Брзо питање: Да ли се узбуђујете када вам се у календару појави позив за састанак? Претпостављам да је одговор не. Па ипак, чести - понекад чак и свакодневни - састанци су део културе многих компанија.
Мислим да су састанци особља углавном губљење времена. Наравно, разумем да су повремени окупљања неопходна. Али већину времена постоје и други, ефикаснији начини да се сви у вашој компанији или одељењу омогуће да убрзају оно што се догађа у канцеларији.
Ево четири ствари које бисте требали размотрити следећи пут када размишљате о планирању састанка.
1. Прекиди су убиства продуктивности (и потенцијално профита)
Када сам извео мало математике и схватио да је једносатни састанак са 17 људи (величина особља у СхортСтацк-у, укључујући и наше удаљено особље које нам се придружи путем Гоогле+ Хангоута) заиста састанак од 17 сати, одмах сам поднео захтев да смањите састанке особља на сваку другу недељу.
Ако желите неку мотивацију да смањите количину времена које ви и ваше особље проводе на састанцима, погледајте МеетингЦалц. Када прикључите просечну плату свог тима, плус број учесника састанка, а затим видите трошкове утрошеног времена, велике су шансе да ћете и ви извршити неке промене. Узмимо у обзир да једносатни састанак са 17 запослених који просечно зараде 40.000 долара годишње кошта 232, 88 долара. Ако се састајете свакодневно или чак само неколико пута недељно, та се цена брзо повећава.
2. Брзо слање порука је ефикасан начин да се извуку већина вијести - бржи
У СхортСтацку користимо апликацију за слање порука која се зове Слацк. Свако има свој сопствени налог, који се може користити за приватну комуникацију између особља, а потом постоје канали који укључују све чланове одређених одељења.
На пример, имамо „општи“ канал где излазе вести које утичу на све; "развојни" канал на којем чланови тима за развој, који укључује неко удаљено особље, деле ажурирања о техничким променама и канал "подршке" за ћаскање о проблемима са клијентима.
А Слацк често користимо уместо састанака. На пример, недавно смо ре-дизајнирали наш блог, и то је био прилично велики пројекат. Нека се предузећа осећају као да је потребно да се одржи састанак како би се оваква најава објавила. Међутим, ово је било савршено време за коришћење наше „опште“ собе за ћаскање. Издвојили смо напомену да је нови блог био у функцији и предложили свима да га погледају. Да је ово већа промена, рецимо, промена платформе која захтева демо, имали бисмо брзи састанак особља. Али пошто је цео тим могао да провери своје време, одлучили смо се држати собе за ћаскање.
(Ох, а ми такође имамо и "случајни" канал, где делимо ствари које немају никакве везе са послом: видео снимци са глупошћу и човеком, важне вести о стању брака Јаи З-а и Беионце и мачји меме, наравно .)
3. Постоје и други начини за упознавање
Неколико чланова развојног тима СхортСтацк-а заједно прошетају свако поподне око 15 сати. Да, технички су на састанку и разговарају о напретку различитих пројеката на којима раде, али осећа се другачије од уобичајеног састанка на челу. Знам да ми због вежбања тече крв и да боље размишљам, тако да сам у потпуности подржана ових поподневних шетњи и разговора.
Осим тога, није неуобичајено да развојни тим ради на пројектима који не укључују остатак канцеларије. Њихове поподневне шетње су савршено време за њих да разговарају о тим пројектима и имају своје врсте „састанка особља“ без коришћења читавог времена осталих радника на нешто што можда не утиче или их не укључује.
Прочитао сам и истраживање које показује да шетајући састанци повећавају креативно размишљање, нешто од чега би сви могли мало више да користе. Читао сам да ходање у групи чини да се људи осећају кооперативнији јер се сви крећу у истом смеру, буквално, за разлику од седења око стола. (Више о предностима шетајућих састанака, овде.)
4. Сваки састанак треба планирати с продуктивношћу у уму
Постоји време и место за веће састанке особља. Али кад дође то време, требало би да осигурате да извучете максимум из најмање времена тако што ћете имати дневни ред и можда чак јасно наведене циљеве. На СхортСтацк-у, наш канцеларијски помоћник шаље е-пошту неколико дана пре наших састанака сваке друге недеље тражећи тачке дневног реда. Затим имамо једну особу из сваког одељења да нам на кратко - три минута или тако брзо добави - информације о ономе што се дешава у садржају / ПР-у, продаји, корисничкој подршци, развоју и другим одељењима. У овом тренутку сам ажурирати стање пословања и подносити широке захтеве. На већини недеља састанак нашег особља траје око 40 минута, мак.
Ови састанци су се одржавали сваке недеље и трајали дуже од када је сваки човек дао своје обавештења. Пошто смо смањили учесталост и дужину, приметио сам и да имамо више импровизираних састанака међу мањим групама. Чини се да ће се особље осећати више оспособљеним за рјешавање важних и благовремених ствари, а затим деле заједничка ажурирања на већем састанку.
Занима ме шта све мислите о састанцима? Да или Не? Продуктивно или губљење времена? Ако нисте обожавалац, шта радите уместо тога?
