Честитам! Прошли сте кроз тежак део: ангажовање новог директног извештаја који ће се придружити вашим редовима. Надамо се да ће ускоро почети и да можете да наставите са свим узбудљивим циљевима које сте им поставили у новој улози.
Пре него што стигне њихов први дан, постоји неколико ствари које бисте ви као менаџер требали да урадите да бисте се припремили да дочекате новог радника са отвореним наручјем. Неки су логистичнији - попут проналажења места где ће седети и на чему ће радити током прве недеље - док други траже да се особа осети поштованим, укљученим и удобним доласком у ново радно окружење. У ствари, многи од ових савета црпе се из ствари које радимо овде у Тхе Мусе када се нови тим придруже нашем тиму.
Ево шта треба да урадите у недељу пре него што стигну.
1. Повежите се с њима на ЛинкедИн-у
Ускоро ћете блиско сарађивати, па зашто их не бисте пустили у вашу професионалну мрежу? Сигурно не желите да их неспретно захтевате након више месеци проведених сваког дана седећи поред њих.
Уз то, ово је одлична прилика да их дочекате пре него што уопће уђу у канцеларију. Када затражите да се повежете, додајте лепу ноту дуж линија:
Или
2. Направите бродски документ
Ово је вероватно најважнији корак који треба предузети када год запослите некога новог. Овај документ ће бити сплав особе када се постави у њихову улогу. Требало би да садржи:
- Ваши циљеви за првих 30, 60 и 90 дана особе
- Преглед задатака за које очекујете да их посједују или преузимају
- Све потребне документе, линкове, календаре или пријаве који су им потребни
- Сви састанци за које се очекује да ће присуствовати у првих неколико недеља или редовно
- Имена, контакт информације и позадина чланова тима и колега са којима ће радити
На крају, што више документујете боље - на тај начин проактивно одговарате на било која питања која имају.
У многим случајевима би можда чак имало смисла да директни саиграчи особе додају информације о пројектима на којима ће радити заједно или о којима би требало да знају. То вам омогућава да запослите нови посао, а истовремено омогућавате и другим директним извештајима да се осећају више укљученим у тренинг свог новог саиграча.
Срећом по вас, имамо савршен предложак за укрцавање на којем можете радити. Креирао наш оснивач и председник Алек Цавоулацос, ово је образац који често користимо како би помогли да се наши најновији чланови тима поставе.
3. Запишите своја почетна питања
Вероватно вам глава плива са идејама, питањима и могућностима за овог новог запосленог.
Уместо да пустите те мисли да вам пођу, покрените документ да бисте записали све што вам падне на памет. Можда ћете открити да им нећете требати или да желите да им се обратите када особа стварно крене, али ако их напишете, учинићете да се осећате сигурним да сте све покрили.
4. Упуцајте им е-пошту
Најбољи шефови то раде! Зашто? Па, као што Мусе писац и уредник Став Зив истиче, ваш нови запослени вероватно је управо прошао исцрпљујућу дионицу давања обавештења и преласка из своје последње улоге. И, „као менаџер који жели да та особа побегне о земљу, очигледно бисте мрзили да ваш сјајни нови запосленик крене на стресну ноту.“
Слање е-поште пре него што почну да вам преносе колико сте срећни што се придружите тиму, чиниће их још узбуђенијим за своју следећу авантуру. Може покрити и неке важне ствари. Очигледно је да их желите поздравити са тимом, али можете да их употријебите - ако ХР већ није - да се обратите службеном датуму и времену доласка, разговарате о дресс цодеу или култури компаније, затражите било које релевантне документе попут пасоша или личне карте или чак дати опис њиховог првог дана распореда.
Наравно, увек би требало да им кажете да радо одговарате на било која питања пре него што почну. Као неко ко је био на другој страни, сигуран сам да знате колико застрашујуће може бити покретање новог посла са нултим контекстом. Зато им стварно олакшајте да се осећају угодно ходајући кроз врата првог дана.
о томе како би та е-пошта добродошлице требала изгледати (и употријебите згодан предложак!).
5. Набавите њихов ред за столом
Ово ће можда требати одређену информатичку помоћ, али провјерите је ли све техничко уклоњено. Ако то учините сада, штедите вам од трошења три сата дневно, смишљајући како да укључите свој лаптоп.
Да ли имају рачунар за њих и да ли се наплаћује и ажурира? Да ли имају подешен рачун е-поште? Шта кажете на подешавање вашег интерног система за четовање или других важних програма којима ће им требати приступ?
Да ли је њихов радни простор чист и празан? Јесте ли сигурни да сте преселили све што је припадало последњој особи која је тамо седела? Постоји ли нека друга опрема - тастатура, миш, УСБ, додатни монитор, продужни кабл или ормар за подношење - можда ће вам требати да обезбедите?
Ово је највероватније прво заустављање вашег новог запосленог када стигну, па му направите простор за добродошлицу. Никада не шкоди бацање неке ситнице компаније, омиљене залогаје или чак и картице потписане од стране тима!
6. Пошаљите преко релевантних докумената
Они могу бити укључени у вашу е-пошту са новом најамнином, али такође може имати смисла делити све документе за које желите да их претходно прегледају у засебном емаил-у. Ово би могао бити приручник за запосленике ваше компаније и пакет погодности или документ о укрцавању вашег тима.
Без обзира на то, дајте особи контексту како би знали зашто делите те документе, шта они значе за њихову улогу, када очекујете да их прегледају и ако требају било шта да припреме.
(Ох, и наравно, побрините се да сви ти ресурси буду ажурни и тачни пре него што их нови најам ископа.)
7. Пронађите канцеларију „Ментор“
Можда ваша компанија има пријатеља. У Тхе Мусе, сваки нови најам добија „Мусе Будди“ другог тима који они узимају кафу током прве недеље да би разговарали о култури наше компаније и дружили се изван канцеларије.
Ако нема формалног система, размислите о упаривању свог предстојећег новог посла са „ментором“ изван вашег тима - то може бити неко са ким можда не сарађује директно или неко у потпуно другом одељењу.
Ово помаже новом најамнику да одмах упозна друге у компанији, а такодје им даје и други излаз за постављање питања за која би се могли бојати да се поставе са менаџером кога једва познају. Успостављање контакта са трећом страном може олакшати неке њихове бриге и омогућити им да буду отворенији и радозналији о култури и току рада ваше компаније.
Само будите сигурни да је доступан неко ко жели да буде ментор - ништа горе него да свој нови најам повежете са неким ко их одмах изазове духовима.
8. Блокирајте време у сопственом календару и одредите све важне састанке
Баш као што вам је потребно да припремите свој нови најам за укрцавање, тако се морате припремити и за рад на броду.
Обука новог запосленог изискује време - време које обично трошите на свакодневне обавезе. Зато је паметно проактивно одложити слотове када ћете блиско сарађивати с том особом тако да можете проценити како ћете обавити остатак свог посла.
Не само да бисте требали да закажете барем један састанак један на један сваки дан током прве недеље како бисте проверили свој напредак, већ и да одредите време за било какве тренинге којима ће бити потребни да им се придружите.
На тај начин добијате прилику да резервишете било коју конференцијску салу или друге ресурсе који су вам можда потребни. На пример, ако се налазите на удаљеном запосленом, хтећете да осигурате да ваш видео цхат функционише и да обоје имате простора за приватни разговор. Или, ако требате да се повежете са трећим чланом тима (или неколико њих), требало би да проверите и видите да ли су доступни за састанак тог дана.
9. Закажите тимски ручак / кафу / пиће
Ударање у земљу је приоритет, али исто тако је упознавање вашег запосленог као особе (са животом ван посла!) - и давање остатка вашег тима да их упозна.
Закажите свој излет (или два) за свој тим да заједно узму ручак, кафу или пиће, тако да их има испред календара сви испред времена. Можете да будете интимни само са својим директним тимом, али ако је то мања компанија, можете размотрити да позовете и друга одељења са којима радите.
Не ради се о показивању вашег најновијег талента, већ о пружању могућности вашем новом запосленом да се дружи са колегама ван канцеларије. И као врста шефа који цени пријатељство и забаву колико и тежак рад. Водите разговор о темама које се не односе на посао (али задржите то прикладно). Ако вам требају неки покретачи разговора, погледајте ова сјајна питања за упознавање.
Када сам први пут започео, цео уреднички тим је изашао на леп ручак, а од тада смо то учинили и за остале чланове тима. Не само да је било посластица за разбијање на компанијској картици, већ је и одмах разбила сваку неспретност коју смо осећали једни према другима.
Погледајте све ове ствари са своје листе и ваш нови запослени ће почети на најбољи могући начин - а тако ћете и ви!
