Будимо стварни. Чињеница да вам Гмаил омогућава да поделите примљене мапе у пет подмапа може значити само једно: Већина порука е-поште које примамо су потпуна срања. А када шаљете белешку колеги, шефу или менаџеру ангажовања, вероватно ћете се спустити негде између нечег критичног и Виагре нежељене поште или БуззФеед ГИФ-ова.
Па, како осигурати да се ваша порука примети и - што је још важније - прочита? Ставите се у ципеле примаоца и осигурајте да сваки е-маил који напишете одговара на ових пет питања.
1. Зашто бих ово отворио?
Редак предмета је ИД позиваоца у вашој е-поруци - то ће одредити да ли ће бити одговорено или игнорисано. Нека буде специфичан и директан тако да прималац тачно зна шта може очекивати од поруке. Ако ће вам требати сарадник до уторка, не сахрањујте белешке у последњем реду. Наслов е-поште „Одговор до уторка: белешке са данашњег састанка“ уместо „Хеј“ (што је еквивалент е-поште слушању „ми морамо да разговарамо“).
Ако се пријављујете за посао, користите кључне речи попут имена радног места или вашег искуства. Писање „Менаџера заједнице са 4 године искуства“ кратак је и сладак начин да унапред понудите своје акредитиве.
2. Ко си ти?
Ако први пут пишете некоме - на пример, менаџер за запошљавање или неко кога сте чули како говори на неком догађају, али се није срео - желећете да успоставите рапорт што је пре могуће. На пример, пре него што сам написао хладан е-маил компанији о отвореним слободним позицијама, сазнао сам да смо оснивач и ја похађали исти факултет. Ставио сам „Иале алум“ и у своју тему и у прву реченицу свог мејла; Добио сам одговор и заказао интервју у року од 48 сати.
Користите било који заједнички дом - школе, заједничке пријатеље или интересе, професионална удружења - да примаоцима дате до знања да се с вама вреднују везе. Или ако радите у великој компанији и контактирате извршног директора са којим сте се раније срели, брзо подсећање на то када и где сте се последњи пут повезали помоћи ће да се усмери на њено памћење.
3. Шта вам треба?
Због тога прво пишете! Сада је време за велико објашњење, зар не? Не још. Циљ је да буде јасно и убедљиво у једној или две реченице. На послу, сматрајте своју е-пошту само кратким почетним контактом који може успоставити разговор уживо или телефоном ако је потребно више објашњења.
Ово се посебно односи на хладну е-пошту када прималац не очекује вашу поруку. Ако пишете да затражите састанак на кафи, будите прецизни, али оставите простора за сплетке. На пример, напишите „Волио бих да поделим оно што сам научио о цонтент маркетингу, као и да научим како могу да допринесем вашим тренутним пројектима.“ Запамтите: Заузети људи не желе да им се изабере мозак, они желе да будете паметнији разменом идеја.
4. Шта је то за мене?
Сматрајте своју е-пошту као трансакцијом: Оно што желите од примаоца требало би да јој користи онолико колико користи вама. За посао сви тражимо одобрење од колега, менаџера и купаца. Како то што тражите тражите може да помогне вашем примаоцу да то постигне? Будите експлицитни са фразама попут: „Могу бити предност вашем тиму“, „ово ће вам можда помоћи да јасније представите своје идеје“, или чак „повратне информације купаца показују да траже решења попут ових“.
5. Да ли ћете га уважити?
Уз толико безличних е-порука које свакодневно стижу у наше поштанске сандучиће, учините вашу истакнутом показујући мало хуманости. Било да се обраћате колеги или хладном контакту, тражите од те особе да замишљено настави с вашим е-маилом. Покажите да цените труд тако што се одјавите са „хвала“ или „искрено“ (озбиљно, „најбоље“ је превише збуњујуће). Мало бонтон ће пријећи дуг пут до добивања жељеног одговора.
Држите та питања на белешци Пост-ит и проверите своје поруке против њих пре него што их пошаљете. Не само што ћете савладати занат е-поште, већ ћете бити и проклето добар комуникатор у било којем професионалном окружењу.
