До сад ћу претпоставити да сте добро упућени у основе етикета е-поште. Знате, ствари попут увек укључују тему и одупиру се искушењу да ЦЦ свако топло тело у вашој канцеларији.
Да, донећу вам корист од сумње овде. Али, да ли то значи да мислим да су ваше поруке беспрекорне? Апсолутно не.
Постоји неколико грехова путем е-поште који се често не понављају - али су и даље подједнако вредни. И, највероватније је да сте можда само криви ако сте их починили (хеј, ја сам ту с вама!) - било да сте били свесни или не.
Ако вам се учини да блистате када помињете неку од ових неисправних паса? Па, пријатељу мој, твоја е-пошта још увек има простора за побољшање.
1. Играње "врућег крумпира"
Поносите се тиме што сте тотално на врху примљене поште - долазне поруке никада не пролазе дуго без одговора.
Супер је што сте посвећени томе да будете тако брзи. Али, важно је да размислите и о квалитету онога што шаљете. Да ли ваши одговори заправо гурају разговор напријед? Или отпуштате кратке (а можда чак и потпуно бескорисне) поруке у покушају да лопту ставите на терен друге особе и приђете један корак ближе тој неухватљивој нули улазне поште?
Често људи открију да спадају у ту последњу категорију. Нажалост, та бесна игра врућег кромпира путем е-поште потпуно је контрапродуктивна.
Како да се побољша
Знам да притисак да се вратим људима може бити висок, и не покушавам да вам кажем да поруке остану без одговора.
Уместо тога, ако нисте на месту где можете да пружите квалитетан одговор, пошаљите кратку белешку у којој ћете напоменути да је гледате и добити ћете детаљнији одговор чим то добијете.
Тај корак уклања притисак да морате одмах реаговати, а истовремено вам даје времена да се посветите одговарајућој пажњи тој поруци.
2. Излагање вашег смисла за хумор
Нико не жели да звучи као беживотни робот преко е-поште. И, верујте ми, дефинитивно ценим оне шаљиве и белешке о зиду које стижу у моју пошту.
Међутим, нема гаранције да ће се други примаоци осећати на исти начин. Морате се сетити да писане поруке немају невербални и други контекст који обично помаже вашем хумору да слети.
Дакле, важно је да упознате своју публику пре него што е-пошту попипате оним за шта сам сигуран да је ваш звјездани смисао за хумор. Одушевио бих се сјајним ГИФ-ом пса у забави. Чланови вашег одбора? Можда не толико.
Како да се побољша
И овде је кључно разумевање примаоца. Али, ако осетите чак и сумњу око тога како ће бити примљена ваша смешна шала или примедба, избришите је.
Боље сте сигурни него зао, и даље можете бити пријатељски и лични у својој е-поруци - без стандуп рутине!
3. Укључивање и искључивање
Знам да ово може изгледати као добра линија за ходање. Чујете толико брбљања о оним ужасним састанцима који су се могли догодити преко е-поште да је лако осјетити притисак да се избјегну ситнице по сваку цијену.
Али, овај покушај да се прескочи контакт лицем у лице често резултира неким дугоножним е-маиловима. Пре него што то сазнате, изузели сте ремек-дело од 3.000 речи које се урања у све појединости те предстојеће продајне презентације. Упозорење спојлера: Нико га неће прочитати.
Како да се побољша
Понекад су дуже поруке неизоставне. У тим случајевима ствари попут тачака са тачкама, кратких одломака и поднаслова могу вам помоћи да ствари буду организоване и лако пробављиве.
Али, с обзиром на то да је идеална дужина негде између 50 и 125 речи, ништа дуже од тога може гарантовати састанак или телефонски позив.
4. Уносите е-пошту коју не бисте желели да неко други види
Постоји лажни осећај приватности заједно са вашим примљеним сандучићем. Претпостављате да ће предвиђени прималац једини видети онај језиви коментар о вашем шефу.
Слушајте веома пажљиво: Не само да је то непристојно, већ је то ризично. Било да је ријеч о евентуалном техничком проблему, шаљивом одјелу за људске ресурсе или чак оговарању сурадника о трачевима, велике су шансе да ће вас ваше не баш љубазне примједбе на крају пребацити у погрешне руке или пред погрешне очне јабучице.
Како да се побољша
Овај само треба да престанете - хладна ћуретина.
Ако сте у искушењу да у својој поруци упишете нешто по боји (чак и шаљиво!), Запитајте се: Каква би била ваша реакција када би неко (попут вашег шефа или другог колеге) видео тај коментар?
Ако вас та помисао запуши, дошло је време да притиснете тастер за повратни простор.
5. Удати се у инбок
У реду, ова последња грешка у ствари нема никакве везе са садржајем порука које шаљете. Али, још увек је важно тога бити свестан.
Опет, жеља да активно управљате примљеним поштом је одличан квалитет (сигуран сам да су сви ти људи са хиљадама непрочитаних порука е-поште који се само друже љубоморни на вашу обавезу!). Међутим, то вам не даје бесплатан пролаз да држите очи приковане за телефон усред вечере, састанка, одмора или венчања (да, видео сам да се то догађа).
Не само да вас компулзивни инбок освежава, присиљавате да пропустите стварне разговоре и искуства, већ је заиста непажљив према људима с којима проводите време.
Како да се побољша
Одговор је једноставан: Одложите телефон. Знам, чини се немогућим. Али, како сам сазнао у овом експерименту, више је него исплативо.
Ево добре вести: Сви ови промашаји су ствари које можете разрешити, под условом да сте вољни да учите и промените своје навике. Није вам суђено да живот будете тотални извидници е-поште.
Примените тај савет (и док то радите, ускладите се са основама етикете е-поште!), И бићете на добром путу да појачате своју игру е-поштом на још једном успеху.
