Опсједнут сам што сам продуктивнији што је могуће људски, било да је то постављање бољих рокова или проналажење најефикаснијег начина да закажем своје дане.
Али моја поштанска пошта је и даље била велика. А ударац је: слао сам пуно истих е-маилова изнова и изнова.
Тада сам почео да користим конзервиране одговоре. Ако с њима нисте упознати, можете да сачувате одговор који сте направили, а уместо да га стално ретикујете, можете да га кликнете и убаците у своју е-пошту, штедећи вам време и труд.
Још се не продаје? Написао сам пет уобичајених образаца за уштеду времена који ће вас уверити да то има смисла. (Али прво, морате да поставите. Ако сте корисник Гмаил-а, овде ћете пронаћи упутства. А ако сте Оутлоок корисник, називају се „Брзи делови“, и можете их видети овде.)
1. Одложити одговарање
Понекад можете брзо да одговорите. Али други пут ће за ваш одговор бити потребно више размишљања или рада са ногама. Пошто не желите да занемарите особу у међувремену, пошаљите је тако да им јави да ћете одговорити када можете. То изгледа овако:
2. Смањити ситуацију
Знате да је једна од најгорих ствари које можете учинити када напетост расте, реците некоме како се осећате због е-поште. Уместо да ризикујете када су емоције снажне, користите унапред креирани предложак да бисте били сигурни да користите радно место одговарајућег тона. То изгледа овако:
3. Делити упутства
Да ли стално говорите људима како да се крећу по вашој веб локацији или да користе вашу базу података? Уместо да изнова и изнова цујете упутства, упишите је једном и нећете морати да се бринете о недостајућим корацима када сте под стресом или сте супер заузети (или понављате рад током целе недеље). То изгледа овако:
4. Извршити рад са малим приоритетом
Имате превише вашег тањира? Држите своју е-пошту концизном и искреном, нудећи алтернативе. Пробајте ово:
5. Слање прилога
"Молим вас пронађите у прилогу …" мора бити један од најчешћих одговора на е-пошту, што га чини савршеним кандидатом за предложени одговор у конзервираном облику. (Обавезно додајте датотеку пре него што кликнете „Пошаљи!“). Пробајте ово:
Чување одговора путем е-поште помоћи ће вам у управљању примљеним поштом - и вашим временом. На овај начин можете их написати кад се осећате равни и размишљате јасно, и имати их при руци за тај стресан, претрпан временом дан.
Коначно, не заборавите да то што су сачувани не значи да су постављени у камену. Слободно их промените ако требате, тако да ће они заиста радити за вас ако кренете напред.
