Без обзира колико времена проводимо покушавајући да оптимизирамо пошту - од серије провере порука до додавања звона и звиждука - е-пошта преузима наш живот. Гледајући моје статистике из прошлог месеца, примио сам и обрађивао преко 10.000 е-маилова (еек!), Тако да је проналазак правог начина за управљање сву ову интернетску преписку пресудан за моју свакодневну исправност.
Испада да, ипак, „прави начин“ управљања е-поштом много зависи од вашег личног стила. Заокружила сам неке од најпопуларнијих и најуспешнијих стратегија, тако да можете одлучити која вам је најбоља:
1. ЛИФО: Последњи у првом изласку
Ова техника је заснована на препуштању старих ствари да се баве собом. То је најчешћи начин на који се људи баве примљеним поштом, читајући е-пошту одозго (одоздо, почев од најновијег примљеног е-маила).
Ово је веома згодно и интуитивно, али постоје два основна ризика ове стратегије. Први ризик је да ћете вероватно завршити са недоследним одзивом. Данима када имате пуно времена које ћете потрошити на е-пошту, одговарате на контакте муњевитом брзином. У данима када сте заузети и на састанцима, скупит ћете се поруке и закопати их под новију е-пошту.
Други ризик је да ћете пропустити добре прилике јер нисте на време поступили. Ако одлучите да користите ову стратегију, али желите да ублажите те ризике, препоручио бих вам да блокирате сат или два једном недељно током кога прелазите на обрнути хронолошки приступ (повољно је описано у наставку). Тако ћете очистити све старо што би могло бити важно.
2. Реверсе Цхронологицал
Супротно ЛИФО-у, обрнуто хронолошки приступ значи да се прво бавимо најстаријим порукама е-поште. Ако користите Гмаил, можете променити сортирање примљене поште, само кликом бројача е-поште у горњем десном углу.
Са овом стратегијом често ћете се суочавати са тежим мејловима које одлажете, што је одлично за све хроничне одлагаче. Међутим, постоји једна недостатак ове стратегије. Ако радите на неком месту где стално добијате хитне мејлове на које је заиста потребно одговорити одмах, можда би било ризично да се обратно хронолошки приступи. Уз то речено, дефинитивно можете комбинирати ову стратегију са ЛИФО-ом током стварног радног дана, ако је то случај.
3. Иестербок
Познато од стране директора Заппос-а Тони Хсиех, Иестербок техника се фокусира данас на бављење свим е-порукама које сте примили јуче. Хсиех објашњава:
Листа „Ваша обавеза“ сваког дана је једноставно јучерашња поштанска пошта (дакле „Иестербок“). Одлична ствар у томе је када устанете ујутро, тачно знате колико е-маилова морате да прођете, осећа се напредак док обрађујете сваку е-пошту од јуче и уклањате је из пристигле поште, а заправо постоји поента када вам је преостало нула е-порука за обраду од јуче. Када завршите, заправо постоји осећај довршености, што је невероватно. "
Ово је сјајна стратегија за све који се осећају као да се стално утапају у е-пошти. Иако препоручујем да прочитате читав његов потез, најбољи део је дефинитивно количина контроле коју ћете повратити над улазном поштом. За разлику од других метода, ваш циљ остаје исти као и дан који траје, и с временом ћете установити да ћете боље схватити колико дуго ће вам требати е-пошта. Да ли сте јуче примили 25 порука е-поште? ОК, то би вам могло потрајати нешто више од сат времена. Желите ли имати велики дан са 70 порука е-поште? Можете унапред планирати и блокирати додатно време за управљање јачином.
4. Инбок Зеро
Израз који је сковао Мерлин Манн, Инбок Зеро је стратегија е-поште којом је циљ увек да ваш инбок буде 100% празан. Има неких великих предности у овоме: Све се увек обрађује и не губите време поново читајући е-пошту по трећи пут пре него што заиста подузмете акцију. Ова стратегија је добра за оне који стварају листу типа А (попут мене!) Који воле да имају потпуну контролу над поштанским сандучићима. Али из мог искуства, лако је допустити да вам пристигла пошта диктира живот ако предузмете ово превише. Савјет стручњака: Упарите Инбок Зеро с Боомерангом за Гмаил, апликацијом која омогућује слање порука из пристигле поште до датума и времена по вашем избору, тако да можете одлучити између тога што ћете заправо одговарати и одлагати за касније, према потреби.
Ако то покушавате први пут, препоручујем вам да проверите недељни изазов Лили Херман да останете на Инбок Зеро пре него што почнете.
Након испробавања сваке методе, могу са сигурношћу рећи да је избор стратегије све усклађивање ваших личних склоности са било каквим навикама које желите да подстакнете (или обесхрабрите). Можда ћете схватити да мешање и слагање најбоље раде за вас. Дуго сам био у Инбок Зеро-у и закључио сам да стрес због извршавања последњих неколико ствари не вреди. Али ја држим свој инбок испод 20 порука е-поште до тренутка када сваке вечери одлазим у кревет - довољно кратког да могу све њих видети на свом екрану за брзу проверу да ништа не пропадне кроз пукотине. Све док нисте роб своје мапе пристигле поште и свако ко треба да се јави од вас добија правовремено одговор, ко ће судити?
