлично у отвореном канцеларијском окружењу). Тада бих провео драгоцено време покушавајући да смислим како да то не прихватим.
Не кажем да су сви састанци безвредни. Неки су апсолутно, руке су потребне. А понекад су они једини начин да се ствари заврше. Али такође верујем да постоји простор да будемо невероватно ефикаснији постављајући себи ова три питања пре сваког.
1. Коме треба бити овде?
Савет: Вероватно нема толико људи колико мислите. Кључно је бити свестан кога тражите да будете тамо, тако да можете гарантовати да је то што продуктивније и смисленије за све стране. Нико не би смио размишљати, "Па, то је био огроман губитак мог времена."
Зато што тај осећај није добар за појединца, групу или компанију. Замислите сав посао који би се могао обавити ако бисте у соби имали само четверо људи умјесто 10. За време од 60 минута, то је још шест сати које бисте могли потрошити радећи посао.
На пример, рецимо да размишљате о новом логотипу фирме. Графички дизајнер је ту да осигура да разуме визију. Директор брендирања је ту да се увери да се придржава смерница компаније. Али да ли вам треба руководилац за људске ресурсе јер она поставља логотип на свако објављивање посла? Јок. Након што је финализиран, можете од ње тражити да пребаци старо за ново. За сада, оставите је - има посла!
Ако нисте организатор, требало би да процените да ли је ваше присуство битно. Понекад вас сарадници позивају само зато што мисле да желите бити тамо. Али можете одбити ако мислите да је то прикладно (тј. Ако немате појма шта бисте допринели или сте само презапослени).
У таквим ситуацијама кажем нешто, "Здраво. Мислим да ће то моћи сама да реши. Ако постоји неки конкретан разлог због којег бисте желели да будем присутан, јавите ми! "
А онда искористите тај бесплатни сат и вратите се на млевење.
2. Који су циљеви?
Шта тачно покушаваш да постигнеш? Претходно је идентификовање циљева. Може вас држати на задатку и помоћи у обликовању читавог разговора. У супротном, можете сести тамо и разгледати се 45 минута о томе како Леонард увек пева пјесму о Титаницу . (Позива ме и ја сваки пут. Никад не пусти, Јацк!)
„Ефикасна агенда поставља јасна очекивања о ономе што се треба догодити пре и током састанка“, објашњава Рогер Сцхварз, аутор „ Смарт Леадерс-а“, паметнији тимови: како се ви и ваш тим не можете бавити резултатима.
„Помаже члановима тима да се припреме, паметно распореди време, брзо све позове на исту тему и идентификује када је дискусија завршена. Ако се проблеми и даље појаве током састанка, добро осмишљен дневни ред повећава способност тима да их ефикасно и брзо реши “, каже Сцхварз.
Можда само желите да сви обезбеде ажурирања статуса о пројектима са приоритетним приоритетом. Или морате донети одлуку - данас - о томе који ће менаџер налога бити додељен огромном, новом клијенту.
Замислите одредиште и стигните тамо. (Такође, корисно је ако своје планове поделите са осталим полазницима, тако да они знају шта могу да очекују и ако нешто унапред морају да ураде.)
И ево савета: Ако не можете да одговорите на точан разлог састанка, молим вас, због љубави према свим чоколадним стварима, откажите .
3. Шта је потребно да се припремим?
Бивши мој колега је спречавао време да се припреми за сусрете са другим људима и увек бих се питао зашто. А онда сам присуствовао гомили где сам или потпуно заборавио о чему смо разговарали прошли пут и морао сам да урадим преиспитивање, или нисам (срамотно) завршио акцију. У свим тим случајевима на крају смо морали да уложимо више времена на свој распоред.
Да бисте били сигурни да се то не догађа, морате се показати припремљени. Можда је преглед белешки са прошлонедељног заседања, тако да је свеж у вашем уму. Или је можда састављање листе разговора и одговора који су вам потребни. Шта год да је, одвојите време за то. Вратиће се велико време.
Као пример, надгледам програм вршњачког образовања свог одељења и напорно радим на његовом преобликовању. За две недеље имаћу један-на-један са супервизором да разговарам о својим предлозима. Прикупљао сам повратне информације од студената и састављао своје мисли, а следећи корак је да нацртам структуру и временски оквир на папиру.
Ако јој се приближим празних руку, вероватно ћемо само потрошити време одбацујући идеје једни од других, што сам по себи није нужно лоше , али такође ми не помаже да напредујем.
Обећавам вам - волим да радим с људима. Али један од мојих главних проблема са љубимцима је неефикасност, нарочито када је то лако спречити. Ако вам је распоред мало препуно испуњен, или ако сваки пут када се сретнете имате повратне информације о чекању да звоно зазвони у средњој школи, можда је време да направите корак уназад и започните себи да постављате ова питања.
И хеј - ако имате још оваквих питања која постављате себи, јавите ми шта су они на Твиттеру!
