Дозволите ми да вам испричам једну причу: Некада је запослени имао врло важан састанак након посла. Управо су требали искључити монитор и обући капут када је њихов сарадник стао тражећи „две секунде“ свог времена. Запослени је рекао сигурно, зашто не, могли би да уштеде две секунде. А те "две секунде" претвориле су се у полусатни састанак који је подразумевао неколико корака и запосленог оставио да се љуто извини што им се због тога што су се касно појавили.
Наравно, измислио сам ову специфичну причу, али то није далеко од стварности. У ствари, ово се догађа стално у мојој канцеларији - и ван канцеларије такође.
Проблем је у начину на који разговарамо о времену. Волимо да мислимо да су наши захтеви кратки, лаки или да захтијевају мало напора, али зато што никада не будемо прецизни колико времена нам је потребно да нешто учинимо, све обично заврши дуже него што се очекује.
Дакле, ако желите да почнете напуштати посао на време (и да генерално управљате својим распоредом), морате престати да остављате људе да вам се измичу и говоре вам следеће:
1. "Требам ово до краја дана"
Питајте троје људи у вашој канцеларији шта за њих значи "крај дана". Да ли су имали исти одговор?
То сам урадио са колегама и добио сам следећа три одговора:
- 17:00 (сат времена пре него што напустите посао)
- 18:00 (када заправо напустите посао)
- 12:00 (када физички дан заврши)
Поента је у томе, кад вам неко каже да им набавите нешто до краја, то би могло значити било шта.
Праћење са
Овде се може догодити чиста једноставна изјава на истој страници за изјаву: „Ја крај дана дефинишем као 17:00 - да ли то ради за вас?“
2. "Можете ли ми то што прије пружити?"
Опет АСАП може значити различите ствари за различите људе. То подразумева хитност - а ипак, често је користимо када нешто заиста није тако хитно.
Праћење са
Подсетите особу да не само седите беспослено чекајући пожар тако што ћете напоменути како се то уклапа у ваше приоритете. Ако је заиста АСАП ситуација, верујте да ће вас обавестити.
Покушајте: „На основу мог распореда, могу вам то доставити до 10 сати у среду. Ако мислиш да ти треба раније, могу то и учинити! Али мораћу да прилагодим своје приоритете да бих то остварио. "
3. „Ово ће трајати само две секунде“
Помиримо се: ништа не траје две секунде. Чак и кихање траје дуже од овога.
Праћење са
Нешто у складу са: "Дакле, ако је заиста брз разговор, могу га сада водити - али ако не, може ли сачекати?"
4. "Брзо питање за вас …"
Ако читате моју причу горе, знајте да су брза питања ретко брза.
Праћење са
Исто као горе, питајте их тачно колико времена може трајати њихово питање.
5. „Трчим пет минута касно, извини“
Вероватно је да та особа неће стићи за тачно пет минута.
Праћење са
Дознајте где се налазе и ако их вреди чекати: „Желели бисмо да овај састанак завршимо до 16х - где сте тренутно, и да ли би требало да почнемо без вас и да вас ухватимо касније?“
Ово такође иде у оба правца. Ако се ухвате користећи овај језик, присилите се да појасните. Јер што више почнемо да причамо о времену у реалним речима, боље можемо да радимо заједно да управљамо међусобним очекивањима.