Ако свом тиму кажете реч „састанак“, много је вероватније да ћете се сусрести са стењањем и гунђањем „Зашто?“, А не „да! Једва чекамо! "
Један од разлога због којег су многи састанци склони тако лоше је тај што не почињу како треба. Као што сте вероватно приметили, првих неколико минута често је било тона за остатак тога. Ако нема снажног старта, чланови вашег тима напусте или скрену са стазе. А знате да се ништа не осећа горе него водити дискусију и видети како људи почињу да се прикрадају погледом на свој телефон.
Наравно, ако сте одвојили време за припрему, ово можете избећи. Напокон, ваши састанци се не би смели одвијати само на пилоту. Не морате сваки започети само покретањем дневног реда и поновним трком. Уместо тога, можете да га отпочнете на различите начине.
1. Реците свима о чему се одржава састанак
Већина људи је прилагођена ВИИФМ-у (Шта је то за мене?). Да бисте ангажовали присутне, прво морате да их подсетите зашто седе у соби са вама, и даље се одвлаче од посла. Да, вероватно сте нешто споменули када сте састављали састанак, али увек је добро поново навести сврху. (Савет: Ако не можете да нађете неку убедљиву сврху, вероватно бисте требали отказати састанак.)
Затим пратите зашто је ваш тим посебно ту да разговара о овој ствари. Не морате показивати сваком члану и делити зашто су му или она потребни на састанку, али морате јасно да вам је јасно да су сви ту с разлогом. „Као маркетиншки тим компаније, на нама је да припремимо три солидне идеје за повећање наше публике у следећем кварталу“ или „Свима у овој соби препоручио вас је ваш менаџер због вештина ваше организације.“ (Опет, ако има некога у састанак који нема сврху, немојте га натерати да присуствује.)
2. Подстакните позитивност
Начин на који започињете састанак диктира како преостаје. Ако састанак започне са приговором, грлењем и цвиљењем, могао би се и тако завршити. С друге стране, ако се отворите са оптимизмом, то може имати позитиван утицај на остатак дискусије.
Можете питати чланове свог тима да свако подијели нешто што иде добро. Или, ако је група превелика, можете почети тако што ћете похвалити групу за недавно постигнуће - било да је велика или мала. Без обзира на то шта се догађа у вашој компанији или вашем одељењу, кључно је да разговор започнете повишеној напомени. У супротном, људи почињу да повезују састанке са предавањима, лошим вестима и разочаравајућим извештајима.
3. Поделите изненађујућу статистику или погрдну понуду
Запањујући статистички или проницљив цитат није само добар отвор за говор; може бити и храна за сјајну расправу. Дајте свом тиму неколико минута да разговарају о томе шта значи пре него што пређете на главну сврху састанка.
Очито би то требао бити статистички податак или цитат који се некако односи на садржај укупног састанка. Можда су то бројеви из недавних пројекција раста компаније, или је то можда шокантан цитат нове студије индустрије. Шта год да је, требало би да буде довољно релевантно да ваш тим буде фокусиран и на путу.
4. Испричај причу
Прича може научити морал, усадити важну лекцију или чак насмејати људе. Најбољи део тога је што не долази из ваших уста, што ублажава "ударац" (ако је потребно омекшавање ударца).
Попут цитата или статиста, требало би да делите причу која се некако односи на састанак. Међутим, овде имате мало више флексибилности. На пример, можете да делите причу о успеху; нешто што је добро прошло код клијента или са чланом тима који је ишао изнад и ван позива. Или можете разговарати о нечему што сте прочитали недавно, о невероватно успешном представљању производа због чега сте размислили о стратегији коју сте првобитно израдили. Људи имају тенденцију да се добро односе према анегдоти без обзира на контекст. Да и не спомињемо да оно укључује срце у мисаони процес, уместо само ум.
Добар састанак је помало уметничка форма, па себи приуштите мало времена да схватите ток. Можда ствари не иду савршено савршено први пут, али увек се нађе напредак ако уложите напор да то учините.
