Трчиш од састанка до састанка. Ваша поштанска пошта је попуњена сплаварима (а ви сте овде на располагању). Свакодневно проводите сате и сате радећи, а још увек се не осећате као да сте се удубили на своју листу обавеза.
Ми разумемо. Били смо тамо. А знамо да једноставно неће бити довољно сати у дану. Дакле, саставили смо листу врхунских савета о продуктивности који помажу да најбоље искористимо време које имамо.
Од планирања вашег напада током дана до спречавања е-поште да се с вама ријешите оних дистракција за које се чини да се увијек појављују, ми ћемо вам помоћи да све учините што је могуће ефикасније како бисте коначно имали времена за друге ствари (као нпр. знаш, спавај).
Планирање обавеза
- Не прецењујте број ствари које можете да обавите у току једног дана. Уместо да креирате огроман списак задатака (и осећате фрустрацију када га не завршите), испробајте нашу листу од 1-3-5: Планирајте један велики задатак, три средње величине и пет мали задаци који се обављају сваки дан.
- „Ако сам већ нешто завршио, запишем га и проверим са листе. Увек је добро видети да се нешто заврши. “ Мицхаел Пеггс, @мицхаелпеггс
- Покушајте да укажете емоције на своје задатке: Подсећање на то да ћете, ако завршите велики ток клијента, осетити „победу“ или закључивање пореске пријаве, донијети „масовно олакшање“, можда је само појачани напредак који вам је потребан за снабдевање.
- Никада не стављајте огроман пројекат као само један задатак на вашу листу. Уместо тога, поделите је на мање задатке који ће вам помоћи да останете на путу да постигнете крајњи циљ.
- „Захваљујући Еверноте-у, мој организациони систем се трансформисао из незграпног мешања страница у нотебоок-у, лепљивих белешки и датотека за уређивање текста у чврсто уплетени, интегрисани систем Еверноте који се синхронизује преко мог лаптопа, мобилног телефона и таблета. Од белешки клијената до нацрта блога до скрипти говора, све је ту. “ Мицхаел Террелл, @мицхаелтеррелл
- Док размишљате о свим стварима које треба да завршите - и у послу и у животу - размислите које задатке можете уклонити са тањира тако што ћете их додијелити ван.
- Прво направите оно што желите да урадите. Ово ће вас подстаћи да то обавите брже, тако да можете приступити задацима у којима више уживате, а остатак дана ћете учинити мало бољим.
- Пре ручка испуните један значајан задатак. Ако рано избаците једну велику ствар, можете узети оживљавајућу паузу за ручак и започети поподневно свеже, а да се не осећате панично због те огромне обавезе на својој листи.
- „Сваке недеље састављам списак онога што треба да учиним те недеље. Блокирам дан да завршим предмете. Задњих 30 минута сваког радног дана чувам да бих створио план за наредни дан са три приоритетна задатка. Такође користим задњих 30 минута да затворим задатке и проверим е-пошту. Ово олакшава рана јутра! “ Анна Руниан, @цлассицареер
- Тамо има пуно система за управљање задацима, тако да се у коначници ради на проналажењу онога што за вас ради и на њему се придржавате. Стално испробавање нових система дугорочно ће вам бити губитак времена, зато проведите месец дана у експериментисању, а затим се обавезујте. Савет: Ваш крајњи систем можда је комбинација неколико!
Суочавање са е-маилом
- Провјерите е-пошту само у одређено вријеме током дана и покушајте да је ограничите на само 4-5 пута дневно. Ако немате готово толико самоконтроле, користите алат попут Инбок Паусе како бисте спречили да се е-поруке приказују у пристиглој пошти док не будете спремни за њих.
- Ако вам се е-пошта заиста спушта, покушајте са системом Ниња Тиме Манагемент да га проверава само два пута дневно.
- Морате да одговарате на е-пошту у журби? Додајте перфинутан потпис „Послано са мог иПхонеа“ на дну странице - чак и ако шаљете е-пошту са рачунара. Иако то не бисте требали стално радити, брз је начин да избаците неке одговоре у једној реченици без да људи мисле да сте непристојни.
- Приступите својим е-маиловима с обзиром на то колико ће вам времена требати да одговорите на њих. Ако ће вам требати мање од три минуте, одмах то учините. Ако ће вам требати више од тога, оставите га на страну. А онда, када имате велики део времена, решите их прво.
- Што брже одговорите, краћи је ваш одговор - и мање ћете времена морати губити с објашњењима „Извините због одгођеног одговора“. Дакле, ако не можете одговорити на е-пошту у року од 48 сати, барем одговорите брзо: „Стићи ћу ускоро!“
- Једном квартално урадите масовно чишћење поште и архивирајте све поруке старије од два до три месеца. (Озбиљно, одговарање на њих у овом тренутку би било једноставно срамотно.) Док е-поруке које сте претплатили да прелистају у примљену пошту, донесете кратку одлуку о томе да ли их заиста читате или желите да се одјавите.
- „Избегавајте да прво проверите е-пошту ујутро. Сувише је лако добити споредни одговор одговарањем на поруке. Откријем кад чекам да након што испуним неке од приоритета на својој листи обавеза, могу да пружим више пажње е-порукама, а имам осећај као да сам и ја обавила свој посао. " Ханнах Морган, @цареерсхерпа
- Користите конзервиране одговоре да избегавате понављање истих ствари изнова и изнова. За било коју е-пошту коју редовно шаљете - или чак само део е-поште, као што је завршни одломак - створите конзервирани одговор у који можете да се појавите кад год вам затреба. Никад нисте чули за конзервиране одговоре? Сазнајте више овде
- Подесите аутоматске филтере како бисте одмах извукли е-пошту из пристигле поште и у праву мапу. (Ово је одлична опција за ствари попут билтена, којима се желите вратити у своје време.)
- Користите Боомеранг да извучете е-пошту из пристигле поште све док не будете спремни да се носите с њима. Ово је корисно из два разлога: Прво, порука се измаче из вида и из ума, омогућавајући вам размишљање о другим стварима. Друго, аутоматски вас подсећа на е-пошту касније, пружајући вам један мањи задатак да сами бринете о праћењу.
- Желите ли добити мање е-поште у примљену пошту? Покушајте да направите аутоматски одговор са одговорима на често постављена питања која добијате. Кад је то могуће, на е-маилове одговарајте увек изјавама, а не питањима како бисте избегли превише напријед и назад.
Управљање састанцима
-
Не планирајте више времена него што вам треба. Већина састанака је заказана током целог сата, када би требало да траје највише 20 минута, 30 минута или 45 минута.
-
Не заказујејте „састанке за ажурирање“ - давање ажурирања може се готово увек догодити е-поштом. Ако сврха састанка није или да заједно донесете одлуку или довршите неку акцију, откажите је (или лепо предложите шефу да можда није потребна).
-
Групирајте састанке уназад, како не бисте пречесто прелазили из режима састанка у режим рада или се бавили незгодним временом између састанака где осећате као да не можете ништа да урадите. Још боље, закажите дан без састанка како бисте имали барем један дан када ћете се заиста моћи удубити у фокусирани посао.
-
Ако се састајете са неким изван канцеларије, размислите да ли се заиста требате лично упознати. Да ли би се ваш циљ могао остварити телефонским позивом или видео конференцијом?
-
Будите невероватно проактивни у погледу одржавања састанака на трагу. Пошаљите свима дневни ред за сваки састанак, и ако разговор пређе из теме, немојте се бојати поново заузети га. Једноставно, „Распоредимо време за расправу о томе касније ако је то корисно, јер нам преостаје само 10 минута, ”Савршено функционише.
-
Имате ли телефонски састанак један на један? Потајно га држите испод 19 минута. Ово ће вам помоћи да смањите пријатељске ћаскање на минимум и да пређете директно на ствар. А ако се разговор наставља и наставља, дајте добар изговор зашто се морате спустити (попут тврдог заустављања или телефона који умире).
Овладавање управљањем временом
- Саставите свој распоред на основу својих најбољих времена за обављање ствари. Знате да сте ујутро на лицу места? Одвојите ово време за фокусиран рад и покушајте да га сачувате без састанака или ометања. Увек погоди затишје око 15:00? Свакодневно планирајте сат времена за безумне задатке.
- „Не подцењујте снагу ситних делова времена да бисте ствари завршили. Уместо да трошите 15 минута између састанака, смислите листу малих задатака које можете да решите за 15, 10 или чак пет минута: Одговорите на е-поруке, обратите се контакту и обавите читање у индустрији. “ Фаст Цомпани
- Нисте сигурни где иде све ваше драгоцено време? Користите трацкер као што је Ресцуе Тиме или Тоггл да бисте пратили шта радите током дана. Током недељу или две, почећете да осећате шта су кривци који доводе до времена - и моћи ћете да планирате напад како ћете их се решити.
- Не би требало да радите цео викенд, али покушајте да нађете неколико сати како бисте очистили инбок, откинули мање, безобзирне задатке и започели са било којим новим пројектом. Ако то урадите током гледања филма у недељу увече, то може бити одличан начин да се то постигне, а да притом нема осећаја као да радите превише посла.
- Користите рокове и рокове у своју корист. Чак и ако технички немате рок за задатак, одредите га себи. Знајући да вам преостају само два сата да нешто учините, помоћи ћете да не изгубите сат времена на интернету.
- Звучи контратуктивно, али обавезно закажите обиље паузе током дана. Најуспјешнији смо када имамо усредсређене радове праћене кратким одмором. Покушајте помоћу мрежног тајмера да се подсетите да устанете од стола, попијте грицкалицу или мало воде или разговарајте са сарадником неколико минута пре него што се вратите на камен за мрвљење.
- Прорачунајте ограничено време за ваше омиљене сметње. Знајући да ћете морати провести 10 минута на Инстаграму након што радите неколико сати, може вам помоћи да сада не трошите време на њега. Осим тога, употреба тога као награде за напорни рад може вам помоћи да останете мотивирани.
- „Ако имате проблема да идете на неки пројекат, почните са покретањем цртице. Другим речима, поставите одређено време или одређену количину посла на пројекту који морате да завршите пре него што пређете на било шта друго. " 43 Мапе
- „Увек имате задатке за резервно копирање. Постоје случајеви у којима ће живот покушати да уништи вашу продуктивност: Особа са којом требате да разговарате није доступна, Интернет је у паду или се једноставно не можете фокусирати на задати задатак. Увек имате и друге могућности да бисте могли нешто да урадите чак и када не можете да завршите свој основни задатак. “ Тиме Манагемент Ниња
Суочавање с дистракцијама
- „Искључујем рачунар и остављам телефон на чудним местима која ме спречавају да га одмах пронађем. То осигурава да сам прекинута и у потпуности присутна. А истина је да знам да мом мозгу треба одмор, иначе ће мој посао трпети. “ Цхристие Мимс, @револутионсцлуб
- Потребна вам је брза исправка да вас сарадници не би ометали? Укључите слушалице. Није глупо, али људи имају мање шансе да вам се обрате са не хитним питањима или трачевима ако изгледате спојени и на задатку.
- Када наиђете на занимљиве чланке, не дозволите да вам читање сада омета вашу продуктивност. Уместо тога, користите услугу попут Поцкет или Инстапапер да бисте их сачували за читање касније када имате више времена (као што је можда у вашем путу до посла).
- Одредите време без интернета сваке недеље. Иако се велики део нашег рада ослања на интернет, још увек постоје ствари које морамо без њега да урадимо - а то су често фокусирани задаци којих највише избегавамо. Искључите Ви-Фи на неколико сати сваке недеље да бисте се упустили у те задатке.
- Будите агресивни у погледу коришћења друштвених медија на послу. У идеалном случају, уопште га не би требало користити. Ако морате, ограничите га на одређено време „одвлачења пажње“ и онемогућите аутоматску пријаву тако да имате препреку сваки пут када пређете на Фацебоок. Требате бити агресивни? Испробајте апликацију попут СелфЦонтрол да бисте блокирали приступ током радног дана.
- Престани да покушаваш више задатака! Ми стварно нисмо изграђени за то, и иако може изгледати као да све више радите, на крају ће вам све требати дуже. Ако вам је ово тешко, проведите недељу или две агресивно моно-задатке.
- "Баш као и обављање више задатака, неред преоптерећује ваша чула и отежава вам посао. Ако наиђете на проблеме са фокусирањем, погледајте око себе на столу (и на радној површини рачунара) да бисте видели да ли је неком од њих потребно мало поспремања. " Ооомф
- Слободно се искључите од колега када вам треба фокусирано време. Ако користите интерни систем за ћаскање, додајте поруку „Не узнемиравај“ и обавести људе да раде на нечему и када ће вам бити поново на располагању. А ако имате стварну канцеларију са вратима? Затворите, лепом нотом на предњој страни која објашњава исту ствар.
- За крајњи фокус, осигурајте да ниједан ваш уређај не буде спреман да вас пимнира када стигну нове поруке. Чак и нешто мало попут зујања са вашег телефона може бити довољно да уништите продуктиван проток.
