Да ли сте икада искусили тај осећај страха у касним поподневним сатима када погледате посао који сте досад завршили и помислите: „Зашто ми ово траје толико дуже него што би требало?“ Онда, кад дан прође тек сат или два касније, посрамљени сте да нисте потрошили продуктивније. Био сам тамо. Неки дан сам се осећао као да радим тако напорно, али сам учинио веома мало.
Онда ме једног дана погодило: Постоји велика разлика између бити заузет и бити продуктиван. Да, да, сви смо то чули и раније. Али да ли сте заиста то преиспитали и размишљали о оним временима где читав дан седите за рачунаром, али не би вам требало пуно тога да покажете?
Да? Ево најчешћих разлога што вам се ово догађа (поново и поново):
Проблем 1: Постављате превише приоритета
Ко није одговорио „Како сте?“ Са „Заузет!“ То није толико недостатак приоритета (који чешће доводи до беспослености), већ превише тога. Када исти нагласак ставите на посао, породични живот, ручак, вежбање, дружење са пријатељима, волонтирање, ажурирање профила на друштвеним медијима, читање три новине сваког јутра - на крају почињете мноштво пројеката, а завршавате врло мало.
Решење: Изрежите своју листу
Сама реч „приоритет“ подразумева да сте одлучили да је нешто важније од свега осталог. Превод: Не можете имати 20 „приоритета“. Ако имате само три или четири важне ставке на вашој листи, помоћи ћете вам да постигнете много више. Почећете да видите да се продуктивност мери колико стварног посла радите на неколико пројеката, а не колико површног напретка направите на многим. Имате проблема да идентификујете шта прво треба да поставите? Овај чланак је одлично полазиште.
Проблем 2: Покушавате да се уклопите на све састанке
Да ли увек касните и мењате време састанка (или их отказујете у потпуности!) У последњи тренутак? То је вјероватно због тога што претјерано предајете и покушавате то избалансирати притискајући ангажмане у реалне временске режије. Знате на шта мислим: Резервирајте три статусна састанка са само пет минута између сваког, иако разговори могу тећи и прелазите с једног на други крај канцеларије. Чини се као да највише искористите своје вријеме, али на крају сте толико заузети да пропуштате драгоцјене могућности да заправо помакнете пројекат напријед.
Решење: Реците више „Не“
Први корак овдје је препознати да „не“ није најгора ствар коју можете рећи. У ствари, „Да, бићу тамо“, а затим „Извини, касним 20 минута!“ Заправо оставља још лошији утисак. Ако проведете цијели дан мијешајући се са једног састанка на други, а губите вријеме на извињење и објашњавање, завршићете послијеподне исцрпљено и осјећајући се као да нисте испунили све што сте намјеравали учинити.
Будите искрени према себи у вези са роковима, потребним временским обавезама, како се уклапа ваш вештина и сличним детаљима како бисте одредили чему треба да посветите своје време. Научићете да кажете да стратешки, а не да да кажете да свему.
Проблем 3: Интернет вас непрестано омета
Колико је времена прошло од када сте проверили имејл или Фацебоок? Будите искрени: Да ли су ове странице отворене на другој картици ове секунде? У ствари, просечна особа има пет налога на друштвеним мрежама и проводи готово два сата на тим мрежама сваки дан. С обзиром на чињеницу да већина људи ради осам сати, то је скоро четвртина вашег дана!
Решење: Вежбајте самоконтролу (или, Реалније инсталирајте апликације да бисте обуздали употребу)
Крајњи начин да се заштитите од ометања интернета јесте вежбање самоконтроле. Ако ваш посао не захтева да будете стално доступни путем е-маила, одредите одређено време да их проверите, по могућности не током „златних сати“. За мене је то поподне када се почнем осећати уморно од писања и борбе са останите мотивисани Тада проводим око 30 минута одговарајући на небитне е-поруке које сам раније занемарио, четкајући своје друштвене вијести и читајући пар постова на блогу.
Наравно, неколико дана само желим да седнем на е-пошту и проверим Фацебоок и не радим ништа друго. Тада ћу користити систем блокирања који ми спречава приступ одређеним веб локацијама током одређеног доба дана. Свиђа ми се додатак претраживача Фоцус, али постоји безброј других блокирних система, и бесплатних и плаћених који ће учинити трик.
Проблем 4: Имате више задатака
Скакање између задатака, буљење у дугачке спискове задатака и покушавање извршавања више задатака истовремено воде до ужурбаног живота. Тешко је било шта завршити када покушавате све да урадите одједном. Кад се толико тога дешава око вас, није ни чудо што се осећате као да се удавите.
Решење: Покушајте са другом стратегијом
Иако је потребно неколико додатних минута на предњем крају, приступ сваком задатку са фокусом и јасноћом резултираће бољим крајњим производом. Кад год осећате искушење да пређете на неки други задатак, запитајте се: Да ли је добро сада одмах пребацити модове? Требам ли направити паузу? Или, да ли сам тренутно у зони и препуштам се сметењу мојој све већој листи обавеза?
С обзиром на оно што знамо о вишесатном губитку времена, вероватно је боље испробати методу продуктивности попут Помодоро технике или Методе акције ако сматрате да требате да постигнете много различитих ствари у само неколико сати.
Проблем 5: Очекујете продуктивност само да се догоди
Извини, али није тако једноставно. Излазак на посао и продуктивност чини се да су лажно идентификовани као синоними. Људи претпостављају да ће се, када уђу кроз врата, осећати чаробно мотивирани да изврше ствари.
Решење: Пронађите систем који функционише за вас
Постоји више начина да се организује списак обавеза. Чак и различите апликације за заказивање имају различите сврхе (ака, није само коришћење Вундерлиста за записивање сваке поједине ствари на ваш ум што није најефикаснији начин за обраду свих пројеката).
Да бисте сазнали да ли нови систем функционише, водите дневник продуктивности у којем ћете пратити које доба дана сте најбоље радили, шта вам је помогло да обавите своје различите задатке и како сте се осећали када сте напустили уред. Како вријеме пролази, можете се осврнути, пронаћи обрасце и идентифицирати гдје су потребна побољшања. Постоји толико система и апликација вани да једноставно мора постојати један за вас. Било да је оно основно попут играња амбијенталне буке у слушалицама које спречавају буку или је сложено као више додатака у прегледачу.
Продуктивност је добра само колико и труд који сте вољни уложити у њу. Али, како кошаркашки тренер Јохн Вооден каже: „Не грешите активности за постигнуће.“ Док улажете у посао да постанете продуктивнији појединац, имајте на уму крајњи циљ: Морате уложити време и труд да направите све савети и трикови за које чујете да раде за вас.
