Прошлог месеца сам понудио три савета за боље управљање пројектима, укључујући како правилно делегирати, како најбоље искористити алате и како смислено затворити свој пројекат. Али, управљање пројектима представља толико јединствених изазова, са огромним пољем истраживања које непрекидно представља нове приступе и перспективе, тако да нисам могао да не потражим још неколико савета.
Ови савети се фокусирају на проактивно управљање неколико ствари које могу да вам се прикраде и униште ваш успех. Понекад се осећа као да мали демонски неуспеси вребају у сваком кутку, чекајући да вам пруже добар „готцха!“ Ево како ће управљање ризиком, управљање променама и управљање опсегом побољшати ваше шансе за успех.
1. Обратите пажњу на своје ризике
Ризик је претња која се тек треба реализовати, а прво што можете да спречите да се материјализује је једноставно знати да постоји. Ако развијате нову апликацију коју купци могу да користе за плаћање рачуна, ризици могу да се крећу од мањег или умјереног (члан тима се преусмјерава, остављајући вам кратко запослено особље) до главног (промјене у прописима за мобилно плаћање захтијевају да користите потпуно другачију технологију). Не можете спречити да се сваки ризик догоди, али свеобухватан и промишљен опис било ког могућег ризика може вам помоћи да управљате могућношћу.
Током фазе планирања вашег пројекта, направите дневник ризика у којем можете пратити сваки ризик који може представљати изазов за вашу временску траку, буџет или вашу укупну способност да довршите пројекат. На мрежи је доступно много различитих предложака, али већина њих предлаже укључивање ризика, датума када је подигнут, вероватноће да ће се он догодити и тежине последица ако се догоди. Сваки ризик треба да има власника додељеног да га надгледа и, што је најважније, смислени скуп акција које се могу предузети да би се смањила шанса да се тај ризик догоди (ако такав постоји). На пример, ризик да сервер може да пропадне, проузрокујући губитак података људи, може бити мала вероватноћа, али велика озбиљност, испуњена планом ублажавања ради инсталирања резервног сервера. Иако је вероватноћа мала, утицај би био толико велик да би рани и сигурни кораци који би објаснили његову могућност били вредни трошкова и труда.
Имајте на уму да би ово требао бити документ који живи, дише, а нове ризике треба водити рачуна и пратити током настајања током пројекта.
2. Поставите основ за промену
Управљање пројектом нужно значи да нарушавате статус куо на неки начин. И није тајна да се многим људима чини промена, у најмању руку тешким. У белој књизи за Институт за управљање пројектима, консултантица Марге Цомбе расправља о концепту спремности на промене јер је и капитал - људски и други - организација спремна да се посвети промени и психолошкој вољи људи чија сарадња је потребна да спровести промену. Ако си не можете приуштити да извршите промену или ако су сви ваши радници постројени вани са знаковима протеста, очигледно нисте у могућности да напредујете.
Па шта можете учинити да поставите основу за промену, било велику или малу? Опипљиви аспекти управљања променама су мало лакши за решавање. Ако је јасно да немате новца, опреме или технолошког капацитета да бисте обавили посао, то су ствари које морате одмах да решите.
То је културни и психолошки рад који захтева пажљивије извршавање. Ако су запослени или купци отпорни на промене, одвојите време да схватите зашто. Можда постоји неспоразум који можете отклонити или велики недостатак вашег плана који нисте размотрили. Тим свештеничког особља може да гунђа због преласка са обраде папирних образаца на електронске обрасце. Уместо да претпоставимо да је тим отпоран на промене, дискусија са њима о њиховим резервама могла би открити да електронски систем нема начина да обрађује изузетке, што ће на крају довести до дезорганизације и два одвојена процеса. Разумевање перспективе особља које би користило овај дан и из дана у дан може помоћи да се обезбеди да промена служи целој организацији.
Организације са људима који су отворени за промену и који разумеју промену и њену корист од њих много је вероватније да ће се промене одвијати неприметно од оних које држе људе у мраку.
3. Замислите опсег пузања као свог смртног непријатеља
Путање опсега - када параметри вашег пројекта постепено прелазе оригиналне границе које сте поставили - је чест продавац пројеката. А то је углавном зато што се често чини да има смисла проширити свој првобитни опсег. Можда ћете се ударити челом у тренутку "зашто нисам помислио на то" или ако сте убеђени од стране заинтересованих страна да ће додатно звоно или звиждање сваког дана уштедети радницима.
По правилу, немојте - понављам, не - уважавати се на те захтеве.
Наравно, понекад се захтеви мењају и можда је данас лакше променити игру него вратити се кад све буде речено и учињено. Али ови додаци се често сабирају и доводе вас директно у несретни универзум превеликог буџета и ван распореда.
Најбољи начин за спречавање пузања опсега је трошење више времена и енергије на предстојеће потребе за скупљањем, исцрпно интервјуујући оне са стручношћу и постављајући права питања како бисте били сигурни да вам ништа не недостаје. И у неизбежном случају који чините, пажљиво размотрите трошкове и користи промене вашег опсега. Ако је потребно, задржите текућу листу побољшања фазе две, коју можете поново прегледати након што се оригинални пројекат одмакне од темеља.
Толико да добијете жељене резултате на временској траци можете пратити као проактиван. Оспособите себе да осети проблем пре него што се појави, и да осетите пузање обима пре него што вас пошаљу кроз црвоточну рупу. Нећете мислити на све, али предвиђање сваког дана надмаши поглед из вида.
