Нисам математичар, али проценио бих да добијам између 100 и четири милијарде имејлова дневно. И колико год бих желео да одговорим на сваки појединачни, то једноставно није могуће. Не ако желим да радим друге ствари у свом животу, попут проласка кроз мој списак обавеза и успостављања контакта очима са другим људима.
Па, како да одлучим ко добија одговор и ко се заувек изгуби у пристиглој пошти? Па, обукла сам свој Божији костим, затворила очи и видела шта се дешава.
Шалим се, испадање продуктивности показало се као тотални пад. Уместо тога, радим кроз своје поруке са најбољим намерама. Нагласак на најбољим намерама јер предмети не пролазе кроз пукотине. А ако то ураде, обично је то из следећих разлога:
1. Нисте разматрали моју доступност
Видим ово искочи и помислим „Свакако!“ Међутим, отворим прилог и видим да је на 65 страница. И то је отприлике 64 више страница него што могу прочитати у 10 слободних минута које данас имам.
У идеалном свету бих рашчистио свој распоред, развио вештину да удвостручим брзину читања и дајем вам моје најсјајније повратне информације. Али много је вероватније да ћу претпоставити да ћу у неком тренутку моћи да нађем времена, да то нећу моћи, и да се не сетим примања белешке све док састанак није завршен.
Чим знате да ћете желети нечије „мисли“, пошаљите ово: Волио бих добити ваше повратне информације о мојој презентацији на 65 страница прије сљедећег петка. Знам да је то пуно за прочитати, па ме обавестите када би био добар тренутак да га пошаљем.
2. Уопште нисте ништа питали
Рекли сте да је ваша презентација следеће недеље овде. И заиста, овде је у прилогу ове поруке као што је и обећано.
Али сад нисам баш сигуран шта вам треба од мене. Да ли желите опште повратне информације? Потврда да сам то видео? Можда намигнута лица емојија?
Свака појединачна порука е-поште треба да садржи следећи корак (чак и ако је одговор „потребан“). Никада не желите да оставите примаоца мислећи: "Хм, ок, хвала?"
Испробајте ово за величину: ево моје презентације за следећи петак. Волио бих вашу стручност у одабиру одговарајућег меморија СФВ. Јавите ми ако имате неку идеју!
3. Нисте му појаснили зашто сам позван у ЦЦ Парти
Здраво, здраво, зашто сам овде? Иако је увек част бити укључен у оно што ће се претпоставити претворити у непрестани ланац е-поште који ме прогони, ја видим то и одмах сам збуњен. Ово је први пут да чујем за овај пројекат, и без икаквог контекста не могу закључити отприлике ништа о томе зашто сам заробљен у њему.
Уместо да „лупате у људе“ и надате се да ће они то смислити, напишите шта бисте желели од свих: Јенни: Да ли доленаведена временска трака делује за ваш тим да створи СФВ меме? Том: Можете ли поново да проверите да ли су заиста сигурни за посао?
4. Нисте искористили датум доспећа
Иако ћу имати намеру да одговорим на ово, вероватно нећу. И то није зато што сте тражили да посудите мачку без икаквог контекста. Али радије зато што пре него што уопште могу да размислим о одговору, морам да се вратим свима који су дошли у мој инбок са јасним роком. Дакле, овај ће се даље налазити на мом списку док не заборавим шта уопште значи „слање детаља о Даве мачки“.
Учините себи услугу и убаците време или датум на који вам је потребан одговор. Лако је колико можете да ме обавестите до четвртка поподне ако имате мачку коју могу да позајмим за моју презентацију у петак?
5. Ниси користио довољно речи које знам
На то нећу одговарати, јер на то не могу да одговорим.
Делимично зато што не бих ни знао одакле да почнем у свом одговору, а делом и зато што нисам сигуран да ли ће то резултирати вирусом од било којег робота који вам је хаковао инбок.
Поновно пошаљите е-пошту и побрините се да свака реч има барем један самогласник. ОК, у реду, заузети сте - побрините се да већина речи ради.
Са врло ретким изузетком, ваши сарадници нису нимало пажљиви читаоци. Ни они нису савршени. Они су само људи попут вас који покушавају да остану изнад пристигле поште, док раде свој посао, док расправљају о томе шта ће јести за вечеру, јер је ручак био пре сат времена, а они су већ гладни (ох, само ја?).
Иако не могу да вам гарантујем да ћете, узимајући све моје препоруке, добити стопостотан одзив, то ће вам дати много бољу прилику. А ако то можете добити уписивањем неколико додатних речи, зашто не бисте узели то?
Јесам ли нешто изоставио? Реци ми на Твиттеру!
