Када је Адреан Турнер започела нову улогу књиговође, један од задатака који јој је пренио од свог претходника био је месечни извештај који је трајао скоро две недеље како би саставио. Провела је сате сваког месеца, првих неколико месеци у компанији, чак и док су се на њеном столу гомилале друге обавезе.
Тада је нешто схватила. Нико - чак ни њен шеф - никада јој није дао повратне информације о извештају. Испада да нису гледали, а камоли копали по подацима које је она пружала. Да будем искрена, имала је боље ствари од тога да потроши толико времена и уложи толико труда у нешто од чега нико ништа није извукао.
„Тражио сам начине да будем ефикаснији и ефикаснији“, каже Турнер, тренер каријере у музеју и аутор ФИТ-а за успех. Један од таквих начина био би очистити простор у њеном распореду за ствари које су имале више утицаја.
Сви бисмо могли имати користи од мало детаљнијег прегледања ствари на нашим списковима обавеза и сати у наше дане. У духу пролећног чишћења или чишћења у било које сезоне, ево седам савета који ће вам помоћи да решите свој распоред.
1. Направите залихе и пратите своје време
Не можете заиста очистити свој распоред ако не знате шта се у њему налази - а то укључује све ствари из вашег дословног и званичног календара и све ствари које нису. "Увек кажем ако желите да боље проведете своје време, морате да схватите како сада трошите своје време", каже Лаура Вандеркам, ауторица књиге " Офф тхе Цлоцк: Осећајте се мање заузети док сте још готови". „Људи имају пуно прича које причају о свом времену“, додаје она, али те приче нису увек тачне.
Тако да она препоручује да сатима пратите недељу или чак неколико дана користећи апликацију, прорачунску табелу или комад папира. Једном када објективно погледате где тренутно иде ваше време, можете почети са сортирањем и одлучивањем шта треба да иде.
Вандеркам каже да можете канализирати Марие Кондо - да ли та јога сриједа у сриједу буди радост? Шта је са оном представом коју гледате? - али само до одређене тачке. „Смешно је мислити да ће све изазвати радост. Можда ћете волети свој посао, али путовање на посао неће изазвати радост. Волите своју децу, али промена пелена неће изазвати радост “, каже она. Идеја је да се питате: „Шта изазива највише боли? И шта је нешто у ствари могу учинити? "
Турнер ради сличну вјежбу са клијентима који желе промијенити каријеру или наставити ово или оно, али сматрају да су толико заузети да немају времена да се посвете својим циљевима. Натерала их је да две недеље воде евиденцију времена до пола сата. Често схватају да време које су провели листајући друштвеним медијима или разговарајући о њиховој омиљеној ТВ емисији на Слацку износи и неколико сати које би могли провести радећи нешто продуктивније или чак само нешто у чему стварно уживају.
2. Чишћење понављајућих састанака и задатака
Једном када знате шта је на вашем календару, можете и морате да се запитате зашто , каже Хеатхер Иуровски, тренерка каријере Мусе и оснивачица Схаттер & Схине-а. „Која је сврха сваке ствари овде? Да ли то остварујемо или се нешто мора променити? “Објашњава она. "Кључ се не плаши да поставите питање шта је у вашем календару."
Започните са понављајућим састанцима, који могу лако саставити и преузети ваш календар, јер као што Вандеркам истиче, „сваки се не мора оправдавати“.
Ако сте покретач понављајућег састанка, Иуровски вас подстиче да направите паузу једном месечно и питате: „Да ли то још увек има смисла? Да ли остварујемо оно што смо желели да остваримо? Да ли су људи ангажовани и доприносе? (Знак да се састанак не треба догодити је да нико други не говори.) "Ако су одговори на та питања не, размислите о отказивању састанка, краћем или рјеђом или обавјештавањем релевантних информација путем е-маила. .
Чак и ако нисте главни, и даље можете да предузмете кораке, као што је то учинио Турнер са тим месечним извештајем. А ако то учините тако што предлажете решења, а не само постављање питања или представљање проблема, каже Турнер, „чини се да изгледате као да сте уложени у оно што радите.“ Ако је то неко други састанак, затражите дневни ред и ако има нечега о чему бисте требали прочитати или бити спремни да разговарате. Можете само подсетити организатора да доведе у питање оне састанке који су такође увек били тамо.
3. Поредите ствари по важности и хитности
Ако сте пратили своје време, али имате проблема са омотавањем главе око тога шта треба остати и шта би требало да иде, Турнер предлаже да користите матрицу за управљање временом која је представљена у класичној пословној књизи Степхена Цовеи-а 7 навика високо ефикасних људи: моћни лекције у личним променама . Идеја је сортирати активности по важности и хитности и сврстати их у један од четири квадранта:
- Квадрант И: Важно, Хитно укључује ствари попут кризе, ласт-минуте састанке за важне рокове
- Квадрант ИИ: Важно, а не хитно укључује ствари попут стратешког планирања, постављања дугорочних циљева
- Квадрант ИИИ: Није важно, Хитно укључује ствари попут одређених е-порука, телефонских позива, састанака и догађаја
- Квадрант ИВ: Није важно, није хитно укључује ствари као што су непромишљено листање по друштвеним медијима, преоптерећење гледањем телевизије до кога вас заправо не занима.
"Тада заправо морате одредити шта требате више учинити и шта требате учинити мање како бисте осигурали да будете што продуктивнији", каже она. На пример, можда ћете бити изненађени када откријете да већина ваших свакодневних активности спада у квадранте ИИИ и ИВ, тако да би ваш циљ могао бити смањење ових активности како би се направило простор за активности у квадрантима И и ИИ.
4. Смањите или пребаците на извор
У неким случајевима можете једноставно рећи не (лепо) додавању одређеног догађаја календару или задатка на вашу листу. Остале ствари се морају завршити. Али то не значи да им не можете дозволити да заузимају мање времена или да морате бити ви који ћете то радити.
Постоји ли задатак на послу који бисте могли делегирати или додијелити? Као менаџеру, изводљиво је да задатак предате неком од ваших директних извештаја. Али чак и ако нисте у надзорном положају, размислите о малим начинима на који бисте то могли учинити. Да ли трошите сате ручно на ажурирање базе података или система? Да ли би било могуће сарађивати са инжењером како би се пронашао аутоматизовани процес? Или можете заменити обављање тих мучних уредских послова тако да се нико не заглави у томе сваки пут?
Ако неке задатке не можете пребацити другима на велико, покушајте да умањите време и труд који им је потребан. Да се вратимо на Турнеров пример, радила је са шефом на преобликовању процеса извештавања тако да је она слала брзе месечне снимке и само тромесечно састављала детаљнији извештај. То јој је разријешило вријеме док је још увијек добивала од шефа и колега увиде који су им потребни. Шта год да је од тога да вам се руши у распореду, погледајте да ли постоји начин да то урадите мање.
5. Креирајте блокове
Лако је одвратити поглед и вратити се како бисте пронашли свој календар препун различитих састанака и обавеза. Без обзира да ли сте ви или колеге бацили сваки појединачни предмет на њега, оставља вам само трунке надокнаде времена и мало наде да ћете извршити неке од највећих задатака на вашем тањиру. Део чишћења вашег распореда је проналажење стратегија да спречите да се поново не засути - баш као што бисте то радили и када бисте организовали физички простор.
Цхелсеа Виллиамс, тренер каријере у Мусеу и саветник за таленте, препоручује да блокирате делове времена у свом календару када вам неће бити доступно да одговарате на е-пошту или телефонске позиве или да присуствујете састанцима. Можете га користити за стратегија вишег нивоа или фокусирано време пројекта (мислите да је квадрант ИИ активности). Будући да је то већ резервисано и видљиво у вашем календару, спречава да се друге ствари накупљају и утичу на време које вам треба. "Ви стварате простор", каже она. А ако ове блокове понављате, додаје она, они постају природни део вашег недељног ритма.
„Ја сам велики обожаватељ временске блокаде“, каже Иуровски, који такође предлаже предвиђање и рјешавање других потреба овом стратегијом. На пример, ако напустите канцеларију забринути и забринути, препоручује вам да блокирате последњих 30 или 45 минута дана. Можете да избегнете да истрчите врата одмах након састанка и пружите себи шансу да се навијате и прелазите равномерније. „Где год да се временски блок почнете осећати освеженим.“
6. Не заборавите време застоја
Управљање временом није само убацивање што више људског посла у ваш распоред или потпуно његово чишћење тако да не можете учинити апсолутно ништа. Такође се ради о томе да направите простор за нерадне ствари које волите и оне које вам омогућавају да се поново напуните.
„Желите да свесно изаберете станке, “ каже Вандеркам. „Размислите шта ме заиста подмлађује?“ Можда би то природа, вежбање, пријатељи, уметност, печење или било шта друго у чему уживате испуњавале ваше метафоричне батерије. Читање је за Вандеркам једна од тих ствари. „Много сам се боље побринула да имам добре књиге за читање, “ каже, јер „када имам добру књигу, читам то радим као свој задани прекид рада“. Када то не учини, она (као и многи од нас) постаје плен у безумном свитању друштвених медија.
Није нужно да у календару морате да окачите станке (или, ставите их, кликнете и унесете их унутра) - иако ако вам је то најдраже, наставите! Сјетите се само да би требао бити намјерни дио једнаџбе. „Имамо тенденцију да испуњавамо отворени простор зато што упоређујемо оно што смо тражили или размишљамо о томе да радимо са ничим“, каже Вандеркам. „То није право поређење. Поређење је са свим осталим стварима које можете радити. "
7. Претварајте се да вас будућност представља
Када говорите о четвртком три недеље, лако је помислити: "Ох, сигуран сам да сам тада слободан, звучи сјајно!" И додајте га свом календару без обзира да ли ћете се исто осећати у среду три недеље минус дневно.
Али "када размишљате о нечему у будућности, запитајте се да ли бисте то учинили сутра", каже Вандеркам. „Знате колико енергије имате сада и претпостављате да ће бити прилично слично сутра. То вам омогућава да будете мало разборитији. "Укратко, ако се не бисте узбуђивали да то учините данас или сутра, вероватно нећете бити узбуђени да то радите за три месеца, тако да у складу са тим доносите своје одлуке. Јер „коначно ће будућност бити сутра“.
Узимајући то у обзир, Вандеркам упозорава да неће у последњем тренутку отказивати дугорочне планове. "Ако сте се обавезали да ћете нешто учинити и ако је то са људима које цените, вероватно бисте то требали третирати као искуство учења", каже она. "Подсетите се да ово није добар осећај и како могу то избећи у будућности?"
Другим речима, чишћење вашег распореда није увек уклањање ствари које су већ тамо - вероватно уз ризик од нарушавања професионалних или личних односа. Ради се о томе да добијете одговор на своје време и да га уредно идете напред.
Замислите чишћење распореда као дугорочни циљ. „Охрабрујем људе да буду одважни“, каже Вандеркам. Ако сте мало храбри и много намерни, моћи ћете радити мање онога што вам се не свиђа и више онога што радите.
