Неколико је ствари фрустрираније него трошити сате пишући (и брисати и поново писати) савршену е-пошту од пет реченица - а затим не добити одговор какав сте очекивали. Мислили сте да ће ваш менаџер бити одушевљен, али уместо тога, звучи, добро, нервиран.
Шта се десило? Да ли сте послали своју поруку у погрешно време? Зар нисте довољно јасно изнели свој захтев? Да ли је ваш поздрав био превише љубазан? Дали сте погрешну вибру?
Зачудо, проблем се може спустити на нешто много једноставније: пар речи. Речи које су врло вероватне у е-поруци коју сте већ послали данас.
Недавно сам написао чланак о речима које остављају погрешан утисак у мејловима и шокирао сам се колико су ме професионалци (посебно послодавци и руководиоци за запошљавање) твеетали са више предлога да додам на тај списак.
Које су неке од најчешћих речи које су износили? Читајте их и плачите.
1. Такође
Признајем: Имам зависност од речи „такође.“ Дошло је до тачке да морам да урадим посебну лектиру својих е-маилова да бих био сигуран да га више пута нисам уврстио ни у једну поруку. Пречесто коришћење „такође“ може вам се чинити као да претјерано тражите, а ако сте на крају примања свих тих ставки радње, може бити неодољиво одлучивање с чиме се прво бавити.
Прелазне речи су неопходне за е-пошту, па шта треба урадити пошиљалац е-поште? Неколико мојих најдражих алтернатива укључују „поред тога“, „надаље“, „надоградњу на томе“ и „на још једној ноти“.
2. Вероватно
Отприлике као „надам се“ (о чему сам говорио у другом чланку), ова реч додаје одређени степен неизвесности ономе што говорите када не мора да буде.
На пример, уместо да пошаљете е-пошту у којој пише: „Вероватно бих то могао данас да завршим до 17х“, будите конкретнији са својим роком. Извуците "вероватно" уопште. Или, ако заиста нисте сигурни да ли ћете бити готови до рока, поставите себи нови рок или барем мало више флексибилности. Чак и рећи да ћете бити готови до „данас“ или „до сутра када стигнете у канцеларију“ звучи много јасније него „вероватно“. Најгори сценариј: Прецењујете потребно време и робу доставите прерано. У историји рада нико се на то није жалио.
3. Покушајте или покушајте
Иода је једном рекао: „Учините или не, нема покушаја“, и имао је поенту.
„Покушајте“ или „покушавате“ пасти под исту територију као „вероватно“, јер то не даје знаке да се осећате сигурним у оно што радите. У ствари, неколико послодаваца који су ме твитовали истакнули су да када запослени користи било коју фразу, они само претпостављају да он или она не могу радити оно што се тражи, период.
Да ли стварно желите да ваш шеф сумња у једну реч? Дозволите ми да вам одговорим на то: Не. Следећи пут када се будете користили „пробајте“ у е-поруци, извадите је. Ако заиста нисте сигурни да ли то можете учинити или не, запитајте се зашто - ако је то зато што вам недостају виталне информације или посебне вештине, обратите се одговарајућим странама и схватите шта требате да стекнете или постигнете да бисте претворили "Пробајте" у "урадите". Ако то није могуће, ваш менаџер ће желети да сазна одмах. Све док објашњавате зашто (на пример: „Немам дозволу за приступ том дељеном погону“), он или она ће разумети и или ће вам помоћи да уклоните препреку или ће само доделити задатак.
4. Искрено
Да се било која реч надметала са „дословно“ за најчешће злоупотребљен израз, „поштено“ би било горе. Људи га све време пошкропљују поштима као пунило, а након неког времена, потрага за исказивањем искрености почиње се осећати неистинитим - као да пуштате некога у велику тајну, то уопште није тајна.
Искрено, исеци то.
5. Размислите
Људи стално говоре о квалифицираним фразама („нисам сигуран да ли је ово добра идеја, али…“), али једна која се чини да се појављује често је „мислим…“. Нисам баш размишљала о овој све док ме менаџер за запошљавање није твитовао, па сам прешао преко мејлова својих запослених да видим да ли је то истина.
Свакако, било је и ту. „Мислим да бисмо требали кренути напријед.“ „Мислим да бисмо требали сјести и разговарати о овоме.“ „Мислим да смо се приближили.“ Било је неколико е-порука у којима су људи користили ову фразу три пута горе у једном пасусу. И док сам приметила оба пола како га користе, жене су имале тенденцију да много чешће пишу „Мислим“.
Следећи пут када шаљете поруку, само испустите „Мислим …“ и поделите своје ставове. Уосталом, ако порука е-поште стиже од вас, ономе коме је пошаљете одмах ће приписати било какве мисли у њој!
Кажу да је мање више, и искрено мислим да је вероватно покушај да вам е-маилове буду краћи и најбољи пут. Видите шта сам радио тамо?
