Волим писање и волим сва „правила“ која долазе уз то. И док добијем да копирање мојих твитова и постова на Фацебооку прије него што их подијелим са свијетом, за већину људи дјелује помало, мислим да постоји неколико правила писања којих се сви треба придржавати - посебно на послу.
Али многи од нас (укључујући и мене) их свакодневно разбијају, често ни не схватајући. И док савршена проза можда није од највеће важности у свакој канцеларији или индустрији, вероватно је неко - колега, клијент или ваш шеф - који примећује ваше писање и, што је још горе, на основу тога процењује ваш професионализам .
Пре него што нацртате још један мејл, узмите у обзир најчешће грешке приликом писања на радном месту и следите овај водич да бисте их избегли.
1. Писање превише лежерно
Пример: Тхк за повратне информације о уру, Јое! Хоћете ли сутра?
Ја имам довољно среће да радим у прилично лежерном окружењу - оном у којем можемо (и радимо) да носимо флип-флопс за рад и масовно шаљемо е-пошту смешно Пхотосхоппед снимке слика других људи.
Али та лежерност није правило за сваку канцеларију, што значи да је најбоље да будете формалнији него неозбиљни у свом професионалном писању. Иако то очигледно значи заобићи скраћенице и сленг, то такође значи писање комплетних реченица, коришћење исправног правописа и избегавање надимака. Можда дође време када ћете бити довољно угодни да разговарате опуштеније са примаоцем ваше поруке, али у послу је увек боље играти сигурно (и професионално) него жалити.
2. Употреба пасивног гласа уместо активног
Пример: Приложени документ је примио тим.
Извадимо ово најпре: Пасивни глас - то јест када је прималац радње предмет реченице (у овом случају документ) - није граматички нетачан. Али реченице које су изражене пасивно често изгледају неспретно или непотребно нејасне. Активни глас - када је онај који предузима радњу је предмет реченице - обично је директнији и јаснији. Такође звучи ауторитативније и може бити бољи начин да покажете власништво или одговорност за оно што сте учинили. („Штедио сам клијента 5.000 долара“ показује ваше достигнуће много боље него „5.000 долара је сачувано.“)
3. Превелика употреба ускличника
Пример: Бок Боб! Надам се да сте имали сјајан викенд! Желио бих да пратим извештај за прво тромесечје и надао сам се да ћете ми моћи да пошаљете последњи нацрт - без журбе! :-)
Дефинитивно проналазим разлоге због којих људи стижу усклик у професионалном писању. Лако је погрешно протумачити тон или емоцију која се крије иза е-поште, ако не и врло очити прикази темперамента, а људи често пишу своје писање ускличницима у настојању да покажу да су пријатељски расположени. Али истина је да једноставно није професионална - и што је још горе, може се наићи на малолетнике. (Исто важи и за емотиконе - осмех лице никада неће пасти на паметно звучан начин.)
Запамтите да би ускличници требало да показују нагласак, а они обично губе смисао када се претерано користе. Користите их штедљиво, а када сте у недоумици, уопште.
4. Писање нејасних тема
Пример: Предмет: уторак; Тело: Треба ми извештај о К1 достављен следећег уторка.
Предмет е-поште требао би бити кратак резиме онога што је у тијелу. Ово је веома једноставан концепт који, зачудо, још увек није схватила велика већина радног света. Али, када већина нас добије више од 200 порука е-поште дневно и често је потребно да скенира у претрпани претинац заглављених дасака за теме које тражимо, то може бити посебно забрињавајућа грешка приликом писања посла како би вам теме теме биле нејасне.
Уз сву професионалну комуникацију, ваш циљ је пружити јасноћу што је брже могуће - а е-поштом ће почети са насловом. У горњем примјеру, „Извјештај о К1: Сљедећи уторак“ био би много јаснији него просто, „Уторак“.
5. Добијање Јаргон-Хаппи
Пример: Можете ли извући ФС бројеве и проверити да ли паралелни са нашим бројем СТХ?
Иако можда мислите да вам употреба језичних речи у индустрији или компанији звучи професионално и не-знајући, она поражава вашу сврху ако нико не може разумети шта говорите. Запамтите, чак и ако мислите да ће ваш директни прималац знати о чему говорите, ваша се порука може проследити другима, унутар и изван ваше организације.
Најбоља порука е-поште или обавештења је она која ваш став (или захтев или одговор) чине очигледним, а жаргон непотребно затамњује ту сврху.
Да, сви повремено кршимо ова правила (хеј, послао сам многима осмех преко фаце-а путем интероффице е-поште). И у брзом емаил-у у повременој канцеларији блиском сараднику, с времена на време? Фино. Али, генерално, ваша је најбоља опклада да је играте на сигурном, останите професионални и прегледајте свој рад како бисте сачували ове уобичајене грешке у писаној комуникацији.
Желите да наставите да побољшавате своје писање? Ево како можете постати бољи писац за 10 минута.
