Прошлог петка у 16:30 угасио сам рачунар, очистио свој сто и отишао кући. Један од предмета које сам бацио у канту за смеће пре него што сам напустио био је мој списак обавеза за недељу дана: 150 предмета, сви одјављени. Те недеље нисам радио ниједну касну ноћ или рано јутро. И чак сам имала времена код куће како бих себи приредила пристојну вечеру, видјела пријатеље, шетала пса и гледала превише телевизије.
Пре него што донесете било какве претпоставке о садржају моје листе обавеза или о важности мог посла уопште, требало би да напоменем да сам током те недеље водио позив одбора одбора директора, смислио предлог за грант за УСДА, састао сам се са извршним директором велике фондације, водећег предузетника је упознао извршни директор компаније Мицрософт, поднео је три предлога грантова и добио мој годишњи преглед перформанси (који је успут био врло позитиван).
Укратко, радим пуно посла сваке недеље. Како то учинити без нервног слома - и с временом да се поштедим? Ево неколико савета.
1. Знајте које потребе је потребно учинити
Иако се чини очигледним, ствари које највише стресују људе обично су ствари које нису знали да очекују. Дакле, за почетак недеље детаљно прегледајте све што требате да урадите. На пример, рецимо да знате да предлог треба да стигне у петак и ваш је посао да урадите приповетку, али за буџет је одговоран тим за финансије. Да бисте били сигурни да цео пројекат буде завршен на време, обавезно додајте „цхецк ин са финансијским тимом о буџету“ на вашу листу обавеза.
Прилично сам агресиван у погледу алата за попис обавеза; писане листе дјелују једнако добро за мене као и електронска рјешења, попут Евернотеа или Асане. Али имам правило да целокупна листа мора бити на једном месту. Можете га сегментирати и преуредити све што желите, али требало би да видите све што требате да урадите у једном погледу.
2. Знајте шта треба да учините прво
Кад сам надзирао мање искусно особље, открио сам да је највећа препрека за њих била незнање како одредити приоритет и уредити им дан.
На пример, ако би требало да дође до великог пројекта следеће недеље, гурали би се пуном паром напред ка том року, упркос чињеници да су прво требали прикупити информације из другог одељења - информације које би вероватно могле да пониште сав посао који обављају Готово. У међувремену, било је и других, мањих пројеката на којима су могли направити прави напредак.
Ваши приоритети се такође могу променити на основу вашег расположења или распореда. На пример, ако имам посебно некреативан дан, знам да би било ефикасније за мене да одредим приоритет пројекту података. Ако се налазим на састанцима већи део дана, одговарам на позиве и е-поруке између обавеза, уместо да покушавам да покренем нешто веће у тако кратком року.
Бићете много ефикаснији ако радите са својим приоритетима и ограничењима, а не да им се покушате одупрети.
3. Затражите помоћ
Ако нисам ништа друго стекао радећи у непрофитним организацијама, научио сам да ако не питате, нећете добити. Нико не може сам да ради посао организације. Ако немате вештине или времена да ефикасно учините нешто, ваша је дужност да тражите помоћ.
Срећом, радећи за непрофитне организације, обично могу пронаћи волонтера који ће ми помоћи у лакшим задацима. Ако ми треба виши ниво стручности, извучем свој адресар и видим да ли знам некога ко може да предложи решење. На пример, недавно сам се мучио због прелазног извештаја за донатора. Били смо на средини новог програма, па иако сам знао да смо урадили много, нисам знао како то пренијети у обрасцу извештаја. Дакле, узео сам једног од мојих пријатеља из комуникације на кафу, и она ми је предложила да фокусирам цео извештај на приче клијената и како они тумаче нови програм.
Био је то пробој - такав кога никад не бих имао. Донору се то свидело и ставио ме у контакт са његовим одељењем за комуникације како бих још више представио програм. Једном када сам имао идеју, требало ми је недељу дана да завршим извештај - исто толико времена колико сам се бринуо о њему пре него што сам се срео са пријатељем.
4. Затворите петљу
Знате онај задовољавајући осећај да сте проверили нешто са своје листе обавеза? Не осећа се само добро; важан је начин да назначите да сте завршили задатак и да сада можете прећи на нешто друго.
Али пре него што кренете напријед, побрините се да негдје имате записе о обављеним задацима, тако да можете пратити да, ако нису, остали нису баш тако ефикасни као и ви. Када, на пример, завршим предлог за доделу бесповратних средстава, у календар увек стављам подсетник да у року од осам недеља следим с донатором. До тада, већина донатора ће донети своје одлуке, а ако то не ураде, можда ће бити заинтересовани да науче нешто више о организацији. Исто тако, шеф вам се можда неће јавити у вези с пројектом неколико недеља ако га препустите њему, али брзо, након неколико дана, може га натерати да ускоро погледа.
Чврсто верујем у паметније, а не теже. Мој посао је превише важан за мене и људе којима моја организација служи да прихватим било шта осим најбољег. Али из искуства знам да трчање себе измучен радећи 60 сати плус недељно на крају никоме неће помоћи. Радити ефикасније значи и боље резултате и викенд - шта би могло бити боље од тога?
