Пре неки дан послао сам е-пошту колеги са неколико питања и добио сам одговор: „Више сам од особе која се зове телефоном - можете ли ме назвати због тога?“
Морам да кажем, био сам помало шокиран.
Није често да сретнете некога ко преферира да телефонира за обављање послова. С обзиром на избор, претпостављам да би већина запослених на уобичајеном радном месту сваког дана одабрала е-пошту преко телефонског позива. И има смисла: Е-пошта је брза, ефикасна и не носи шансу неугодних тишина или ометања позадинске буке.
Али упркос великој преференци за е-пошту, постоји неколико ситуација које једноставно боље раде када подигнете телефон.
1. Хитно
Око 60% људи чека два пуна дана да би одговорило на е-пошту везано за посао. Дакле, ако пошаљете е-пошту на коју је потребан одговор што пре - чак и са насловном линијом која садржи „Хитно!“ - постоји велика шанса да ћете остати освежени у претинацу поште током наредних 48 сати, прелазећи прстима за одговор.
С друге стране, упућивање телефонског позива о критичној ствари може вам помоћи да пренесете осећај хитности, будите сигурни да друга особа тачно зна шта треба да уради и одговорите на било која питања без прибегавања непрекидном ланцу е-поште. . Кад прекинете везу, можете бити сигурни да су сви на истој страници и разумију шта се мора догодити да би се ријешио проблем.
2. Не добијате одговор
Можда сте послали е-поштом захтев који није баш хитан, али у неком тренутку вам је потребан одговор - и након неколико дана ћутања, добили сте мраза.
Само толико пута можете да поднесете захтев заједно са још једном е-поруком која каже: „Хеј, управо сам хтео да то наставим - да ли сте имали прилику да га погледате?“
Ако не добијете одговор након оригиналне поруке е-поште и једне пратеће поруке, подразумевано за телефонски позив. Имаћете много боље шансе да одмах добијете одговор - или га барем ставите на радар свог колеге као питање које треба његову пажњу.
3. Потребно је више од неколико пресуда
У неком тренутку сте вероватно добили роман е-поште који вам је требало 20 минута да прочитате - а на крају сте вам оставили питања од стране пријавитеља. Не подвргавајте друге том мучењу.
Ако све што требате да пренесете траје више од пар параграфа - рецимо, објашњавате нијансе задатка или појашњавате поступак одељења некоме из другог тима - често је ефикасније подићи телефон. То ће омогућити другој особи да поставља питања, а из тона њеног гласа, када спустите слушалицу, можете бити сигурни да она у потпуности разуме.
4. Желите искрену повратну информацију
Можда имате генијалну идеју за артикл или продају, и желите да видите шта ваш колега мисли пре него што започнете.
Помоћу е-поште можете добити одговор попут: „У реду. То звучи добро. “Иако је одговор позитиван, он не изазива било какву забринутост нити покреће никакве додатне сугестије. Укратко, није баш корисна повратна информација.
Међутим, телефонски позив - који по природи моли за више од брзог, некомерцијалног одговора - омогућиће вам да чујете тон свог сарадника, зароните дубље у нијансе ваше идеје, решите сва питања која ваш колега има и, уопштено, добити промишљеније, искреније повратне информације.
5. Желите да изградите везу
Е-пошта је сјајна за брзу и ефикасну комуникацију. Али понекад вам је потребан још личнији додир - на пример, када се обраћате новом клијенту или клијенту компаније.
Наравно, можете написати савршено леп уводни емаил. Али телефонски позив вам може помоћи да пренесете топлину и оригиналност која е-пошта не може - а то вам не може помоћи да изградите стварни однос с особом с друге стране, уместо да постанете још један контакт е-поштом у његовом адресару .
6. Не желите да снимате разговор
За боље или за горе, е-маилови су заувек сачувани негде вани, спремни да буду цитирани или прослеђени у трену.
Дакле, ако требате да разговарате о поверљивим или осетљивим информацијама које још увек не припадају писмено - попут гласина о удруживању компаније или о запосљавању неког сарадника од стране конкурентске фирме - најбољи је телефонски позив.
Ово важи и за повремене разговоре које бисте радије држали на приватном месту, на пример, када вам је потребна помоћ сарадника да бисте изашли у сусрет у последњем тренутку и желели да објасните околности ситуације, попут: „Мрзим те питати за услугу у 16:45, али мој менаџер је бацио лопту на предлог Смитха и вечерас морамо то да извучемо. "
То је можда тачно и свакако помаже да се објасни контекст захтева, али није баш нешто што би требало да се врати вашем менаџеру помоћу преусмерљеног ланца е-поште. На телефону можете бити искрени без усмеравања речи да дођу на погрешно место (добро, све док затворите врата канцеларије).
Аарон Квитткен, генерални директор и управљачки партнер компаније Квитткен, то може сажети најбоље: „Било шта о чему морате размислити, све што мислите да може бити осетљиво, све што мислите да захтева ваше вештине односа, апсолутно би требало да подигнете телефон.“
