31 савета како да е-пошта мање сиса - музика

Е-пошта: Волимо га, мрзимо га, волимо да га мрзимо. Али пошто ускоро ускоро не иде никуда, ту смо да вам помогнемо да најбоље искористите то.

Од савета за напајање преко претрпане мапе пристиглих порука до стратегија које ће вам помоћи да их донесете мање, до паметних начина како да е-маил поруке које шаљете имају велики утицај, имамо све што вам је потребно да претворите претинац у мапу комуникациона снага.

Ако желите: Држите пристиглу пошту чистом

1. Најлакши начин да се заустави добијање толико много мејлова јесте да се претплатите на оне десетине билтена које сте на неки начин намеравали да прочитате - али заиста никада не. Унролл.ме је апсолутно најлакши начин да идентификујете оне дојиље у примљеној пошти - и масовно се одјавите.

2. Ако појединцима добијате много нежељене поште, можете испробати и БокБе. БокБе користи оно што назива персонализованом „Листом гостију“ како би осигурао да добијате е-пошту од особа које су вам важне, док истовремено приказује поруке од било кога другог у посебну „Листу чекања“. Свако ко није на вашој листи гостију ће добити захтев да потврдите њихову поруку пре него што је достављена у вашу пошту.

3. Покушајте са аутоматским одговарањем путем е-поште - и то не само када сте изван канцеларије. Ваш аутоматски одговор не мора бити дуг или детаљан, али брза порука „Здраво, примила сам вашу е-пошту и јавит ћемо вам се кад будем могла!“ Порука може да спречи да нестрпљиви даброви пре слања следећих е-порука пре имао си прилику да одговори. Ево како да га подесите.

4. Одуприте нагону да одговорите на сваки прави начин путем е-поште. Као што Алекандра Франзен објашњава, „многи„ хитни “мејлови теже су да се реше без ваше помоћи. Одабиром да тренутно не одговорите, обучавате људе да буду самопоузданији - док стварате разумна, реална очекивања о томе колико ћете брзо моћи да одговорите. "

5. Спречите праћење е-поште тако што ћете завршавати поруке јасним упутствима уместо питања. Уместо да кажете: „Да ли би требало да се поново повежемо следеће недеље?“ Покушајте, „назват ћу вас у уторак ујутро да се поново повежете.“ Ако то не успе, ваш прималац ће вас обавестити - али у супротном, спречили сте непотребан напред-назад.

Ако желите: Смањите време у којем трошите е-поштом

1. Желите да е-поруке буду кратке и продуктивне? Посветите се да сваку поруку направите у пет реченица - или мање. Постоји чак и сајт који је направљен да помогне: Фиве.сентенц.ес! Као што је објашњено, „Одговарајте са свим одговорима путем е-поште као СМС текстуалним порукама користећи задати број слова по одговору. Будући да је претешко бројати слова, уместо тога рачунамо и реченице. “Потребан вам је савет да ствари буду кратке, али и даље пристојне? Еллиотт Белл има неколико сјајних савјета.

2. Ако вам се стално и изнова шаље е-пошта са истим порукама, сачувајте предлошке у мапи скице (ево њих 27 за почетак) или искористите Гмаил лабораторијску опцију „Цаннед Респонсес“ која вам омогућава да сачувате било који број одговора и лако их убаците. у ваше имејлове. (Погледајте како да га подесите, љубазношћу Гадгетвисеа.)

3. Пошаљите пуно имејлова са свог телефона? Испробајте аутоматски текст, алат који вам омогућава да унесете прилагођену скраћеницу која се затим шири у потпуно замућење текста. На пример, куцање „рл8“ може се проширити на „Ја касним“, што је прикладно када трчите на састанак. (Ево како да га подесите.)

4. Ако ваш посао не захтијева да одмах одговорите на е-поруке, подесите само неколико пута сваког дана да провјеравате пошту. Ово време може бити сваки дан другачије, оно мора бити намерно (на пример, данас ћу издвојити од 9-10 ујутро да прођем кроз инбок, а затим ћу га поново погледати од 4-5).

5. Додајте две ознаке (или филтере у Гмаил-у) у примљену пошту: „брзи одговор“ и „захтева усмерено време“. Када знате да имате солидан блок непрекидног времена, почните са отварањем фокусиране мапе са временом и одлучите које ћете највише користити треба да се позабавимо И следећи пут када вам буде потребно неколико минута док чекате аутобус или у реду за кафу, отворите директоријум „брзог одговора“ уместо да проверите Инстаграм.

6. Подесите своју е-пошту тако да се након што решите са једном е-поштом и пошаљете је или обришете, преусмерите директно на следећу у примљену пошту, уместо назад на листу е-порука. (За Гмаил, то можете учинити путем опције Ауто-Адванце у Гмаил лабораторијама.) Ово смањује сваки пут кад бисте потрошили одлучујући на коју поруку да обратите пажњу следећим!

7. Морате да прођете кроз хрпу е-поште у кратком временском периоду? Покушајте са игром е-поште, која вам даје пет минута да прођете кроз што више е-порука и награди вас бодовима. Такође се фокусира на решавање 10-20 порука е-поште одједном, чинећи вашу примљену битку осећајем веће величине залогаја.

Ако желите: Организирајте пошту

1. Не чувајте све своје поруке е-поште у пристиглој пошти - било да их обришете, архивирајте или их архивирајте након што се њима поступа. Студија из 2011. године са Принцетоновог института за неурознаност утврдила је да "када вам је окружење препуно, хаос ограничава вашу способност фокусирања." То се односи и на ваше виртуелно окружење; што више е-порука можете видети - чак и оне које више нису важне - више времена ће ваш мозак подсвесно провести размишљајући о њима.

2. За људе који не воле спискове обавеза, лако решење (или тако мисле) је да користе своју поштанску пошту као једну. Али за истинске задатке, попут „Креирајте предлог за новог клијента“ или „Наплатите канцеларијску службу“, време је да пронађете систем спискова обавеза који ради за вас. Ако користите претинац за примање као листу обавеза, своје време стављате у руке других људи - са сваком новом е-поштом стиже нови задатак, без обзира да ли вам се свиђа или не. Али, када морате свесно да додате задатак на своју листу обавеза, шанса је да одредите да ли би то заиста требало да радите сада, уместо другог посла.

3. Можете да користите Гмаил да бисте неке е-поруке аутоматски прескочили примљене мапе. На пример, ако аутоматски платите рачун за каблове, можете га аутоматски архивирати и додати ознаку „Финансијски“. Нећете га никада морати видети, али ако вам треба, знате где да га пронађете. Када смо већ код проналажења ствари …

4. Пре него што пошаљете било који емаил, прочитајте га ради претраживања. Шта бисте тражили да бисте касније пронашли овај емаил? Да ли су те речи у имејлу? Можда ћете желети да промените „Биљешке са састанка са Џеком“ у „Биљешке из сусрета августа са Јацком Смитхом из Амазона“.

5. У ствари, постоје команде за претраживање које много лакше и лакше проналазе стари е-маил. Ево прилога о томе како пронаћи било који е-маил по теми, теми, пошиљаоцу и још много тога.

Ако желите: Направите хладњак у Инбок Ваи

1. Да ли сте икада пожелели да у поштанску пошту стављате лепљиве белешке? Прикладно назван Нотес Фор Гмаил омогућава вам да причвршћујете белешке и ознаке на било коју поруку е-поште - закачите белешке на нит е-поште, на врху приказа својих е-порука или заиста било где другде у примљеној пошти.

2. Гмаил додатак Извештавач је сан мреже: Додатак приказује информације о друштвеним мрежама ваших контаката унутар вашег примљеног сандучета, тако да можете да се повежете с њима на ЛинкедИн, Фацебооку и Твиттеру, а да не напустите Гмаил. Такође можете видети листу непотпуних е-порука са њих и снимити приватне белешке које ћете приложити на њихове адресе на вашем налогу.

3. Попут Гмаил-а на стероидима, Гмелиус је проширење прегледача за Цхроме, Фирефок и Опера које углавном појачава ваше Гмаил искуство са свиме, од очишћеног интерфејса (нема више реклама!) До могућности да блокира следиоце е-поште како би заштитили вашу приватност. Још једна омиљена функција је аутоматско дугме „Откажи претплату“ које замењује Гмаил-ово дугме „Нежељена пошта“ кад год Гмелиус открије списак поштанских адреса.

4. Знате оне поруке е-поште за које знате да нећете стићи касније, али се плашите да ћете заборавити? Додатак Боомеранг, који је тренутно доступан за Гмаил и Оутлоок, савршен је за бављење њима. Можете заказати адресу е-поште да нестане и да се вратите касније - када будете спремни да се с њом позабавите - оставивши долазну пошту јаснијом до тада. Боомеранг вам такође омогућава да закажете е-пошту која ће вам бити послана касније и подесите понављајуће поруке е-поште.

5. Погледајте Гмаил лабораторије - што вам омогућава испробавање додатних функција за Гмаил као што је „поништи слање“ и гледање календара директно у примљено. Идите у Гмаил подешавања, а затим кликните на „Лабс“ да бисте започели.

6. Да ли сте потписали или послали пуно докумената и уговора? Хеллосигн за Гмаил омогућава вам да потпишете документе и попуњавате обрасце без напуштања пристигле поште - прави спасилачки живот за оне који мрзе скенере, штампаче и факс машине.

Ако желите: Прочитајте своје е-поруке

1. Учини првих 50 знакова сваке поруке што је могуће сажетијим и ефикаснијим, каже Фаст Цомпани . Примамљив отварач чини много вероватнијим да ће га примаоци стално читати.

2. Дуги блокови текста изгледају застрашујуће за читање, па размислите о томе како да овај текст учините читљивијим. Користите метке, листе, подебљане кратке одломке и кратке, лако скидљиве. Имате проблема са сечењем? То би могао бити знак да се превише трудиш да покријеш.

3. Ако у вашој е-пошти наилазите на више од једне тачке или постављате више питања, осигурајте да се те ставке издвоје од остатка прилога тако што ћете их ставити подебљаним, истакнути или их поредити у листићима са табацима. Контраст природно привлачи поглед примаоца према месу поруке (део који им не можете приуштити!).

4. Било која питања поставите што је могуће конкретније. „Шта мислите о предлогу?“ Није добро питање. "Можемо ли наставити са предлогом продавца од 20.000 долара до петка?"

5. Надате се да ћете ухватити шефа или неког важног за мање прометни дан, али не знате његов или њен распоред? Избегавајте слање е-поште у уторак и четвртак. То су дани пристигле поште људи са највећом количином, и не желите да се ваша важна порука изгуби у мору билтена, понуда и друге преписке.

6. Нека ваш број тема буде ствар - нешто што примаоцу даје јасну представу о томе шта ће бити у поруци е-поште. (Бонус: Ово ће вам такође помоћи да лако потражите поруку у пристиглој пошти ако ваш прималац позове да разговара, а не да се враћа преко е-поште.)

7. Истраживачи из Царнегие Меллон открили су да најефикаснија порука е-поште садржи теме које привлаче једну од две ствари: радозналост (сјајно ако се бавите маркетингом) или корисност (вероватно најбоља за све нас). једноминутни видео да бисте сазнали више.

8. Желите заиста бити сигурни да ће ваше поруке бити прочитане? Цхроме проширење МаилТрацк омогућава вам да видите да ли су људи и када читали ваше поруке е-поште. А ако приметите да тамо сједи непрочитано? Погледајте ове савете за праћење правог пута.