Аудио конференцијски позиви носе многе погодности за пословне и друштвене састанке, али долазе са својим скупим скупим проблемима. Неуспех у њиховом решавању може значити разлику између професионалног, ефикасног, ефикасног састанка и једва разумљивог конференцијског позива сиромашног који не остварује своје циљеве. Ево седам заједничких проблема и како их поправити.
1. Бацкгроунд Ноисе
Ово је бука која долази од учесника, осим гласова, као што су ручкање столица, бубањ у позадини, шумови машина, шуштање на папиру итд. Већину ових гласова добијате код учесника који користе ВоИП (глас преко интернет протокола) јер традиционални телефон Телефон поседује наменске и краткометражне микрофоне, док ВоИП ради са микрофоном који носи уређај и који је разумнији. Пример је систем низова микрофона на лаптоп рачунарима. Неки људи учествују на конференцијама користећи своје уређаје бесплатно.
Једини начин да се реши ова ситуација јесте да учесници буду упознати са узнемиравањима које изазивају, што је најбоље урадити путем комуникације прије конференцијског позива. На пример, као организатор, можда ћете желети да циркулишете е-пошту путем е-поште конференцијског позива прије сесије.
2. Ехо
Ехо може бити дио позадинског шума, али је више технички од тога. Неко ко учествује у конференцијском позиву можда има проблема са својим телефоном - можда недостаје отказивање еха, на примјер. (Прочитајте више о томе како зауставити производњу еха.)
Неко са ехоом је обично замољен да обеси. Дакле опет, важна је проактивна свест о било ком техничким проблемима са телефонима и осталом опремом која се користи у конференцијском позиву.
3. Недостатак управљања присутности
У аудио конференцијском позиву користите само једно од ваших чула: ваш слух. Нећете видети људе с којима разговарате или слушате. Осим ако пратите сваки унос и излазак у конференцијском позиву, можда не бисте били упознати са присутношћу у вашој публици једном дубоко у конференцију.
Овај проблем остаје без дефинитивног решења до сада. Први алат који нуди било какво управљање присуством је УберЦонференце, што вам омогућава да видите ко говори, ко је овде, ко није, и тако даље. Неколико таквих алата се појавило у задње вријеме, неки са занимљивим визуелним интерфејсом који представљају учеснике са иконама. Најбољи начин да се успостави присуство учесника и даље може бити једноставна етикета: Замолите сваку особу да објави своје долазке и кретања као питање љубазности.
4. Музика на чекању
Људи обично служе интерфејсу својих телефона за њихову индивидуалну употребу, али никада за конференцијске позиве. Иако би можда било лепо за некога ко је стављен на чекање да чује музику, то ће бити непријатност у конференцијском позиву. Неки учесници би могли да одрже конференцију на чекању док се присуствују неким другим позивима или задатку, на пример, тиме нехотично додајући ритмички амбијент конференције. Поново, прелиминарна кампања за подизање свести о етичкој конференцији је вредна.
5. Недостатак лидерства
У неким случајевима, ако група нема лидера, умјесто тога ће водити хаос. Ово је посебно могуће у поставкама конференције. Једна особа треба да усмјери дискусију како би се свима дало довољно времена за причање и неопходну пажњу, а ствари би се вратиле у правцу када би било сукобљених или сукобљених.
6. Манипулација материјалима и документима
Многе конференције се односе на документе, материјале и алате. Погрешно ширење такве информације доводи до тога да неки учесници буду у мраку на одређеним тачкама, чиме се узрокује незаинтересованости. Водите рачуна о томе да се релевантне информације и документа доставе свим учесницима пре почетка конференције.
Још један, бољи начин је да користите онлине алате за сарадњу, што омогућава интеракцију с таквим материјалима.
7. Квалитет лошег позива
Ово се често дешава са услугом ВоИП, која зависи од више фактора који укључују пропусни опсег, кодеке, телефоне и друге уређаје. Нема пуно тога што можете учинити у вези са овим, ако сте вођа конференције или организатор. Учесник који има лош квалитет говора мора се бавити техничким проблемима на њиховој страни.
