Без обзира да ли радите за мали стартуп, велику корпорацију или било шта друго између тога, добра комуникација и редовна размена информација су од виталног значаја за успех. Баш као што је и сам посао, састанци би требали бити драгоцјен начин да се осигура да сви напорно раде према истој сјеверној звијезди.
А ипак, већина нас их мрзи. Као што вероватно превише добро знате, састанци су често контрапродуктивни и заузимају више времена него што вреде. Не постоји много горе од напуштања собе питајући се на шта само проводите сат времена, посебно у дану препуном пекмеза.
Али морају ли бити такви? Јок. Да бисте максимално искористили сваки састанак који закажете или присуствујете, само морате свесно избегавати најтеже време које пролази. Треба ми помоћ? Саставили смо листу трикова које можете да искористите за краће и продуктивније састанке за које је вероватније да ће свима бити изванредно коришћење.
1. Избацивање техничких проблема
Секунде утрошене на техничке пропусте могу брзо да пређу у минуту или, што је још горе, заузму половину састанка. Ово је посебно уобичајено када је у питању комуникација са људима који физички нису присутни. Пошто је последња ствар коју било ко жели да седнете около док покушате да повежете лаптоп за пројектор или слушате 10 минута „да ли ме сада можете чути?“ Од некога ко се придружи на даљину, опремите се правим алатима за прављење све тече без проблема.
Поред технологије дељења екрана и пројекције за све на лицу места, неопходан је и поуздан софтвер који вас повезује са удаљеним саиграчима. Бесплатна верзија Скипе састанака је сјајно решење, јер свако се може брзо придружити прилагођеном (и лако памтљивом) УРЛ-у са било ког уређаја - без потребе да трошите време на пријаву за налог или на копање бројева у бројевима.
2. Планирајте краће састанке
Традиционални састанак који траје сат времена може се повући за оно што се чини заувек, уз мало притиска да се ствари замотају и наставе даље. Дакле, планирање краћег састанка може учинити чуда за ефикасност - једноставно нема времена за губљење!
Приликом постављања састанка, изазовите се да будете искрени у томе колико ће времена трајати - и можда закажите мало мање времена него што мислите да вам је потребно. Имајте на уму да дужине састанка не морају бити у правцу од 30 минута и да бријање само пет или 10 минута, које вам не требају, може брзо да сакупља.
Савјет за професионалце: Размислите о подешавању тајмера на рачунару које сви могу да виде током састанка - гледање временског одељка ће вам помоћи да пратите.
3. Поставите одређену агенду и придржавајте се је
Стварање дневног реда може се чинити застарелом праксом, али то је заправо један од најкориснијих начина да се састанак брзо напредује. Размислите о томе: Ако само пошаљете позивницу за дискусију о „понуди производа“ без другог контекста, сви могу доћи на састанак са различитим идејама о томе шта ће бити покривено, а ви ћете изгубити време на истој страници.
Уместо тога, пошаљите дневни ред дан или два унапред и будите што је могуће прецизнији. Испробајте следећи једноставан формат за сваку тему о којој требате да разговарате:
- Специфична тема
- Шта треба припремити уочи састанка
- Шта ће бити ажурирано током састанка
- На питања на која треба одговорити током састанка
Посебно је важно одредити количину времена за сваку тему - то ће вас држати искреним о ономе што се реално може уклопити у састанак и дати вам слободан покрет да кренете људе напријед када дође време за следећу тачку дневног реда.
4. Покажи, не говори
Слика каже 1.000 речи - а то се односи и на састанке! Слике, графикони и графикони често вам могу помоћи да јасно комуницирате уместо да разговарате о свакој тачки - а да не спомињемо да уштедите свако време.
Дакле, када се припремате, размислите о визуелним материјалима који би могли олакшати преношење ваших мисли. Зашто трошити вријеме на објашњавање ажурирања производа када бисте га могли демонстрирати уживо? Зашто покушати смислити ријечи да бисте подијелили сложену идеју када би дијаграм могао да то уради у секунди?
Ако сте у соби са свим колегама, не бојте се скочити и користити таблу или окренути рачунар да бисте показали на чему радите. Ако се сусрећете са удаљеним људима, то може бити замршеније, али производи попут бесплатних Скипе састанака често нуде мноштво алата за сарадњу који чине да лако можете делити визуелне мисли и налазе на екрану. На пример, бесплатни програм за пренос ПоверПоинт бесплатних Скипе састанака (са интерактивним алатима попут виртуелног ласерског показивача) или функцијом дељења екрана омогућавају људима кроз визуелно припремљене унапред припремљене визуелне алате, а виртуелни алат за прављење таблица омогућава вашим колегама да цртају идеје у реалном времену.
5. Знати како дозволити да свако тежи
Да, састанак би се требао односити на сарадњу, али када сви покушавају да говоре свој комад, разговор може брзо да постане дужи него што су сви намеравали. Дакле, покушајте да потражите креативне начине на које ће сви моћи да се позабаве, а да притом не изузимате време за састанке.
На пример, анкете или брзи покази руку корисни су начини за избегавање превише мишљења или расправа које се брзо претварају у све који разговарају једни о другима када покушавају да постигну брзи консензус - фрустрирајуће губљење времена. Ако одржавате виртуелни састанак, можете да користите интегрисану функцију за ћаскање, попут оне бесплатне понуде за Скипе састанке, како би људи на крају послали питања на која су одговарали или омогућили људима да изнесу не-хитне мисли да их прате. после састанка.
6. Прекините састанке са којима заправо не морате да идете
Иако се може чинити да морате присуствовати сваком састанку на који сте позвани, у реду је искључити се за један за који знате да вам неће добро користити вријеме. Ако се не представљате или то није у корелацији са нечим на чему радите, можда би било најбоље да касније утврдите кључне тачке.
Запамтите да добар запослени и снажан саиграч зна како давати приоритете и бити продуктиван. Ваше одлуке и резултати утичу на све, па подсетите себе како начин на који користите своје време утиче и на ваш тим.
Нисте сигурни како се љубазно одустати? Разговарајте директно са организатором како бисте му рекли да, иако цените да вам је заробљено, у великој сте ситуацији са оним што радите и радије би да то надокнадите касније. Ако је организатор ваш шеф, будите сигурни да унесете белешку о вашем напретку и вашем специфичном плану за напред са нечим попут: „Узбуђен сам због данашње расправе, али још увек извлачим бројеве за Пројецт Блуе. Имате ли нешто против да касније одгурнем главу и схватим белешке? "
Састанци могу заиста бити нешто од најбољег времена проведеног у вашем дану, све док су замишљено испланирани и мајсторски вођени. Ови трикови би вам требали помоћи да стигнете тамо!
