Када вам се обрати да напишете препоручно писмо, требали бисте бити ласкави и надати се узбуђењем да помогнете свом сараднику или старом колеги. Међутим, овај сценарио такође може бити нервозан - на крају крајева, помажете у одлучивању нечије будућности! Како можете уклопити све њене сјајне квалитете на једну сићушну страницу? Шта ако не кажете праву ствар?
Зауставите се и удахните. Писање писма није ракетна наука, посебно ако се осећате позитивно према особи коју препоручујете. У данашњи дан написао сам пуно писама, чак сам их написао и директорима многих различитих компанија (да, руководиоци делегирају овај задатак), а успут сам научио неколико ствари које поједностављују поступак. Следите ове кораке како бисте написали писмо које ће помоћи колеги да се запосли.
1. Урадите своје позадинско истраживање
Писма препоруке могу се затражити из читавог низа разлога - конкурс за посао, номинација за доделу, пријем у школу или одбор и друго. Дакле, чак и ако знате све што треба знати о тренутној ситуацији кандидата, радној етици и прошлим успесима, још увек немате све потребне информације. Сазнајте зашто препоручитељ тражи од вас писмо и шта ће њени читаоци тражити у њему.
Пре него што почнете да пишете, обавезно питајте следеће:
Ова питања ће вам помоћи да усмерите садржај вашег писма и осигураћете да позиционирате кандидата за посао или награду на најбољи могући начин.
2. Слиједите формулу
Писма са препоруком требало би да се односе на три ствари: ваш однос са кандидатом, вашу оцену њеног рада и како се успоређује са другима са којима сте радили на сличним позицијама (ака, зашто се истиче). Дакле, док пишете, структуирајте писмо око тих области:
Објасните свој однос
Прво, објасните природу свог рада са кандидатом, на почетку писма. Ово може бити једноставна изјава у којој је детаљно приказано када сте радили с њом, колико дуго и у каквом својству. На пример: „Јане је била директор рачуна у мојој компанији од 2010. до 2013. године, где је била одговорна за планирање, развој и спровођење маркетиншке стратегије за пет наших највећих клијената. Као њен менаџер сведочио сам … "
Оцените Кандидат
Након што сте објаснили свој однос, следећи приоритет је процена рада вашег колеге. Ово би требало бити месо вашег писма, мада ће тачан садржај варирати у зависности од онога што јој препоручујете. На пример, ако знате да се позиција за коју аплицира у менаџменту, можда бисте желели да се усредсредите на то колико је добро радила у вашем тиму и на њену природну способност да буде сјајан вођа. Ако је позиција за коју се пријављује више техничка или можда писмена позиција, усредсредите се на њену способност жонглирања неколико пројеката одједном, истовремено пружајући резултате.
У сваком случају, желећете да објасните шта сте видели у њеном раду и указали на опипљиве резултате које је она произвела. Запамтите да је увек боље показати, а не рећи. Ако кажете да је у стању да развије и примењује софистицирану маркетиншку стратегију, укажите на ствари попут укупног маркетиншког буџета којим је управљала и процента повећања продајног тима током свог мандата. Било који бројеви или статистике на које се можете позивати помоћи ће вам да створите јасну слику онога што је, тачно, постигла.
Направите упоређивање за запечаћење понуде
Упоређивање кандидата са другим људима са којима сте радили може бити моћан начин да се пружи снажна препорука. Могло би се рећи да је неко „најефикаснији менаџер пројеката са којим сам икада радио“ или „један од прва три радника са којима сам икада управљао.“ Наравно, користите само изјаве у које заиста верујете!
Ово такође може бити начин да се размотри било каква забринутост коју би могао имати менаџер за запошљавање. На пример, ако препоручујете кандидата који је млад или који нема много искуства, рекавши да показује „зрелост и стратешко размишљање много изнад својих година и нивоа искуства“ може проћи дуг пут.
Ако је могуће, користите причу или анегдоту да бисте демонстрирали једно од горе наведених подручја. Лако је прочитати писмо и видети да кандидат има снажне карактеристике, али на крају то одбацити јер није било нечег изванредног или опипљивог по коме би се сећао ње. С друге стране, тешко је заборавити некога ко је очигледно утицао на њу и истинске везе са својим бившим колегама.
3. Укључите задња додира
Сада логистика: Прво, особа која сакупља и чита препоручна писма вероватно је заузета и има доста других страница за читање. Да бисте постигли што већи утицај, брзо држите писмо кратко (не више од једне странице) и тачно. У смислу тона, желите да будете формални и професионални, али и ентузијастични. Лагана препорука може бити и лоша, па припазите да саопштите колико вам се свиђа кандидат.
Користите образац ваше компаније и на дну наведите свој потпис и податке за контакт. Укључите датум, обратите се примаоцу по имену (ако је могуће) и завршите са изјавом о вашој спремности да даље расправљате о кандидату, попут, „Ако имате додатних питања, немојте се устручавати да ме позовете.“
Писма су само почетак различитих врста препорука које се од вас могу затражити, али ови кораци вам могу помоћи кроз било који облик. Без обзира да ли служите као референца бившег запосленог путем телефона или препоручујете колеги на ЛинкедИну, направите истраживање, следите формат и останите одушевљени. Ви (и ваш колега) требали бисте бити добри!
На крају, запамтите да ако вас колега пита за препоруку, утицали сте на њу и она ће вам бити заувек захвална ако јој помогнете на путу ка успеху. Процес писања писама може изгледати стресно, али заиста је част.
