Док сви користе е-пошту за барем неке пословне комуникације сваког месеца, неки од нас ће користити е-пошту као дневни алат за обављање нашег професионалног рада. Користићемо е-пошту како бисмо комуницирали са клијентима, колегама, надређенима и могућим новим запослењем или могућим новим послодавцима. И да, ови људи ће нас судити нашом способношћу да израђују јасну и професионалну писану поруку.
Етикуетте за е-пошту, или 'нетикуетте', је у току 27 година Ворлд Виде Веба. Нетикуетте је скуп широко прихваћених смјерница како показати поштовање и компетентност у вашој е-пошти. Нажалост, постоје људи који никада нису узео времена да науче е-пошту за пословне поставке. Још горе: постоје људи који збуњују е-пошту са слободним и неформалним стилом размене текстуалних порука.
Немојте дозволити лоше дизајнираној е-пошти да убије ваш кредибилитет код купца или надређеног или потенцијалног послодавца. Ево правила е-поште за е-пошту која ће вам добро служити и спасити вам непријатност на радном месту.
01 од 10Унесите е-маил адресу као последњу ствар коју сте послали прије слања.
Ово изгледа контра-интуитивно, али ово је одличан облик. Сачекајте до краја вашег писања и лекторирања пре него што додате е-адресу (е-адресе) у наслов заглавља е-поште. Ова техника ће вам уштедети срамоту случајног слања поруке пребрзо пре него што завршите са садржајем и лектирањем.
Ово је посебно важно за дужи е-маил који има осетљив садржај, као што је подношење апликације за посао, одговарање на питање купца или комуницирање лоших вијести са вашим тимом. У овим случајевима одлагање адресе е-поште додаје сигурност када вам треба неко време да се одвојите од е-поште да бисте сакупили своје мисли и увео своје речи у своје ум.
Ако одговарате на е-пошту и сматрате да садржај има осетљивости, онда привремено бришите адресу е-поште примаоца све док не будете спремни за слање, а затим додајте адресу назад. Алтернативно, можете да исеците и прикажете адресу е-поште примаоца у датотеку Нотепад или страницу ОнеНоте, напишите е-пошту, а затим вратите е-адресу назад.
Верујте нам на ово: празна адреса е-поште приликом писања ће вам уштедети значајну жалост једног дана!
02 од 10Троструко проверите да ли пошаљете е-поруку тачној особи.
Ово је посебно важно ако радите у великој компанији или државном одјељењу. Када шаљете осетљиву е-пошту на 'Мике' или 'Хеатхер' или 'Мохаммед', ваш е-поштни софтвер ће желети да предвиди пуну адресу за вас. Популарна имена као што су ова ће имати много резултата у адресару ваше компаније, а ви бисте случајно могли да пошаљете касније вашег потпредседника или поверљив одговор људима који су урачунали у рачуноводство.
Захваљујући горе наведеном правилнику нетикуетте # 1, оставили сте адресирање до краја, тако да трострука провера адресе е-поште примаоца треба да иде глатко као последњи корак пре слања!
03 од 10Избегавајте 'одговор на све', нарочито у великој компанији.
Када примите емитовање послато на десетине људи, паметно је само одговорити на пошиљаоца. Ово је посебно тачно ако је компанија емитована са великим листама дистрибуције.
На пример: генерални менаџер емитује целу компанију о паркирању на југу земље и тражи од људи да поштују бројане и додељене штандове које плаћају запослени. Ако кликнете на "одговор на све" и почнете да се жалите да други запослени посеже на ваше лично возило и гребају боју, могли бисте да повредите напредовање у каријери тако што ћете постати компанија схмуцк.
Нико не жели да прими поруке које се не односе на њих. Штавише, нико не цени да се жали на групу или да саслуша вашу личну грешку емитовану у формату емитовања.
Избегавајте ову грешку и користите индивидуални одговор пошиљаоцу као подразумевану акцију. Дефинитивно види и Правило # 9 испод.
04 од 10Користите професионалне поздраве уместо колоквијалних израза.
Најбољи начин за покретање професионалног е-поште је нека верзија следећег:
1. Добар дан, госпођо Цхандра.2. Здраво, пројектни тим и волонтери.3. Здраво, Јеннифер.4. Добро јутро, Патрицк.НЕ, под било којим околностима, користите следеће да покренете професионалну е-пошту:
1. Хеј,2. Суп, тим!3. Здраво, Јен.4. Морнин, Пат. Колоквијални изрази попут 'хеј', 'ио', 'суп' могу изгледати пријатни и топли за вас, али они заправо еродирају веродостојност у пословном окружењу. Иако свакако можете да користите ове колоквијализме у разговору када имате поверљиви однос са другом особом, лоша је идеја да користите ове речи у пословном е-поштом. Поред тога, лоша је форма за прављење пречица, попут "морнин". Врло лоша форма је скраћивање нечијег имена (Јеннифер -> Јен), осим ако вам је то особа изричито тражила да то учините. Као и код било каквих интелигентних пословних комуникација, паметно је погрешити на страни сувише формалног и показати да верујете у етикету и поштовање. И заиста, вашу репутацију лако разрушава лоша граматика, лоше правопис и лоше одабране речи. Замислите како ће ваш професионализам погодити ако случајно пошаљете ' Мораш да провериш своје Мет , Ала 'када сте стварно мислили да кажете' морате провјерити своју математику, Алма ' . Или ако кажете ' Могу да урадим интервју сутра "кад си мислио" Сутра могу обавити интервју '. Лектира сваки е-маил који шаљете; урадите то као да ваш професионални углед зависи од тога. Линија предмета је и наслов за комуникацију и начин сумирања и означавања вашег е-поште, тако да се лако може наћи касније. Требало би јасно резимирати садржај и било коју жељену акцију. На примјер, насловна линија: "кафа" није врло јасна. Уместо тога, покушајте "Жељене особље кафе: потребан је ваш одговор" Као други пример, насловна реч 'Ваш захтев"сувише нејасан. Уместо тога, покушајте јаснију тему:Ваш захтев за паркирање: потребно је више детаља '. Може бити одушевљено додати модерне фонтове и боје фонтовима у вашу е-пошту како би вам помогао, али боље је да користите црне Ариал или Тимес Нев Роман црне пиратски или 10-пт. Сличне варијанте попут Тахома или Цалибри су у реду. И ако скрећете пажњу на одређену фразу или метак, тада црвено мастило или болд фонт може бити од помоћи у модерацији. Проблем је у томе што ваши е-маилови постају неповерљиви и дефоцусед или почните да преносите опуштен или омаловажавајући став с ваше стране. У свијету бизниса, људи желе комуникацију поузданим и јасним и кратким, не декоративним и одвраћањем пажње. Е-пошта увек не успева да пренесе вокални нагиб и језик тела. Оно што мислите да је директно и директно, можда ће се појавити као оштро и значило када буде стављено у вашу е-пошту. Не користећи ријечи "молим" и "хвала", узрокује негативне подтокове. А оно што сматрате шаљивом и светлошћу, може се пренети као наклоност и груба. Давање поштованог тона и пријатног понашања у електронској пошти траје праксу и пуно искуства. Помаже када прочитате е-пошту гласно за себе, или чак и неког другог пре него што га пошаљете. Ако се нешто о емаил-у чини здраво или грубом, онда га поново преписите. Ако сте и даље заглављени како пренети тон нечега у е-пошти, онда озбиљно размислите о подизању телефона и достави поруку као разговор. Запамтите: емаил је заувек, и када пошаљете ту поруку, никада га не можете повући. Уистину, емаил је заувек. Може се проследити стотинама људи у року од неколико секунди. Може бити позван од стране органа за спровођење закона и пореских ревизора уколико би икада била истрага. Чак може и да се уврсти у вијести или социјалне медије. Ово је широка и застрашујућа одговорност, али то је једна од којих сви рамена: оно што пишете путем е-поште може лако постати јавно знање. Изабрите своје речи пажљиво, и ако мислите да постоји шанса да вас може угризати, онда озбиљно размислите да не шаљете поруку уопште. Снага масти као што су "хвала" и "молим" немерљиве су. Такође, додатних неколико секунди за укључивање вашег блока професионалног потписа говори о количини пажње о детаљима и да преузимате власништво над вашим комуникацијама жигосањем вашег имена и контакт информација. Свака порука лектира као да вам је професионална репутација зависила.
Концизна и јасна тема ће постићи чуда (и помоћи ће вам да прочитате).
Користите само два класична фонта: Ариал и Тимес Роман варијанте, са црним мастилом.
Избегавајте сарказам и негативне / сноотине тонове, по сваку цену.
Претпоставимо да ће свет прочитати вашу е-пошту, па тако планирати.
Увек завршите са кратким класичним "хвала" и блоком потписа.
