Из било којег разлога, заостајете у свом послу. Ваша листа обавеза је изван контроле, недостају вам рокови, а поштанска пошта је пуна е-порука колега који прате ствари које сте им обећали пре недељу дана.
Када су ствари заиста гадне, брза исправка или нова апликација листе обавеза неће поправити ситуацију. Да бисте поново преузели контролу, време је да направите корак уназад, процените ситуацију и направите још неколико стратешких потеза да бисте очистили тањир.
Прво треба да направите оно што ја зовем „листа судопера у кухињи“. Закажите време у свом распореду за састанак са собом (препоручујем доручак ван посла). Затим на том састанку запишите апсолутно све што се тренутно догађа. Започните идентификовањем главних група посла (нпр. Комуникације клијента, Интерно извештавање, Унајмљивање), пазите да додате канту „Остало“ за све разне ставке које се неминовно појављују. Затим напишите све што вам је потребно да то завршите на папиру. Ниједна ставка није превише мала или превише безначајна да би се могла направити листа. Важно је суочити се са стварношћу тачно онога што требате учинити да бисте одредили озбиљност ситуације - и колико је екстремна стратегија коју требате да примените.
Обично, након што направите листу судопера, наћи ћете се у једном од два кампа. Први камп је ако погледате на све и то вам се чини много, али са мало перспективе, неколико ствари реорганизованих и неколико недеља звери, то се може догодити. Биће само заузет неколико недеља.
Али, ако погледате листу кухињских судопера и знате да је немогуће све то завршити, онда сте у кампу два. Некако сте се угризли далеко више него што можете да жвачете, а тотално сте преплављени и очајно заостајете. Па, ту сам да вам кажем да је време да се суочимо са том стварношћу и направимо неке промене.
Да бисте олакшали своје исцрпљено јаство, ево седам стратегија које могу помоћи да се ваш радни живот врати под контролу:
1. Обрежите дрво
Погледајте задатке на својој листи судопера и одлучите који се од њих у потпуности могу скинути. Знам, звучи застрашујуће - чак и немогуће. Али вољан сам се кладити да постоји неколико ствари које заиста не треба тренутно да завршите (бар не ви). Све што није критично требало би да посегне за секиром.
2. Поједноставите излаз користећи правило 80/20.
Постоје ли неки задаци или пројекти у којима би 20% напора дало 80% утицаја? На пример, ваш шеф жели конкурентну анализу за нови производ који мисли да лансира. Пре него што јој преда роман о такмичарском пејзажу, да ли би једна страница сваког озбиљног такмичара била довољна да помогне у одлуци? Или, ако већина прихода који доносите као продајни заступник долази од већих понуда, али пола времена трошите на мале понуде који једва премештају иглу, можете ли пребацити своје време и пажњу на веће понуде? Да? Идите са тим задацима или пројектима.
3. Аутоматизирајте или екстерни извор
Стручњак за продуктивност Стевер Роббинс написао је сјајно дело о правилу 30/3. Објашњава да нешто што вам одузима 30 минута дневно траје и до три недеље годишње. Три целе недеље! Вратите то време тако што ћете видети има ли мањих задатака које можете аутоматизовати или доделити помоћу алата треће стране, као што је Ассистант.то, да бисте убрзали заказивање.
4. Затражите помоћ
Разговарајте са шефом, колегама, запосленима, чак и другим одељењима како бисте видели да ли неко може да помогне да преузме неко од посла. Ко зна - можда је ваш стажиста умро да се дигне ноге у ПоверПоинту, или можда Дан из продаје има Екцел модел који бисте лако прилагодили да прогнозира свој буџет. Погледајте подручја у којима се неко преклапа с радом колега због најочитијих потеза. (Погледајте ове савете за делегирање ако вам је потребна помоћ у започињању тог разговора.)
5. Покрените секвенцирање
Ако се све што остане на вашој листи мора догодити и нећете добити никакву помоћ, онда ће се то морати догодити - не само одједном. Погледајте рокове како бисте утврдили који су предмети заиста хитни и који редовни распоред могу да се повуку уназад. Ваш менаџер може и треба да вам помогне у одређивању приоритета и редоследу.
6. Усвојите Мораторијум на Да
Ова стратегија не помаже у решавању вашег постојећег проблема, али кључна је за његово задржавање. Док ствари поново не буду под контролом, морате бити краљ или краљица „Не!“ Не предузимајте додатне пројекте док се не извучете из ове збрке.
7. Предложите најам
Ако сте испробали све горе наведено и даље се налазите како пливате у досадама, можда је вријеме да затражите додавање некога у свој тим. У зависности од културе и буџета ваше компаније, размислите о хонорарној, стажисти или привременој помоћи као нижој цени.
А ако све друго не успе, прогласите банкрот листе обавеза и пређите на Бали. Само се шалим, нећете изневерити. Само ћете бити под мало више стреса него иначе док ово све не схватите - али обећавам, стићи ћете тамо.
