У времену када су апликације за продуктивност и мултитаскинг ново нормално, људи се често питају шта је мој „тајни сос“ за толико много посла. Иако бескрајни напорни напори могу створити чврстину, то такође може довести до изгарања - најпродуктивнији радници на свету нису они који раде 18-сатне дане и хвале се с њима у петак увече.
Ако желите да постанете веома продуктивна особа, на послу или у животу, могу вам препоручити само једно: Научите да делегирате. Моћ није само у искрцавању задатака, већ у добијању моћи да одаберете шта је - а шта није - вредно вашег времена.
Ова епифанија ми је дошла док сам била на факултету, где ми је коришћење виртуелних асистената омогућило да доделим аспекте моје мале интернетске компаније истовремено истовремено похађајући делове посла у којима сам заиста уживао. Саставила сам списак свих ствари које сам волела да радим или сам знала да треба да радим сама, а остатак сам одредила. Био сам упецан!
Заправо у то толико верујем да сам оснивач и извршни директор компаније Зиртуал, компаније која повезује заузете људе са виртуелним помоћницима. Надам се да ћете - чак и ако делегирање делује застрашујуће или непознато - врло брзо открити да је то брз пут ка повратку ономе што највише волите!
1. Учините ствари опипљивим
Наведите своје циљеве, циљеве и очекиване исходе по дану, недељи, месецу и кварталу. То ће вам дати представу о изазовима са којима се суочавате ви и ваш тим и на крају о циљевима свеукупне организације.
Искрцавање листе обавеза више је него што олакшава терет. Делегација говори о оснаживању јер пружа свом тиму прилику да се развија као индивидуални лидер - на исти начин на који вам омогућава да будете снажнији менаџер.
Као и у школи, и пословање има своје формалности: одређени пројекти морају се довршити на специфичне начине. Као снажни лидер можете задржати исту формалност а да вас не сматрају микроманагерима. Једна од опција је заказивање седмичних приватних састанака један на један како би се расправљало о дневном реду, циљевима и напретку у недељи. Још једна је креирање смерница како очекујете да изгледа готов пројекат. Иако дефинитивно можете укључити предложене кораке, нека запосленици пронађу своје властите методе како то остварити.
За менаџере који се боје делегације, ово ће вам пружити прилику да пажљиво надгледате пројекте, а истовремено вашем тиму даје простор за управљање сопственим задацима.
2. Не заборавите да је делегација без поверења чување деце
Када неком запосленом доделите задатак, важно је да се стави време на то да се он или она поставе за успех како не би дошло до управљања микроапаратима. Људи ће се поставити на захтеве задатка ако им пружите прилику да то ураде. Ако вас предаја важног задатка (и биће ако је то онај на коме сте лично радили), почните полако. Прво доделите део задатка или започните с мањом одговорношћу. Једном када видите да је ваш запослени способан - а он сигурно јесте - осетит ћете се угодније предати га више.
Препустите се идеји да можете све - не можете. Узмите ово као тест понизности и прихватите чињеницу да не можете успешно управљати тимом без преоптерећења. Менаџмент се често назива и чувањем канцеларије, али то је апсолутно у вашој контроли, а први корак трансформације у истинског вођу је додељивање одговорности.
3. Освојите свој страх
Страх од делегирања показује се на много начина. Омањивање мисли попут „Ја то могу и сам боље“ или „Не могу да пропаднем“, или „Не желим да зависим ни од кога другог“, или „не могу да им верујем“, ометаће ваше способности да то урадите правилно. Прихватање ће вас оснажити, дати вам душевни мир, омогућити вам да видите већу слику и припремити вас да савладате.
Најбржи начин за превазилажење таквих страхова је процена повратка. Није да ли можете самостално довршити задатак (ако сте заиста хтјели, могли бисте). Али запитајте се: колики је повраћај улагања тако што ћете то учинити? Запамтите, постоји разлика између тога што радите боље и то радите другачије. Често пута, готови производ није оно што бисте произвели, али то не значи да није једнако добар или ефикасан.
Усредсредите своју личну енергију и пажњу на задатке са високим приносима: стратегију, ново запошљавање, партнерство или организациону структуру. Дошли сте до овог нивоа тако што верујете себи и другима који вам верују. Ослободите свој распоред да бисте присуствовали овим питањима високог нивоа, верујући да ће ваши запослени обављати задатке са ниским повратом баш као и ви. Делегација од руководиоца често може бити мост за изградњу јачих односа у тиму, као и постати прилика за менторство.
4. Направите одступање навиком
Успешни делегатори планирају своје задатке осврћући се на предмете које могу доделити другима. Ако вам се због претовара чини неприродно, одабиром неколико нових навика лакше ћете идентификовати задатке које можете делити. Као резултат тога, бићете бољи менаџер свог тима и ефикаснији и фокусиранији лидер.
За почетак, ако имате људе у улогама за подршку испод вас, дозволите им да раде свој посао! Ако имате помоћника, дозволите му да управља административним задацима тако што ћете му дати приступ вашем календару - и оснажите га да му помаже да управља. Или ако немате људе који би вам помогао око административних задатака, погледајте све апликације посебно дизајниране за управљање даном и одржавање ствари. Чак и сам процес складиштења различитих циљева у различитим апликацијама помаже вам да практикујете раздвајање и допуштање да вам неко (или у овом случају нешто) помогне.
Пребацивање административних задатака помаже вам да останете усредоточени на веће циљеве који су пред вама. Делегатори су успешни јер имају јасну линију вида и знају како најбоље распоредити своје време.
Као добар менаџер, ваш је посао водити промјене и мотивирати људе на различите начине. Део тога ефикасно нуди својим запосленима нове могућности да уче и преузму веће изазове. Ваш тим ће бити срећан због додатних могућности за раст. У исто време, ослободићете више времена како бисте се фокусирали на ширу слику доводјења вашег тима до већег нивоа продуктивности.
Дакле, не, делегирање није само могућност истовара посла на неког другог. То је прилика да се максимизира продуктивност целе групе или система. То је способност за ширење кључних задатака између скупа руку, бирање и избор најприкладнијих места.
