Слање е-поште је најлакши и најмање наметљив начин за упућивање захтева у тимове. Али то је управо зато што је е-пошта толико једноставна да може бити потпуно губљење времена. Отпуштање нејасне поруке е-поште која приматељима не каже јасно шта би требали учинити или зашто је ваш захтев важан само ће створити више посла за све.
Најефикаснија е-пошта третира линију предмета као ИД позиваоца и користи ријечи које одмах дођу до точке.
Ево неколико дословних и забранских речи за избор речи које ће вашу поруку јасно пренети и спречити да не сметају (или збуњујуће) ваше сараднике:
1. Када се извршавају задаци
Не пишите: итд
Напишите: Тхе, Тхис или ове
Ваши наставници у гимназији су били у праву - будите конкретни! Чак и ако ваш е-маил следи недавни разговор или састанак, вероватно ће вас поднети као нешто што треба учинити касније. Када је ваш прималац спреман да га прочита, гледање „Надгледање састанка особља итд.“ Неће бити од помоћи. Умјесто тога, будите јасни о ономе што вам треба и напишите: „Молим вас ријешите та питања са састанка особља“ или „Извјештај о коме се разговарало на састанку особља“. Размислите о својој теми као што је претходно писање ставке са листе обавеза, тако да је лако за тај оквир да се провери.
2. Када делите још један емаил
Не пишите: „ФВД:“
Пишите: Помоћ
Овај ме увек подсећа на 90-е, када је било уобичајено видети е-пошту која је изгледала овако: "Фвд: фвд: фвд: фв: Пошаљите ово 10 људи и ово ће бити ваш срећан дан!" Осим ако заиста шаљите ланчана писма на послу (озбиљно, немојте), вероватно само делите нешто што је неко други написао да желите да ваш сарадник прочита или уради нешто о томе. У том случају учините јој услугу и напишите „Можете ли ми помоћи да то дешифрујем?“ Или „Изгледа да је клијенту потребна помоћ.“ Наравно, можда сте планирали да ту поруку напишете у тело е-поште, али тема је много боље место ако желите да га брзо приметите.
3. Кад покушавате да будете лични
Не пишите: Хеј
Напиши: Ти
Слање „Хеј“ у линији теме е-поште иста је ствар као слање поруке „Морамо да разговарамо“ пријатељу или некоме с ким се виђате. Не ради то! Учинићете примаоца сумњивим према ономе што ће уследити следеће и можда ћете на крају чекати одговор јер се он можда никада неће отворити. Будући да ћете можда требати да разговарате о нечему личном или приватном, покушајте са „Када имате времена за 15-минутно ћаскање?“ Овај приступ се спречава и ставља снагу у руке примаоца да одабере време које ће му одговарати. .
4. Кад вам то сада треба
Не пиши: Хитно
Пишите: Данас
Кад је времена кратко и притисак је висок, "хитно" је реч која може само да произведе панику. А паника је последња ствар коју би особа одговорна за неки задатак требало да уради. Ако имате довољно времена да препознате потребу и пошаљете е-пошту, такође имате времена да се унапред обавесте да је „ово данас треба да вам буде први приоритет.“ Ако је заиста хитно, упутите телефонски позив или личну посету уместо тога.
5. И још једна бонус фраза
На крају, али не најмање битно, фраза је за коју сви кажемо да прекида своју е-пошту, али коју ретко можемо користити да се директно обраћамо својим колегама: „Хвала.“ Кратка, једноставна порука захвалности увелико ће побољшати везе између вас и чланова вашег тима. Каже да препознајете њихов труд и цијените њихове улоге. И сигурно надмашује пад поверења.
