У идеалном случају вам је вријеме изван посла било (барем помало) опуштајуће. Али тај зен након годишњег одмора може отићи право кроз прозор након што сједнете и бавите се примљеним поштом и схватите да вас чека око милион порука.
Одговарање на е-поруке може бити стресно сваког дана, али још је горе када су се гомилали. И осећајући тај стрес, можете поставити циљ да их прођете што је брже могуће - само да направите једну од учесталих грешака у наставку.
Дакле, одвојите неколико минута да прочитате како можете да их избегнете: исплатиће се!
1. Приоритизирање времена одговора над квалитетом
Математички, одговорити што је брже могуће има смисла. Ако проведете минуту читајући е-пошту и минуту одговарања, проћи ћете кроз свој списак брже него ако пет минута проведете у читању и пет минута у одговору.
И иако сте у праву, ово није дан за интерну расправу између „Звучи добро!“ Насупрот „Слажем се“, ни ви не желите да отпустите брзи одговор.
„Звучи добро“ или „Слажем се“ раде подједнако добро ако вас је неко питао да ли вам се свиђа њихов план, али нема смисла ако су вам поставили одређено питање. Значи, вратићете им још један емаил - и они ће знати да нисте прочитали оно што су написали први пут.
Поправак
Ако имате странице е-поште које треба прећи и не могу обуздати жељу за одговором што пре, копирајте и залепите генерички одговор. Покушајте ово „Потрошит ћу данас хватајући е-пошту. Ако вам је потребан одговор пре 17х, пошаљите ми га е-поштом и јавите ми. "
Да, то је додатни корак, али ако је ваш циљ број један да се прво вратите свима, то ће вам омогућити, онда издахните и одвојите своје вријеме реагирајући.
2. Прослеђивање свега са "ФИИ"
У својој глави делите ажурирање статуса како би вам друга особа могла рећи шта даље. Али, у глави примаоца, кажете, ово се побринуло. Ви е-поштом приступате приступу „врућег кромпира“, претпостављајући да одговорност пада на онога ко га је задњи пут преузео - што значи да постоји добра могућност да комуницирате.
Због тога, како пише уредница музеја Јенни Маиер, "Свака појединачна порука е-поште треба да садржи следећи корак (чак и ако је то" одговор није потребан ")."
Када пошаљете е-пошту са врућим кромпиром, догодиће се једна од две ствари. Вратићете га одмах питањем (тако да је све што сте урадили дупликат). Или, што је још горе, неће рећи ништа, а ви ћете помислити да је друга особа та која слиједи.
Поправак
Послушајте Маиеров савет и осигурајте да поруке имају јасну намеру. Ако нешто шаљете само да бисте затворили петљу, то је апсолутно у реду да то кажете, или чак „за референцу“. Исписивање тачно онога што желите од друге особе приморава вас да прво будете јасни - што значи да ћете ухватите себе ако вам стварно треба да направите корак пре него што поделите свој напредак.
3. Одговарање у наредби у коју су стигли
Ваш план да одговорите обрнутим хронолошким редоследом је добронамеран: Прво желите да се вратите особи која је најдуже чекала. Међутим, није мудар план ако је ваш циљ да будете што ефикаснији.
Случај у ствари: Радио сам с неким ко је одлазио на двонедељни одмор, а када се вратио, прво је одговорио на своје најстарије мејлове. То је значило да је пратио моја питања и питао их да ли су разврстани - пре него што је видео каснији ланац где је његова тачка контакта решила та питања за мене.
„Јесте ли добили ово?“ И „Нема везе! Видјели сте! ”Е-поруке су биле непотребне, а ако вам је цијели циљ брзо надокнадити, не желите да губите вријеме на њих.
Поправак
Ово је сјајно време за ЛИФО: Ласт Ин, Фирст Оут приступ. Јер, као што објашњава шеф музеја музеја Алек Цавоулацос, „Ова техника је заснована на препуштању старих ствари да се баве собом“.
Другим речима, до тренутка када сте стигли на е-маил који је неко послао пре недељу дана, врло је могуће да су већ рјешавали све што су вас питали. И ако и даље желе вашу пажњу пре или касније, волим се кладити да су запазили датум повратка вашег ООО-а и послали праћење које је седело на врху вашег пристиглог поштара када сте се вратили.
Када гледате у недељу дана вредне поруке, ваше искушење би могло бити да се само зароните. Али ако размишљате о начину на који одговарате, избећи ћете честе грешке и уштедите се кад се морате вратити и одговорити на њих опет.
