Ево не сасвим нереалне ситуације: Замислите да управљање директоријом поште у посљедње вријеме одузима толико времена и енергије да се почињете осјећати као да би то тако требало бити. Ти трикови са е-маилом које видите на мрежи никад се не односе на вашу ситуацију јер писци не могу никако да разумеју заплетене детаље вашег одређеног посла или одговорности које долазе са њим.
Ако вам ово звучи познато, постоји вјероватноћа да вам недостаје потпора како сте добили е-пошту изван контроле. Заправо, могуће је да је претинац пристигле поште у потпуном режиму мучнине, а сами себе оптужујете за неискреност када бисте могли у потпуности избећи проблем. Прочитајте за неке знакове да нисте сами у својим борбама, као и начине како да их поправите!
Запамтите: можете да преузмете контролу.
1. Добијате више адреса е-поште него на које можете одговорити
Зашто се сваки пут када одговорите на једну поруку појави 10 више? У прошлости сте провели сате у време док сте прошли и одговарали, само да бисте заостајали за стварним акцијским ставкама на својој листи обавеза и чекали на вашу пажњу. Не постоји здрава равнотежа између останка у току и, добро, склоних свега осталог у вашем животу. Можда ваш однос са примљеним сандучићем једноставно није онакав какав је некада био.
Зашто се ово догађа
Својим е-маиловима поступате као да сви имају једнаку тежину. Можда имате политику првог уласка, где одговарате на све што се дуго чекало на ваш одговор и радите свој пут до данас. Или можда имате последњу, прву прилику, где кренете од врха и крећете се према доле.
Како то поправити
Време је да почнете приоритетно постављати поруке по хитности. Поставите себи ова питања сваки пут када примите ново:
- Да ли је то хитно?
- Постоје ли други људи који су боље опремљени за то?
- Да ли је потребан одговор?
- Да ли је то одговор који често дајете?
Ако није хитно, сачувајте га за касније. Не касније за ТБД, већ о стварном времену које одредите сваки дан да бисте прошли кроз инбок. Ако је хитно, али има пуно људи који су боље опремљени да одговоре - дајте им неколико минута и погледајте да ли неко од њих ради. Ако није потребан одговор: Не одговарајте. И на крају, ако се ради о одговору који често дајете, размислите о употреби функције као што су Цаннед Респонсес на Гмаил-у или о стварању докумената који све ваше шаблоне има на једном месту.
2. Добијате превише начина за билтен
Сваког се јутра пробудите с тоном непрочитаних порука, укључујући не мање од 30 различитих билтена (разбијање наслова! Продаја! Најбољи ресторани у околини! Новости о индустрији!). Лежите у кревету, очи се једва отварају и превлачите сваки појединачно директно у канту за смеће. Ово је неопходан део искуства, кажете сами. Пријавио сам се за ово и сада је ово цена коју морам платити.
Зашто се ово догађа
Схваћам: билтени су привлачни. Са толико сјајних изван себе, борите се да изаберете оно што је заиста драгоцено од онога што је једноставно интересантно . Сваки пут када пронађете ново дневно или недељно писмо које вам се чини заиста корисним, запитајте се да ли сте заиста сигурни пре него што предате златне кључеве у пристиглу пошту - и јесте. Дакле, претплатите се Али пре него што то сазнате, па чак и ако вам то не значи, претплата брзо постаје још једна у дугом низу ранојутарњих брисања.
Како то поправити
Спречите да се то деси тако што ћете се намерно одјавити. Сваки пут када се претплатите на нови билтен, приуштите себи пробну недељу. Ако вас крајем недеље не разбуђује отварање (или то још нисте учинили), одјавите претплату. Без питања. Знам на шта мислите: Ко има времена да све то уради? Са апликацијама попут Унролл.Ме (за билтене) и БокБе (за људе).
3. Често губите нити за е-пошту или их у потпуности заборавите
Радите са још пет колега на предстојећем пројекту, а неко је започео тему да смисли време састанка за следећу недељу. Узимајући у обзир све остале задатке на свом тањиру, сматрате да је у реду гурнути тај мали детаљ заказивања до касније - још боље, када је разговор развијенији и са чиме имате више посла. Неколико сати касније идете да потражите поруке, а њих више нема. Без обзира које термине за претраживање испробали.
Зашто се ово догађа
Две могућности: Ваша поштанска пошта је превише збијена или превише организовано. Говорим о људима који се или ослободе свега под сунцем или прикривају хиљаде и хиљаде непрочитаних порука. Свака е-пошта коју добијете - од шефа, комшије, партнера и баке - све ће бити протјерана у архиве или заувијек сјести у инбок.
Како то поправити
Време је да очистите примљене мапе. Одвојите један сат на један дан и посветите му само не сортирању порука. Можете: премјестити нити у мапе, користити ознаке, означити звјездицом све што вам је потребно да бисте се касније вратили, провјерите Боомеранг или испробајте било који од ових феноменалних алата. Не бирајте методу само ради одабира, већ одаберите онај за који знате да има смисла за вас. Можда ћете морати испробати неколико система пре него што нађете савршену опцију, али верујте ми, неколико сати проведених у томе уштедећете дуго тона.
Ако вам неки од ових сценарија звучи познато, то је у реду. Нормално је да се осећате као да вам поштанска пошта управља животом. Али то не значи да морате одустати. Уместо тога, почните да решавате проблем, пошаљите е-поштом док не будете поново у контроли.
Имате ли каквих трикова за управљање е-поштом које бих требао покушати да нису укључени? Твеет ме @цароклиу и јави ми!
