Ако сте попут многих од 9 до 5 година, вероватно ћете већину дана провести слањем е-маилова, а остатак пратећи на њима.
Ако бисте могли одговорити на своје питање или добити повратну информацију о свом извештају на неки начин правовремено, можете булдозирати кроз своју листу обавеза и назвати га дан пре пада ноћи. Али уместо тога, ваш е-маил без одговора је сахрањен у претрпаном претинацу гужве вашег менаџера, а ви сте очајни у свом кабинету, озбиљно размишљајући о СОС сигналу. Шта радиш?
Пре него што притиснете „пошаљи“ на другу е-пошту за пријаву, промените насловну тачку на све велике капке и додирните тај вољени црвени ускличник, користите ове савете да бисте га исправно утврдили први пут.
1. Учините то глупим
Чућете овај савет када су у питању сви облици комуникације, али брзо је преношење ваше поруке посебно важно за е-пошту. Дуги блокови текста изгледају застрашујуће за читање, посебно за менаџере који су стално преплављени порукама. Ако је порука предуга, ризикује да је гурнете у страну и поново прегледате када има више времена (што у многим случајевима никада није).
Размислите кратко, упечатљиво и тачно. Користите метке или листе где можете. Одломке држите у четири до пет редака, тако да их је лако прелиставати - у пољу за поруке требате видети много белог простора. А ако је то превише тешко, то би могао бити знак да покушавате покрити превише тема у једној поруци е-поште. Придржавајте се једне теме по е-пошти, а остале пошаљите под засебним омотом.
2. Адреса свих потенцијалних питања и захтева
У исто време, желите да будете довољно детаљни у својој е-поруци да нема места за погрешно тумачење или потребу да ваш прималац захтева више информација. (Последње што желите је да коначно добијете одговор - и уместо да примите одлуку, добићете питање!)
Дакле, предвидите питања која ћете можда добити пре времена и одговорите на њих. На пример, ако требате да ваш шеф одабере место за предстојећи догађај, додајте линкове до веб локација ресторана или хотела, приложите фотографије места за које знате да ће желети да их прегледају и укључите поређење трошкова за опције .
Запамтите: што више посла радите на оригиналној поруци е-поште, мање ћете морати радити након тога.
3. Добијте одређене у линији предмета
Напишите детаљне ретке теме како би прималац имао јасно разумевање проблема и позива на радњу у телу е-поште. Прескочите нејасне изразе као што су „Питања за вас“ и „Одлична идеја за састанак“, и уместо тога користите нешто попут: „Потребне су повратне информације: Ставке дневног реда за састанак о К1 буџету“.
Ова стратегија ће вам такође помоћи да лако потражите поруку у пристиглој пошти ако ваш прималац позове да разговара, а не да се враћа преко е-поште.
4. Означите ставке са акцијама
Ако у вашој е-пошти наилазите на више од једне тачке или постављате више питања, осигурајте да се те ставке издвоје од остатка прилога тако што ћете их ставити подебљаним, истакнути или их поредити у листићима са табацима. Контраст природно привлачи поглед примаоца на месо поруке (део који им не можете приуштити!) И савршен је водич за скиммере који брзу е-пошту.
5. Водите према броју потреба
Колико је фрустрирајуће када сте у е-поруци представили више опција које ће прималац изабрати, само да бисте добили одговор који каже: „Звучи добро!“? Да бисте то избегли, осигурајте да вам циљеви буду јасни из почетка. За е-поруке које садрже више од једног питања имајте на уму број упита у првом реду поруке, тако да прималац тачно зна колико тражити и адресирати. Ако постављате питања у целој поруци, ризикујете примаоца да превиди релевантне информације.
6. Знајте када треба преузети телефон
Ако сматрате да ће тема захтевати (или захтева) више е-порука без икаквог краја, прескочите или потпуно зауставите расправу е-поште. Неке послове је најбоље водити телефоном или лично, посебно када су логистика или односи сложени. У ствари, ваша спремност да изађете иза вела е-поште није само најефикаснија у тим случајевима, већ показује и асертивност и иницијативу.
Ако желе и надају се ваше поруке неће отворити, али примјена ових савјета ће. А ако можете да истакнете своју е-пошту и престанете да врте котаче на праћењу, само помислите - заправо бисте могли да имате још мало времена на рукама.
