Ако радите у непрофитним организацијама, вероватно сте учествовали у акцији прикупљања средстава, било да се ради о екстравагантној гала галами или једноставном веселом часу у бару иза угла. Многе организације, посебно мале, ослањају се на ове догађаје да би у кратком временском периоду прикупили много новца.
Али кад дођете до одбора за планирање (или ћете чак морати сами да дизајнирате догађај), више нећете бити забавни ноћни излазак. Сада морате да разрадите све детаље како бисте створили незаборавно вече - оно које ће навести ваше посетиоце да баце мало новца у свој шешир.
Наравно, величина ваше организације и ниво донатора ће одредити најбољу врсту догађаја за домаћина, а то ће сигурно утицати на ваш план. Али без обзира на величину или обим вашег прикупљања средстава, по мом искуству, открио сам да постоји неколико кључних елемената због којих ови догађаји функционишу. Ако кренете у свој први догађај за прикупљање средстава, обавезно имате ових пет потрепштина.
1. Буџет
Чули сте изреку „треба зарадити новац“ - а то је 100% тачно за догађаје. Наравно, ако сте довољно убедљиви, вероватно можете да добијете неке основне ствари које су дониране вашем догађају - попут простора за догађаје, пића, хране, па чак и забаве. Но, упркос тој великодушности, и даље ћете требати нешто новца за још неколико других трошкова, попут превоза, оброка за особље и волонтере и савета.
Да бисте били сигурни да можете да је промените, направите буџет пре него што почнете да планирате детаље. Ако добро схватите своју финансијску ситуацију, лако ћете схватити да ли имате средства за планирање вечере за седење - или ћете морати да се договорите за необавезан пријем само за пиће. Затим, док почнете примати донације и правите солидне планове, пажљиво пратите свој буџет. Морате да уравнотежите све неочекиване трошкове са новим донацијама или да прилагодите своје планове према потреби.
2. Шампиони
Да би имали успешан догађај, људи морају да донирају и покажу се. Али да бисте добили довољно донатора да присуствујете, не можете бити једина особа која промовише догађај. Требат ће вам група других људи који су спремни преусмјерити прикупљање средстава својим пријатељима, колегама и мрежама - и, наравно, како би их инспирирали да дају.
То се зове ваш „домаћин одбор“, који се обично састоји од људи који организацију већ подржавају својим новцем или временом. Поред тога што добро познају вашу организацију, сви у одбору требају имати широк круг контаката које ће подстаћи да присуствују.
Иако свака организација користи одборе домаћина на нешто другачији начин, био сам најуспешнији када сам директно укључио групу у процес планирања. Наравно, степен њихове укључености зависи од појединаца, па користите свој суд: Неки људи су више него радо покупили шалице код Цостцо-а или тражили велике корпоративне спонзоре, док ће други радије само да њихова имена буду наведена на позиву и направили неколико телефонских позива својим пријатељима.
3. Вишеструке могућности давања
Прво правило прикупљања средстава је питати. И наравно, када будете домаћини неком догађају, сви знају да ће се од њих очекивати да дигну цену карте. Али, можете да укључите и друге прилике за полазнике.
Најчешћа врста упита долази у облику томболе или тихе аукције (и да, можете и једно и друго). Изузетно је лако добити награде за ове врсте активности тражећи од локалних предузећа да дају свој допринос; само морате бити сигурни да се награде подударају са вашом публиком. Другим речима, пакет спа дана биће одлицан на ручку у мајчинском дану - не толико на голф турниру. Понекад то може значити потпуно уклањање награда и уместо тога донатори лицитирају за елементе програма: на пример, 100 УСД за циглу у вашем новом центру заједнице или 1000 УСД да бисте отишли на стипендију.
Ако знате да ваши гости нису тип који би бацио више новца, замолите их да се пријаве за волонтирање за своје предстојеће програме и иницијативе. То ће их ангажовати у вашој мисији и повећати вероватноћу да ће их поново добити у будућности - и рећи њиховим пријатељима о вама.
4. Цијело искуство
Поклањање неком догађају многи људи виде као равноправну размену - они вам дају нешто новца, а ви њима искуство. Ваш посао је да догађај учините тако невероватним искуством да би, како би били фер, морали да донирају још више.
Неке организације то раде уз високе госте и забаву. Али, ако немате Беионце или Билла Цлинтона на брзом бирању, можда бисте желели да размотрите ексклузивно место, необичну активност (плесни маратон, било кога?) Или вечеру високе класе. Још важније, размислите о начинима да одразите своју мисију у догађају. Ако сте организација за директне услуге, можете позвати клијенте на разговор. Школе или уметнички програми могу приказати рад својих ученика. Нудећи својим гостима искуство које одражава јединственост ваше организације, нудите искуство које се не може поновити. И то је заиста непроцењиво.
5. Праћење
Изненађујуће, најважнији елемент прикупљања средстава је праћење које се дешава након догађаја. Немојте бити у искушењу да се одмарате на ловорикама (или да негујете мамурлук); јавите се на телефон, шаљите е-пошту и ажурирајте веб локацију. Желите лично да контактирате сваког донатора (или потенцијалног донатора) којег сте срели ноћ раније и захвалите им на подршци. Ово може бити савршена прилика за постављање што више пратећих састанака - један корак до неговања истих за њихову следећу донацију.
И не заборавите своје продавце и волонтере! Хвала им што су вам помогли да ноћ учините успешном. Они разумију да сте исцрпљени, па је брза порука е-поште у реду, али за оне који су стварно дали изнад и изван ње, руком написана белешка посебно је елегантна. (Верујте ми, сетиће се ваше захвалности када се појави ваш следећи догађај.)
Сваки догађај треба много времена и труда да би био успешан. Али следећи горње савете, бићете у могућности да угостите догађаје који стварају и расту следеће који ће донијети више људи - и новца - вашој организацији. А ко зна? Можда се такође лепо проводите!
