Савесни сте када је реч о е-пошти. У ствари, увек покушавате да одговорите у року од 24 сата. Огребите то - у тренуцима долазне поруке.
А чешће то није, то је сјајно. Али понекад слање првог е-маила који вам падне на памет може изазвати велику реакцију - велико време. Ево неких знакова да бисте требали да се удаљите од рачунара и вратите се на поруку касније.
1. Ваш одговор је заиста дугачак
Нажалост, није могуће дипломатски рећи некоме за кога мислите да је идиот. Дакле, ако саставите е-пошту која сјајно плеше око чињенице да омаловажавате мисли свог сарадника, могу вам обећати да е-маил отприлике преведе на: "Ево неколико лепршавих реченица. ПС Мислим да је твоја идеја добра. "
Ако бисте могли да напишете шта мислите у једној реченици (нпр., „Никада не бих прихватио овај приступ“), а ваша е-пошта дуга је три параграфа, у невољи сте. Можда мислите да је упутно један одељак посветити томе како разумете зашто је друга особа можда збуњена, а други како знате о чему говорите, а трећи како вам је план бољи. Међутим, то је заиста само више редака које би друга особа могла погрешно прочитати (или погледати тачно).
Уместо тога, покушајте да будете што сажетији. Ако се не слажете са неким, кратак „Нисам сигуран да смо на истој страници“ или „имао сам другачије читање на њој“ је заправо много лепши - и ефикаснији.
2. Ваш одговор је препун интерпункција
Осим ако некоме не кажете да је нешто најбоља вест коју сте икада чули - а заиста јесте -, требало би бити опрезан са е-поруком пуном нагласка. Ако је свака друга реч подебљана или курзивна или у великим словима, а интерпункцијски знак је у троструком облику; друга особа ће претпоставити да је ваше значење екстремно. (У претходном послу имао сам клијента који је написао све своје е-маилове, чак и свакодневне, свим великим словима. Особље је његову преписку с љубављу помињало као белешке о откупнини.)
Али није све забава и игре. Ако ваша осећања нису позитивна, друга особа би лако могла помислити да покушавате да пренесете бес - за разлику од једноставне конфузије. На пример, „Нисам сигуран шта то значи ??? !!!!“ изгледа потпуно непријатељски. На сву срећу, ово је поправити прилично једноставно. Ограничавање себе једним интерпункцијским знаком и никакав курзив („нисам сигуран шта то значи“) и даље изражава да вам нешто није јасно, али то на много одмеренији начин.
3. Ваш је одговор нејасан (чак и вама)
Одбројавате минута док се радни дан не заврши. Или сте преплављени послом и само покушавате да држите главу изнад воде. Без обзира на разлог, нисте фокусирани и прочитали сте е-пошту коју пишете шест пута.
И сигурно, могли бисте то проверити по седми пут, а затим притисните тастер за слање. Али ако се још увијек питате да ли та линија има смисла, то је знак да не, то вјероватно није.
Ако се можете вратити е-маилу, рецимо, након што сте појели ручак или након предстојећег састанка који угрожава сву вашу енергију. Ако требате да одговорите што пре, пошаљите кратак одговор који ће обећати да ћете накнадно послати више детаља. Често брза белешка која потврђује пријем и даје некоме до знања да ћете бити у контакту с више информација држи линије комуникације отворенима - и даје вам простор за дисање како бисте саставили свој одговор када имате више пропусне ширине.
4. Ваш одговор укључује вас да идете изнад својих дужности
Знате које су врсте порука обично у вашем сандучету. Али понекад вам нешто падне на памет и помислите било шта од: "Хмм, то је чудно …" до "Чекај, је ли то мој посао?"
Можда ћете желети да пошаљете брзи одговор из више разлога. Можда не мислите да то питање вреди времена вашег супервизора. Можда вам падне на памет сјајан одговор, а ви само наставите, закључујући да ће то бити иницијатива.
На пример, рецимо да вам клијент шаље е-пошту о пројекту који је изван вашег радног оптерећења. Дакле, схватићете да ћете видети да ли можете пронаћи одговор, а ако не, вратите јој се е-поштом са именом особе која то рукује. То је корисно, зар не? Па, не ако постоји историја коју нисте свесни. Иако сте имали добре намере, могли бисте ставити свог сарадника или шефа у тешко место.
Добра опција је проследити е-пошту одговарајућој особи са понудом да помогне. Изгледа да је овај „Артур из АБЦ Цорпоратион питао могу ли вам проследити ваше контакт податке. Да ли би то било у реду? "Или, " Марк је питао детаље о КСИЗ пројекту. Било би корисно да га повежем са вама или поделим нашу временску линију? “То би могло одложити ваш одговор, али знате да ћете послати прави.
Нисте сигурни да ли е-пошта погађа праву напомену? Одморите се и вратите се томе.
