Не волите ли само алате, пречице или хакове који вам помажу да брже или ефикасније радите ствари? Уосталом, ко жели да проведе више времена радећи било шта него што апсолутно треба?
У вези са тим, овде су три феноменалне кратице на радном месту које бисте требали знати - а сви нуде оквире који ће вам помоћи да будете концентрисани и тачно без обзира на шта радите.
1. ОХИО: Рукујте само једном
Колико пута отворите е-пошту само да бисте се вратили и прочитали? Можда три или четири пута?
То је супер непродуктиван посао, осим ако о томе не размишљате дубоко. С обзиром да стручњаци кажу да је само 20% наше поруке е-поште заправо од суштинског значаја за наше послове, додиривање више пута само погоршава ситуацију.
Уместо тога, ОХИО! Отворите га једном и учините нешто с њим. (Узгред, ово такође функционише за папирологију, долазну пошту или било шта друго.) Испробајте ове практичне савете компаније Геттинг Тхингс Гоне за ефикасније руковање е-поштом или папирном поштом.
- Не треба ти? Избриши то!
- Ако желите да га задржите, али не треба одмах да предузмете мере, забележите га.
- Ако можете одмах реаговати на то - размислите да поруке на које вам је потребно мање од две минуте до краја.
- За поруке са стварним радним садржајем мораћете да одредите приоритете и потрошите време на њих, поднесите их у фасциклу „радња“, а затим се вратите када будете спремни да фокусирате посао у тој области.
2. ФИОСП: Чињенице, питање, циљ, стратегија, план
Пре много година, ментор је поделио са мном овај поступак, и ја га све време користим за решавање проблема или решавање проблема. То ми је од велике помоћи у организовању мојих мисли и стварању плана акције заједно, било да радим на сопственом пројекту или са тимом.
Следећи пут кад се суочите са радном кризом коју требате решити што пре, покушајте са овим:
Чињеница
Започните с јасним чињеницама. Можда ћете бити у искушењу да пређете на претпоставке, запажања или мишљења, да скочите на решења или чак да окривите корен проблема. Али приликом решавања проблема, ваша решења морају бити уграђена у чињенице материје.
На пример, рецимо да покушавате да решите проблем клијента који није задовољан услугом позивног центра коју пружа ваша компанија. Ево чињеница:
Времена одговора у позивном центру трају на 60% позива који су одговорили у року од две минуте. Наш уговор каже да морамо одговорити на 80% позива у року од две минуте.
Питање
Једном када спустите чињенице о ствари, наведите проблем вођен чињеницама. Опет се држите подаље од кривице и сагледајте импликације чињеница:
Купац је преплављен притужбама радника на нашу услугу, што доводи у опасност наше будуће уговоре са њима. Уз то, неиспуњавање уговора кошта нашу компанију 1.000 долара глобе дневно.
објективан
Овде вам је јасно о чему се тачно ради ваш циљ. То ће помоћи да се утврде разлике између чињеница и циљева.
Наш циљ је да одговоримо на 80% свих позива у року од две минуте према уговору, да уклонимо тренутни заостатак и зауставимо новчане казне.
Стратегија
Сада одступите и погледате велику слику: како се проблеми уклапају у чињенице - и шта треба да буду исправни корективни поступци.
Наша стратегија је да поправимо лоше перформансе тако што ћемо обучити резервно особље, продужити сате позивног центра за два сата сваки дан ове недеље и, по потреби, упућивати позиве у добро обучени центар за препуњавање.
План
Једном када идентификујете своју стратегију, ово су тактички кораци које ћете предузети како бисте је имплементирали. Овде можете доделити задатке и временске рокове по потреби.
Управљање рачуном
- Прегледајте план корективних акција са купцем до затварања посла данас.
- Обезбедите клијентима ажурирања сваких 24 сата док се нивои услуга не наставе по стопи усаглашености.
Операције
- Подесите системе тако да данас могу да се примичу два додатна сата рада ЦОБ-а.
- До уторка позовите још три особља са пуним радним временом.
Правни
- Прегледати импликације неусклађеног уговора и проценити штету до данас.
Помоћу овог оквира можете брзо и лако прећи од главобоље до решења, водећи свој тим до продуктивнијег разговора око решавања дилема на радном месту.
3. БРАН: Предности, ризици, алтернативе, ништа
Не, овде не говоримо о житарицама! То је кратица кратица која ће вам помоћи да процените предности, недостатке и последице доношења одлуке.
На пример, реците да ваше одељење покушава да одлучи да ли ће или не запослити новог радника који ће му помоћи у кампањама друштвених медија.
Погледајмо БРАН.
Предности
- Повећајте утиске и свест о бренду стварајући доследно присуство у првих пет места одржавања друштвене мреже коју наша публика користи.
- Развијте нашу пошту.
- Повећајте приказе веб локација.
- Држите нас на водећој ивици тржишта друштвених медија.
Ризици
- Тешко је измерити РОИ у кампањама друштвених медија. Како ћемо знати да ли ради?
- Додаје број главе и трошкове повезане са новим најамом.
- Нисте сигурни да ли ће друштвена марка допринети порасту купаца или прихода.
Алтернатива
- Доделите друштвене медије постојећим запосленима у мањем обиму и мере резултате.
- Нађите нискобуџетну стажисту која ће концепт доказати преко лета.
- Поделите трошкове менаџера друштвених медија са другим одељењима у организацији.
Ништа
- Наставите статус куо тренутним маркетиншким напорима, немојте додавати број глава и опсег и не правите измене да бисте повећали део друштвених медија.
Запамтите, увек имате могућност да не радите ништа. Понекад је „још увек“ довољно добар одговор док не прикупите више информација, више финансирања или јасније изјаве о бенефицијама.
Радно место често може бити сложено, али коришћење оквира и алата може вам помоћи да искочите део те сложености - и дођите до решења и одлука које боље служе вама и вашем раду!
