Емаил. Не могу да живим с тим. Не можете обавити свој посао без њега. Јесам ли у праву?
Прошле године смо послали преко 2, 5 милијарди е-маилова. А ево и лоших вести. Упркос доброј количини одвраћања, очекује се да ће тај број тек расти. Количина је проблем, као и време које проводите на њега. У ствари, извештаји кажу да то проверавате око 36 пута на сат. 36 пута. За један сат.
Једном када почнете да се бавите оним што је у мапи пристигле поште, потребно вам је око 16 минута да преусмерите пажњу на свој други посао. Ох, а ако вам треба доц који је негде укопан у вашу е-пошту, треба вам око две минуте да га пронађете. Учините математику: То се брзо надовезује на кугу ваше продуктивности.
Потребан вам је да обавите свој посао. Не можеш то само да бацаш као лошу навику. У ствари, без сумње је нешто на шта се у великој мери ослањате како бисте добили информације, одобрења или одговоре од колега како бисте могли да постигнете посао.
Али ако вам није јасно шта желите од других приликом слања е-поште или ако не постављате добра питања, сећате се тога 36 пута на сат? Да, пазите да се та процена знатно повећа. Сумњам да звучи привлачно. Ево четири савета која можете користити да минимизирате и убрзате размену и комуницирате боље него икад.
1. Разјасните своје питање
Да ли сте икада бацили неку идеју колеги и завршили је са: "Мисли?" Ако је ваш циљ да добијете допринос од некога у хитном року, смеру пројекта или препоруци о опцијама, мораћете да му дате нешто више специфично за рад. Уосталом, не жели више да троши време на дешифровање ваше поруке него што желите да проведете читајући његов одговор.
Ако сте управо послали план за који је потребна акција, на пример, уместо да се заврши отвореним и нејасним, „Мисли?“ Поставите одређено питање, попут: „Шта ће требати да се тај план реално спроведе до следеће недеље ? Јавите ми да ли могу нешто учинити да то крене што пре. “Ваш колега ће моћи да одговори брзо и директно, а ви ћете добити много квалитетнији одговор.
2. Сеци на Цхасе
Сарах, чланица пројекта А са којим често радите, жели све седмице прије времена. Опет је на то. Добијате е-пошту са доставом уз смешно кратак рок. Фрустрирани сте и у искушењу да одговорите са „Можете ли ми дати више времена на том пројекту?“ У нади да ћемо поново преговарати о року. Ако то учините, требат ће вам још пола туцета одговора да се сама ријеши.
Уместо тога, реците свом колеги шта имате за то и оставите то. „Хеј Сарах, сада имам у реду још три приоритетна пројекта. То ћу решити до краја дана следећег четвртка. Ако успем да то пре завршим, обавестићу вас. Хвала на стрпљењу. ”Бум. Готово.
3. Престаните да постављате питања
Неке поруке стварају непотребну пошту јер несвесно позивате на одговоре. Да бисте то избегли, престаните да се затварате са „Да ли вам ово има смисла?“, Реците „Обавестите ме ако имате питања.“ Ако пријемник има питање, обавестиће вас; у супротном, знаће да никакав одговор није потребан.
Могло би се такође затворити са нечим попут: „Јавите ми ако се нисмо усредсредили на то“ или „Обавестите ме ако желите да разговарамо о томе даље.“ Овај сажет језик јасно даје до знања да је разговор затворен осим ако нема издавање на крају пријемника.
4. Не занемарите наслов
Предмет ваше поруке је злато ефикасности. Употријебите ту некретнину како бисте читаоцу усредоточили колико пажње треба потрошити и када. Водите те прекомерне адресе е-поште на пролазу.
Користите свој наслов да бисте назначили хитност, испоруку и временску траку. На пример, наслов би могао да гласи овако: „Радња потребна до петка у подне | Пројекат Ацме заказан за следећу недељу. "
Сада ваш читалац зна да ће ово требати мало пажње. Свјесна је да постоји рок за одговор и посао на који треба да се усредоточи на завршетак наредне седмице. Та јединствена, конкретна изјава спречава тону напријед-назад.
С обзиром на то колико времена и пажње захтева е-пошта и као пошиљалац и као прималац, можете видети како ће вам неколико једноставних техника помоћи да пошаљете поруке које заузврат генеришу мање одговора и побољшају цјелокупну комуникацију између вас и ваших сарадника или клијената. . Зар то не би било у реду? Када комуникацију учините супер ефикасном, нећете само осетити контролу над примљеним поштом, већ ће и ваше колеге ценити колико ефикасно помажете у томе.
Али имајте на уму да је понекад ваш најбољи кладити једноставно одвести разговор ван мреже. По правилу, ако не можете да решите проблем у три размене е-поште или ако дође до погрешне комуникације због лудог дугачког нити, предложите разговор уживо да бисте брзо решили проблем.
