Протеклих неколико месеци покушавао сам да саставим распоред своје организације за 2015. годину. Најважнија ствар коју сам требао учинити је било да будем сигуран да знам када се дешавају сви наши догађаји. Али пре него што сам могао да их оловим у свој календар, прво сам морао да схватим које догађаје заиста морам да планирам.
За непрофитне организације, догађаји које водите главни су начини на које ће ваша заједница комуницирати са вашом организацијом. Дакле, од виталног је значаја да вас они добро представљају. Изгледаће брзо изгњечени догађај - и чини се да је ваша организација неспособна. Да бисте били сигурни да сте домаћини најбољих могућих догађаја, важно је да одредите свој приоритет и испланирате да они буду што ефикаснији.
Током последњих 10 година колико сам провео радећи за непрофитне организације, развио сам четири кључна питања која бих си требао поставити пре него што се одлучим планирати неки догађај.
1. Шта нашој организацији треба од овог догађаја?
У основи, зашто уопште размишљате да домаћин буде овог догађаја? Да ли покушаваш прикупити новац? Ако је тако, колико? Да ли покушавате да упознате нове присталице или форсирате нове везе? Ако се не ради о прикупљању средстава, можда покушавате да привучете нове клијенте или да едукујете људе који су већ део ваше организације о новој иницијативи.
Ако овај догађај не ради ништа за вас, зашто то радите? Морате утврдити колики улог има ваша организација у исходима догађаја пре него што јој посветите време и ресурсе. Ово ће вам такође помоћи да приоритетно одредите догађај у контексту свих осталих активности.
2. Шта су ваши гости потребни од овог догађаја?
Иако би прво требало да размислите о својим потребама, догађај је заправо о вашим гостима. Да бисте постигли своје циљеве (које сте навели помоћу горњег питања), морате завести полазнике да интерактивно комуницирају с вама на прави начин.
Разговарајте са прошлим и потенцијалним гостима о томе шта им се свиђа у вашим догађајима и шта би волели у будућности. Да ли се воле осећати као „инсајдери“ или су јавно признати због своје великодушности? Неки би могли рећи да воле гласне, живахне догађаје; други можда воле блажу ноћ. Бонусна предност ове стратегије је да ће људи са којима разговарате дефинитивно желети да виде како сте прихватили њихов савет на вашем следећем догађају.
3. Како ћемо ово урадити?
Сада када имате осећај шта ће вам гости требати, морате размишљати о томе како да им дате оно што желе. На пример, ако ваши гости морају да боље разумеју ваш програм, можда одлучите да клијент на догађају проговори о његовом искуству са тим одређеним програмом или покажете видео и дистрибуирате материјале за читање о вашем моделу. Или, ако имате главни циљ прикупљања средстава и публику која воли забаву, можда је пут ка томе жива аукција.
Пошто је ово само контура, не морате се урањати превише дубоко у детаље или се још у потпуности обавезати на било шта. Међутим, ако схватите да немате могућност да приредите догађај који ће удовољити потребама ваше организације и гостију, сада је вријеме да то схватите. Не морате нужно да одбаците ту идеју, али ово питање ће вам помоћи да схватите да ли требате да смањите број или запослите додатну помоћ.
4. По чему се овај догађај разликује од осталих догађаја?
Нема ништа горе од одласка на исти догађај два пута у једној години - и ништа не може бити скупље за домаћина. Ако у истој години планирате излет за ручак, вечеру и голф за исту групу донатора, можете очекивати умор донатора и смањујући поврат улагања. Уместо тога, размислите о планирању једног великог догађаја пуштања тих донатора, а затим мањег догађаја за ваше изгледе или најбоље волонтере.
У акцији
Да бисмо вам помогли да започнете, ево огледне стратегије за догађај који сам недавно саставио помоћу ова четири питања:
Шта нам је потребно?
- Покупи 50.000 УСД
- Надоградите пет донатора
- Привуците 10 нових донатора, три по 5К или више долара
- Уведите нову капиталну кампању
Шта су гости потребни?
- Да се осећају самоуверено да се њихов новац мудро улаже
- Шанса да се програм види из прве руке
- Образложење да дам више - изнад цене карте
Како ћемо ово урадити?
- Ангажирајте управни одбор да позове нове донаторе
- Поставите ручкове за пред-догађаје са тренутним донаторима да бисте их надоградили
- Позовите учесника програма да говори
- Унајмите новог дизајнера за позивницу и програм
- Нахраните их добро - размислите да питате локалне куваре
- Подесите могућност давања текста за предавање
- Унајмите бенд
- Повећајте покривеност штампе
По чему се овај догађај разликује?
- Наша једина ситна вечера
- Само догађај намењен нашим главним донаторима (60 -70-их, углавном пензионисани, углавном прошли или садашњи волонтери)
- Само догађај којем сви чланови одбора обично присуствују
- Обично се планира за пролеће, истовремено са матуром клијента
Планирање догађаја може бити исцрпљујући, дуготрајан задатак - још више ако ваши догађаји заправо испуњавају ваше циљеве. Запитајте се, међутим, ова четири питања и моћи ћете да боље стратешки одредите своје догађаје и одредите која су од њих заиста неопходна и вредна ваше организације.
