У свету е-маилова, чак и најмања промена може вашу уреду поруку претворити у фантастичну. Подешавање вашег писања само тад може бити разлика између важне везе која притиска икону смећа или заправо кликнути на „Одговори“.
Као неко ко води потпуно виртуелну организацију са више од 120 чланова особља, видео сам више од мог поштеног удела сјајних порука е-поште - и тотално субпартанских - и приметио сам да је, пуно пута, професионалност поруке (или недостатак) од тога) је оно због чега одлучујем да ли да помогнем пошиљаоцу или не.
Дакле, које су ове ситне промене које могу учинити вашу е-пошту професионалнијом (а самим тим и много вероватнијом да добијете оно што желите)? Ево девет кључних ствари које морате имати на уму.
1. Имајте сврсисходну линију предмета
Без обзира коме шаљете е-пошту, никада не остављајте насловну тему празном или нејасном (гледам у вас, „Питање“ или „Важна порука“). Трик је да будете што је могуће прецизнији, али да притом задржите линију око четири до девет речи. Мање је више, али кључно је започети нешто тамо - читатеља ће искушати да кликне на вашу е-пошту и помоћи вам да их касније нађете у поштанским сандучићима.
Тема теме такође може бити сјајно место да вам буде јасно који су следећи кораци. Покушајте да додате (Потребно до уторка) ако постоји рок, (Неопходно) ако није временски осетљиво, или (Није потребан одговор) ако је ФИИ е-пошта на коју вам није потребан одговор.
2. Напишите е-маил уназад
Вероватно знате да би сваки емаил требало да има позив на акцију. Без обзира да ли вам шаље е-пошту до одређеног времена или да организује састанак, желите да олакшате читаоцу да сазна шта он или она треба да уради следеће.
Али многи људи то држе у последњој реченици поруке. Умјесто тога, да бисте олакшали пробаву своје е-поште, ставите свој посебан упит у прву реченицу, а затим додајте све податке које су вам потребне да бисте то створили у наредним параграфима.
3. Дајте контекст
Када позивате на акцију, обавезно укључите неку врсту реченице која поставља контекст поруке е-поште („Ово је извештај о којем смо разговарали на прошлом састанку“ или „Ово је праћење са нашег догађаја прошлог понедељка“).
4. Искористите размак
Ово се дефинитивно чини као не-паметно, али заправо није неуобичајено да примају е-пошту без провала између различитих параграфа или нових мисли. Ништа није одвратније од примања е-поште која изгледа као зид текста где се писац није ни трудио да разбије реченице на мале, управљиве одломке. Олакшајте читатељу: дајте е-пошту почетак, (кратку) средину и крај.
5. Придржавајте се једног слова
Кориштење неонских Цомиц Санс у е-поруци неће вас учинити незаборавним, већ ће вас учинити чудним. Другим речима, увек задржите задани фонт и боју е-поште. Такође, немојте користити више фонтова у вашој е-пошти. То се често догађа случајно када људи копирају и лепљују информације с других локација, јер клијенти е-поште попут Гмаил-а не уклањају формат. Да бисте то избегли, притисните "схифт + наредба + в" уместо само "наредба + в", што ће довести до тога да се текст подудара са форматом у е-пошти.
6. Храбро или подвучено - али само кад је стварно потребно
Ако ваша е-пошта садржи више врло важних тачака или питања, користите подебљано или подвуците да би се ти делови ваше поруке истакли. Пазите да претјерате са форматирањем фонта - не желите да е-пошта буде у потпуности итализирана, подебљана и подвучена.
7. Исправљајте све
Сви знају да у е-порукама провере правописне и граматичке грешке, али да ли сте проверили да ли су датуми, наслови догађаја, рокови и имена правилно написани? У мом случају, увек се осетим мало изнервиран кад људи ставе тај додатни "л" у "Лили" како би направио "Лилли."
8. Нека ваш потпис буде једноставан
Лијепо је имати потпис који је више од вашег имена, али не би требао заузети пола е-поште. Оставите дуге цитате, параграфе са вашом животном причом, наставите исјечке, схватићете. Само ваше име, ваш тренутни положај и један или два начина да вас контактирамо (попут адресе е-поште и Твиттер-а који се баве хипервезама) има доста.
Још једна страна напомена: Видио сам изненађујући број професионалаца који су на крају свог потписа путем е-поште ставили вјерске цитате и о томе је дефинитивно добро размислити. Запамтите, вероватно не знате системе веровања већине људи путем којих шаљете е-пошту, а не желите да вас неко одложи због нечега што је потпуно под вашом контролом.
9. Користите БЦЦ када је то потребно
Уместо да некога ко више није део разговора држите на конац, преместите ту особу у БЦЦ (и обавезно га обавестите када то урадите!). Једноставно „Прелазак на БЦЦ“ на почетку е-поште требао би бити довољан да би били сигурни да су сви на истој страници.
Слање сјајних е-порука односи се на савладавање малих нијанси које ваш читалац можда неће приметити, али које ће подсвесно ценити. Наоружани овом листом један сте корак ближе мајстору поштанске поште.
